Ledere innen drift er nøkkelen til å utforme go-to-market-strategier (GTM). Ulike kontraktshåndteringsverktøy og kontraktsystemer har imidlertid ført til fragmenterte data, økte driftskostnader, ineffektivt samarbeid på tvers av team og hindret beslutningstaking på grunn av mangel på én enkelt kilde til sannhet. Ved å tenke nytt rundt kontraktshåndtering kan ledere i driften forvandle disse utfordringene til muligheter for økt effektivitet og vekst.

De skjulte kostnadene ved fragmenterte systemer for kontraktshåndtering

Bruk av flere, uintegrerte verktøy for kontraktshåndtering kan ha flere negative effekter:

• Økte driftskostnader: Vedlikehold av ulike systemer fører ofte til høyere lisensavgifter, overflødige funksjoner og ekstra opplæringskostnader. En McKinsey-studie fant at selskaper betalte 30-50 prosent mer enn nødvendig for innleide tjenester på grunn av ineffektive metoder for kontraktshåndtering.
  
• Ineffektivt samarbeid på tvers av team: Når avdelinger som salg, juridiske og økonomiske avdelinger opererer i ulike plattformer, for å skape siloer, fører det til dårlig kommunikasjon og forsinkelser i kontraktsgodkjenninger. Modeller for samarbeidskontrakter har vist seg å gi 15 til 20 prosent bedre kostnads- og tidsresultater ved å fremme integrert prosjektlevering.
  
• Hindret beslutningstaking på grunn av mangel på én enkelt sannhetskilde: Fragmenterte data på tvers av ulike verktøy hindrer innsyn i kontraktsstatus i sanntid, noe som gjør det utfordrende for ledere i driften å ta informerte beslutninger raskt. McKinsey understreker viktigheten av en helhetlig tilnærming til kontraktsinngåelse, og påpeker at suboptimale kontraktsvilkår og mangel på effektiv kontraktshåndtering kan svekke verdien tilsvarende 9 prosent av de årlige inntektene.
  
  Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide
  

Driftsledernes strategiske rolle i GTM-suksess

Ledere innen drift er i en unik posisjon til å drive GTM-suksess ved å:

• Etablering av et enhetlig system for kontraktshåndtering: Ved å konsolidere kontraktsdata i én enkelt, integrert plattform kan ledere av driften redusere redundans og driftskostnader, slik at ressursene kan allokeres mer effektivt til vekstinitiativer.
• Forbedrer tverrfunksjonelt samarbeid: Et sentralisert system fremmer sømløs kommunikasjon mellom avdelingene og sørger for at alle teamene er samkjørte og jobber mot felles mål.
• Tilrettelegging for datadrevet beslutningstaking: Sentraliserte kontraktsdata gir ledere i driften innsikt som gjør det mulig å ta informerte beslutninger som fremmer selskapets resultater.

Gjør kontraktshåndtering til en strategisk ressurs

For å løse utfordringene med ulike verktøy bør ledere av driften vurdere følgende steg:

1. Vurdere nåværende systemer: Gjennomfør en omfattende evaluering av eksisterende verktøy for kontraktshåndtering for å identifisere overflødige og ineffektive systemer.
2. Implementer integrerte løsninger: Ta i bruk en enhetlig plattform for kontraktshåndtering (CLM) som sentraliserer alle kontraktsrelaterte aktiviteter og legger til rette for sømløst samarbeid på tvers av avdelinger. Denne integrasjonen sikrer at alle interessenter har tilgang til den samme informasjonen, noe som reduserer feil og forsinkelser.
3. Automatiser rutinemessige prosesser: Utnytt automatisering til å håndtere repeterende oppgaver som kontraktsgenerering, godkjenninger og fornyelser, slik at du reduserer manuelle feil og frigjør verdifull tid. Automatisering effektiviserer arbeidsflyter, slik at teamene kan fokusere i strategiske aktiviteter.
4. Forbedre datasynligheten: Sørg for at CLM-systemet tilbyr analyse- og rapporteringsmuligheter i sanntid, slik at ledere i driften kan overvåke kontraktsresultatene og ta datadrevne beslutninger. Forbedret innsyn i kontraktsdata gir mulighet for proaktiv kontraktshåndtering og rask respons på nye problemer.
5. Fremme tverrfunksjonell opplæring: Oppmuntre til opplæringsprogrammer som gjør alle relevante team kjent med det integrerte CLM-systemet, og som fremmer en kultur preget av samarbeid og felles ansvar. Tverrfunksjonell opplæring sikrer at alle avdelinger er samkjørte og kan bruke det nye systemet på en effektiv måte.

Konklusjon

Ved å tenke nytt om kontraktshåndtering og ta tak i fallgruvene ved bruk av ulike verktøy, kan ledere i driften redusere driftskostnadene betydelig, øke effektiviteten på tvers av team og fremskynde beslutningsprosesser. Denne strategiske tilnærmingen effektiviserer ikke bare de interne prosessene, men styrker også organisasjonens samlede GTM-effektivitet og posisjonerer selskapet for vedvarende suksess i et konkurranseutsatt marked.

For mer innsikt i hvordan du kan optimalisere kontraktshåndteringen i driften, bør du vurdere å utforske løsninger som Oneflow: https://oneflow.com/no/losninger/it-drift/.