I kontraktenes verden blir to begreper ofte brukt om hverandre: kontraktshåndtering og kontraktsadministrasjon. Mange bruker dem synonymt, men her er tingen: de er ikke det samme.

Hvis du jobber med kontrakter regelmessig — enten du lukker salg, ansetter nye medarbeidere, jobber med leverandører eller navigerer komplekse juridiske rammeverk — kan det å vite forskjellen spare deg for mye tid, redusere risiko og holde prosessene i gang uten problemer.

La oss fjerne tåken.

Synes du kontrakter er unødvendige? Ikke når det går galt

Før vi går inn i forskjellene, er det verdt å stille spørsmålet: hvorfor er dette viktig?

Fordi når noe går galt med en kontrakt — tapte frister, glemte klausuler, omfang som kryper, etterlevelsesproblemer — er det sjelden på grunn av dokumentet i seg selv. Det handler vanligvis om hva som skjer etter at det er signert (eller hva som aldri skjer i det hele tatt).

Som fremhevet i en artikkel i Harvard Business Review, koster dårlige kontraktsprosesser organisasjoner millioner og skaper friksjon som bedre innsikt i livssyklusen kunne ha løst.

Det er her både kontraktsadministrasjon og kontraktshåndtering kommer inn. Men de trår til på ulike tidspunkter og med forskjellige formål.

Kontraktsadministrasjon: Din motor før signering (pre-sign)

Kontraktsadministrasjon dekker alt fra øyeblikket du begynner å lage en kontrakt til den er signert. Tenk på det som backstage-teamet som gjør alt klart før sceneteppet går opp.

Det handler om koordinering, nøyaktighet og gjennomføring. Administratorene sørger for at riktige personer gjennomgår kontrakten, at vilkårene gir mening, og at ingenting blir borte i oversettelsen. De er ofte de usungne heltene som sørger for at ting ikke faller fra hverandre før de i det hele tatt har begynt.

Kjerneoppgaver i kontraktsadministrasjon:

• Utforming og forhandling av vilkår
  
• Innhenting av godkjenninger og signaturer
  
• Koordinering av interne og eksterne interessenter
  
• Sporing av versjoner og endringer
  
• Sikring av overholdelse av interne retningslinjer
  
• Håndtering av signeringsprosessen
  

Hvis prosessen din innebærer mye frem og tilbake, flere parter eller regulatoriske forpliktelser (hei, Juridisk og HR), er det her god administrasjon kan gjøre eller ødelegge avtalen.

Kontraktshåndtering: Det langsiktige spillet (post-sign)

Når en kontrakt er signert, antar mange at jobben er gjort. Det er den ikke. Kontraktshåndtering er det som skjer etter at blekket har tørket.

Dette er der du sørger for at det som står i kontrakten faktisk blir levert. At tidslinjer overholdes. At forpliktelser oppfylles. At fornyelser ikke plutselig dukker opp i fjerde kvartal.

Hva kontraktshåndtering innebærer:

• Lagring og organisering av signerte kontrakter
  
• Overvåking av ytelse og tidsfrister
  
• Håndtering av fornyelser, utløp og reforhandlinger
  
• Risikoredusering og sikring av etterlevelse
  
• Revisjon og rapportering av kontraktsresultater
  

I bunn og grunn handler kontraktshåndtering om å holde alle ansvarlige, inkludert ditt eget team. Gjort riktig gir det deg innsikt og kontroll. Gjort dårlig, og du er prisgitt tapte leveranser, glemte fornyelser og frustrerte interessenter.

Hvem har ansvar for hva?

Det er her det kan bli uklart. I mindre selskaper kan én person eller ett team ha begge rollene. I større organisasjoner er det vanligvis separate roller.

Kontraktsadministratorer sitter ofte nærmere drift, HR, juridisk eller innkjøp. De fokuserer på å få kontrakter utformet og signert, raskt og korrekt.

Kontraktshåndterere er derimot mer strategiske. De kan sitte i juridisk, salg, RevOps eller leverandørhåndtering, og overvåker pågående forpliktelser og analyserer kontraktsytelse over tid.

Hvorfor det er viktig å kjenne forskjellen

Når rollene ikke er tydelige, glipper ting. En kontrakt blir signert, men ingen følger opp SLA-en. En fornyelsesfrist går ut uten reforhandling. En viktig samsvarsklausul blir oversett fordi den ikke ble flagget under administrasjonen.

Å forstå forskjellen mellom kontraktsadministrasjon og kontraktshåndtering handler ikke bare om semantikk. Det er grunnlaget for en solid kontraktslivssyklus.

Dette får du når du får det riktig:

• Mindre friksjon. Hvert team vet hva de er ansvarlige for.
  
• Raskere gjennomføring. Administratorer effektiviserer prosessene før signering.
  
• Lavere risiko. Håndterere holder øye med etterlevelse og tidsfrister.
  
• Bedre innsikt. Du vet alltid hvor kontrakter står og hva som kommer neste.
  

Utydelige linjer i den digitale tidsalderen

Med digitale kontrakter og automatiseringsplattformer, er skillet mellom administrasjon og håndtering mer uklart enn noensinne.

En plattform som lar deg spore, signere, lagre og overvåke kontrakter på ett sted bringer naturlig disse to funksjonene nærmere hverandre. Det er en god ting. Det betyr mindre manuell overlevering, færre feil og mer kontinuitet.

Men det betyr også at du må være tydelig på hvem som er ansvarlig for hva, selv om verktøyet gjør det enklere. Teknologi støtter prosessen, den erstatter den ikke.

Så, hva bør du fokusere på?

Begge deler. Du kan ikke håndtere noe som ikke er riktig administrert. Og du kan ikke hente verdi fra en kontrakt hvis ingen håndterer den.

Men hvis du må starte et sted: hvis kontraktene dine sitter fast i endeløse runder med redigering, eller signaturene tar uker, er det sannsynligvis et administrasjonsproblem. Hvis du går glipp av fornyelser eller sliter med manglende etterlevelse, trenger håndteringen oppmerksomhet.

Sørg for at du dekker hele kontraktens livssyklus.

Verktøy som bygger bro over gapet

Heldigvis trenger du ikke to separate systemer for å håndtere begge endene av spekteret.

Moderne kontraktsplattformer, som Oneflow, forener hele kontraktslivssyklusen; fra opprettelse til gjennomføring til pågående håndtering. Ifølge Gartner opplever organisasjoner som bruker CLM-plattformer bedre etterlevelse, raskere syklustider og bedre overvåking av kontraktsytelse.

Det betyr:

• Maler som fremskynder utforming og holder vilkårene konsistente
  
• Samarbeid og redigering i sanntid
  
• E-signaturer og automatiserte godkjenninger
  
• Smarte påminnelser om fornyelser og frister
  
• Sentralisert lagring med fulltekstsøk og filtre
  

Dette glatter ikke bare ut prosessen, det reduserer også overleveringen mellom administrasjon og håndtering. Alle jobber ut fra den samme kilden til sannhet.

Avslutningsvis: Kontrakter er ikke statiske dokumenter

De er levende avtaler som utvikler seg, utløper og fornyes. Hvis du behandler dem som statiske PDF-filer dyttet inn i en mappe, vil ting gå galt. Men hvis du behandler dem som det de er – dynamiske relasjoner med klare ansvarsområder – låser du opp betydelig verdi.

Få kontraktsadministrasjonen din strømlinjeformet. Gjør kontraktshåndteringen din strategisk. Og bruk om mulig et verktøy som støtter begge deler.

Den smartere måten å håndtere kontrakter på

Hos Oneflow gjør vi det enklere å håndtere kontrakter fra start til slutt. Plattformen vår hjelper deg å opprette, signere og håndtere kontrakter i ett og samme flyt. Enten du er en selger som lukker avtaler, en HR-medarbeider som onboarder talenter eller et juridisk team som sørger for etterlevelse – Oneflow holder alle på samme side.

Klar for å se hvordan det fungerer? Få en demo i dag.