Se alguma vez se interrogou sobre o que se entende por assinatura electrónica, damos-lhe uma breve resposta e explicamos-lhe por que razão deve começar a utilizar a assinatura electrónica no seu trabalho agora.
Tal como a assinatura com tinta, a assinatura electrónica e a assinatura de documentos online é uma forma de assinar documentos. Pode utilizar uma ferramenta de assinatura electrónica que lhe dá a possibilidade de assinar um documento com um clique ou escrever a sua assinatura num documento digital com um rato. Isto é simplesmente o que é a assinatura electrónica. Mas quais são as vantagens da sua utilização?
Recolhemos 16 frutos mais fáceis de colher da utilização da assinatura electrónica que podem influenciar diretamente o seu negócio:
1. A assinatura electrónica poupa tempo e energia
Escusado será dizer que o manuseamento de algo físico como o papel é moroso, dispendioso e deixa uma grande margem para erros. A assinatura electrónica de contratos permite-lhe poupar pelo menos 50% do tempo que gasta com contratos em papel. Imagine quanto tempo pode poupar se houver mais do que uma pessoa na equipa que lida com contratos diariamente.
2. Poucos têm uma impressora, mas todos têm um telemóvel
Não faz sentido pedir às pessoas que imprimam, assinem e digitalizem o seu contrato quando pode facilitar a assinatura electrónica de qualquer contrato juridicamente vinculativo com um simples clique a partir de qualquer dispositivo. O negócio não precisa de fazer uma pausa porque não está na sua secretária.
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3. As vendas têm uma taxa de sucesso de até 94% com contratos de assinatura electrónica
Ao tornar ridiculamente fácil para os seus potenciais clientes assinarem a partir de qualquer dispositivo, estará a aumentar a sua taxa de sucesso e a reduzir o ciclo de vendas. Os seus potenciais clientes recebem um e-mail com uma hiperligação segura para a sua proposta e podem assiná-la facilmente sem terem de iniciar sessão.
4. A assinatura electrónica é mais segura do que a assinatura a tinta sobre papel
Com uma assinatura digital qualificada, pode ter a certeza de que o seu documento não foi adulterado após a assinatura e que a identidade do signatário pode ser comprovada. Pode também oferecer métodos de autenticação adicionais, como a assinatura por SMS ou a identificação electrónica, por exemplo, o BankID na Suécia.
Ao utilizar a solução certa de assinatura electrónica, pode garantir que os seus documentos são armazenados de forma segura na nuvem e que são assinados com uma assinatura segura. Isto pode ajudar a proteger os dados sensíveis da sua empresa e garantir que todos os seus documentos estão sãos e salvos.
5. Modernize a sua imagem com assinaturas electrónicas
Está a vender ou a tentar atrair os millennials? Então, tem de proporcionar uma experiência digital sem esforço a que estes nativos digitais estão habituados. Os contratos digitais são interactivos e têm um aspecto fantástico, independentemente do dispositivo. Seja móvel em tudo o que faz.
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6. Tenha o controlo de todos os seus contratos
O seu processo atual dá-lhe controlo sobre quem deve ser autorizado a aceder ou a fazer alterações a que contratos? Deixou de enviar contratos por correio electrónico para trás e para a frente? Se a sua resposta for tudo menos “Sim”, então está em apuros – pelo menos na perspetiva do RGPD. A assinatura electrónica oferece-lhe uma solução mais confortável.
7. Por falar em RGPD, está 100% em conformidade?
Os contratos contêm dados pessoais e, com o RGPD, a prática comum de enviar contratos por correio electrónico durante o processo de negociação deixou de ser segura. Para estar em conformidade, precisa de uma pista de auditoria completa das interacções que ocorreram durante todo o processo do contrato.
8. Comece a colaborar – deixe de criar longas linhas de correio electrónico
Colabore em tempo real num acordo com os seus colegas e contrapartes sem ter de percorrer longos tópicos de correio electrónico. Eles podem comentar, você pode editar e atualizar a proposta ou o contrato instantaneamente. Tudo numa única plataforma, a qualquer hora e em qualquer lugar.
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9. Quem tem a última versão do contrato?
Não volte a fazer esta pergunta. Existe apenas uma versão do contrato digital e pode ter a certeza de que todos estão a ver a mesma versão que você, em qualquer altura.
10. Saiba o que acontece depois de enviar um contrato
O seu potencial cliente está pronto para comprar? O seu colega já abriu o contrato? Quantas vezes interagiu com ele? Utilize estas informações para gerir o seu tempo e dar prioridade às suas tarefas. Acabaram-se os palpites.
11. Já não tem de se preocupar com uma assinatura electrónica
Há mais alguém na sua equipa que precise de rever ou assinar o contrato? Os contratos digitais facilitam a criação de fluxos de trabalho e a delegação de direitos de assinatura. A sua equipa é notificada e lembrada quando é a sua vez de agir.
12. Precisa de encontrar um contrato específico?
Google na Oneflow; Os seus contratos assinados são armazenados de forma segura num arquivo inteligente com a capacidade de pesquisar todos os contratos em simultâneo. Introduza uma palavra-chave de que se lembre, como o primeiro nome do cliente, e terá uma lista de todos os contratos associados a esse nome na ponta dos dedos.
13. Não perca mais prazos com as assinaturas electrónicas
Mantenha-se a par das etapas críticas do contrato, como o período de pré-aviso, a renovação e a expiração, com notificações e lembretes automáticos. Negligenciar esta etapa conduz frequentemente a um processo reativo e ineficaz – colocando a empresa em risco de não conformidade, perda de receitas, despesas mais elevadas e penalizações.
14. Fonte única de verdade
Utilize a análise de contratos para compreender e acompanhar as vendas, o aprovisionamento e outros KPI da empresa, tais como tempos de ciclo, rácios de fecho, estatísticas de expiração e renovação, receitas e despesas de contratos. Tudo isto sem ter de obter dados de várias fontes.
15. Ponha os seus dados a trabalhar
A conversão dos seus contratos, em papel ou em formato PDF, para contratos digitais permite-lhe extrair dados dos seus contratos para automatizar fluxos de trabalho, orientar decisões e fazer avançar a sua empresa. Pode sempre ligar os contratos digitais aos seus sistemas favoritos. Trabalhe de forma mais inteligente e rápida com dados.
16. Por último, mas não menos importante, faça algo de bom para o planeta
A impressão e a digitalização de contratos em papel prejudicam o ambiente e desperdiçam os nossos preciosos recursos. A verdade é que já nem sequer é necessário. Juntos, podemos criar um futuro em que a gestão de contratos deixará de estar associada a papel, envelopes, portes de correio, impressora e scanner. Tudo isto e muito mais pode ser feito com um software de assinatura electrónica como a Oneflow.
