Si alguna vez te has preguntado qué se entiende por firma electrónica, te daremos una breve respuesta y por qué deberías empezar a utilizar la firma electrónica en tu trabajo ahora mismo.
Al igual que la firma con tinta, la firma electrónica y la firma de documentos online es una forma de firmar documentos. Puedes utilizar una herramienta de firma electrónica que te permita firmar un documento con un clic o escribir tu firma en un documento digital con un ratón. Esto es sencillamente la firma electrónica. Pero, ¿qué ventajas tiene utilizarla?
Hemos recopilado 16 frutos maduros del uso de la firma electrónica que pueden influir directamente en tu negocio:
1. La firma electrónica ahorra tiempo y energía
Ni que decir tiene que manejar algo físico como el papel lleva mucho tiempo, es caro y deja un gran margen de error. La firma electrónica de contratos te ahorrará al menos el 50% del tiempo que dedicas a los contratos en papel. Imagina cuánto tiempo puedes ahorrar si hay más de una persona en el equipo que se ocupa de los contratos a diario.
2. Pocos tienen impresora, pero todos tienen teléfono
No tiene sentido pedir a la gente que imprima, firme y escanee tu contrato cuando puedes hacer que sea tan fácil firmar electrónicamente cualquier contrato legalmente vinculante con un solo clic desde cualquier dispositivo. Los negocios no necesitan hacer una pausa porque no estés en tu escritorio.
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3. Las ventas disfrutan de una tasa de acierto de hasta el 94% con los contratos de firma electrónica
Al hacer que sea ridículamente fácil para tus clientes potenciales firmar desde cualquier dispositivo, estarás aumentando tu tasa de aciertos y reduciendo el ciclo de ventas. Tus clientes potenciales reciben un correo electrónico con un enlace seguro a tu propuesta y pueden firmarla fácilmente sin necesidad de iniciar sesión.
4. La firma electrónica es más segura que la tinta sobre papel
Con una firma digital reconocida, puedes estar seguro de que tu documento no ha sido manipulado después de firmarlo y de que se puede demostrar la identidad del firmante. También puedes ofrecer métodos de autenticación adicionales, como la firma por SMS o la identificación electrónica, por ejemplo BankID en Suecia.
Utilizando la solución de firma electrónica adecuada, puedes asegurarte de que tus documentos se almacenan de forma segura en la nube y de que se firman con una firma segura. Esto puede ayudar a proteger los datos confidenciales de tu empresa y garantizar que todos tus documentos estén sanos y salvos.
5. Moderniza tu imagen con la firma electrónica
¿Estás vendiendo o intentando atraer a los millennials? Entonces debes proporcionar una experiencia digital sin esfuerzo a la que estos nativos digitales están acostumbrados. Los contratos digitales son interactivos y tienen un aspecto impresionante independientemente del dispositivo. Sé móvil en todo lo que hagas.
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6. Controla todos tus contratos
¿Tu proceso actual te permite controlar quién puede acceder a qué contratos o realizar cambios en ellos? ¿Has dejado de enviar y recibir contratos por correo electrónico? Si tu respuesta es cualquier cosa menos “Sí”, entonces tienes problemas, al menos desde la perspectiva del GDPR. La firma electrónica te proporcionará una solución más cómoda.
7. Hablando del GDPR, ¿lo cumples al 100%?
Los contratos contienen datos personales, y con el GDPR, la práctica habitual de enviar y recibir contratos por correo electrónico durante el proceso de negociación ya no es segura. Para cumplir la normativa, necesitas una pista de auditoría completa de las interacciones que han tenido lugar a lo largo del proceso contractual.
8. Empieza a colaborar: deja de crear largos hilos de correos electrónicos
Colabora en tiempo real en un acuerdo con tus colegas y homólogos sin tener que desplazarte por largos hilos de correo electrónico. Ellos pueden comentar, tú puedes editar y actualizar la propuesta o el contrato al instante. Todo en una sola plataforma, en cualquier momento y lugar.
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9. ¿Quién tiene la última versión del contrato?
No vuelvas a hacerte esta pregunta. Sólo hay una versión del contrato digital y puedes estar seguro de que todo el mundo está viendo la misma versión que tú, en cualquier momento.
10. Saber qué ocurre después de enviar un contrato
¿Está tu cliente potencial preparado para comprar? ¿Tu colega ha abierto el contrato? ¿Cuántas veces han interactuado con él? Utiliza estos datos para gestionar tu tiempo y priorizar tus tareas. Se acabaron las suposiciones.
11. Ya no tienes que fastidiar con una firma electrónica
¿Hay alguien más en tu equipo que deba revisar o firmar el contrato? Los contratos digitales te facilitan la configuración de flujos de trabajo y la delegación de derechos de firma. Tu equipo recibe una notificación y un recordatorio cuando les toca actuar.
12. ¿Necesitas encontrar un contrato concreto?
Google en Oneflow; Tus contratos firmados se almacenan de forma segura en un archivo inteligente con capacidad para buscar en todos los contratos simultáneamente. Introduce una palabra clave que recuerdes, como el nombre del cliente, y tendrás a tu alcance una lista de todos los contratos asociados a ese nombre.
13. Se acabaron los plazos incumplidos con las firmas electrónicas
Mantente al tanto de los hitos críticos del contrato, como el plazo de preaviso, la renovación y el vencimiento, con notificaciones y recordatorios automáticos. Descuidar este paso suele conducir a un proceso reactivo e ineficaz, que pone a la empresa en riesgo de incumplimiento, pérdida de ingresos, mayores gastos y sanciones.
14. Fuente única de la verdad
Utiliza el análisis de contratos para comprender y hacer un seguimiento de las ventas, las adquisiciones y otros KPI empresariales, como la duración de los ciclos, los ratios de cierre, las estadísticas de vencimiento y renovación, los ingresos y el gasto de los contratos. Todo ello sin extraer datos de múltiples fuentes.
15. Pon tus datos a trabajar
Convertir tus contratos, ya sea en papel o en formato PDF, en contratos digitales te permite extraer datos de tus contratos para automatizar flujos de trabajo, impulsar decisiones y hacer avanzar tu negocio. Siempre puedes conectar los contratos digitales a tus sistemas favoritos. Trabaja de forma más inteligente y rápida con los datos.
16. Por último, pero no menos importante, haz algo bueno por el planeta
Imprimir y escanear contratos en papel perjudica al medio ambiente y malgasta nuestros valiosos recursos. La verdad es que ya ni siquiera es necesario. Juntos podemos crear un futuro en el que la gestión de contratos ya no esté asociada al papel, los sobres, el franqueo, la impresora y el escáner. Todo esto y mucho más puede hacerse con un software de firma electrónica como Oneflow.
