Signering av dokumenter elektronisk gjøres ofte med noen få klikk, og noen ganger bare ved å skrive inn navnet ditt. Enten du skal signere en leieavtale, godkjenne en kontrakt eller godta tjenestevilkår, kan prosessen variere avhengig av hvilket verktøy du bruker til å signere dokumentene.

Men er en maskinskrevet underskrift gyldig, og har den samme tyngde som en håndskrevet underskrift?

I denne artikkelen går vi nærmere inn på juridiske, pålitelige og beste metoder for bruk av en tastet signatur.

Fordeler med tastet signaturer?

En tastet signatur er en digital ekvivalent til å skrive navnet sitt med penn. I stedet for å skrive navnet ditt fysisk, skriver du det inn i et bestemt felt i et dokument, ofte med den hensikt å vise at du er enig eller godkjenner det. Tastede signaturer brukes ofte i online-skjemaer, e-signaturplattformer og e-postutvekslinger. De er raske, enkle og eliminerer behovet for å skrive ut, signere og skanne fysiske dokumenter.

Er det juridisk bindende å taste en signatur?

Det korte svaret er ja, det kommer an på. En maskinskrevet signatur kan være juridisk bindende, forutsatt at den oppfyller visse juridiske krav. Gyldigheten av en maskinskrevet signatur avhenger av intensjonen bak den og det juridiske rammeverket som regulerer elektroniske signaturer i din jurisdiksjon.

Juridiske rammer som støtter maskinskrevne signaturer

1. USA: ESIGN Act og UETA
   I USA gir Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) og Uniform Electronic Transactions Act (UETA) elektroniske signaturer, inkludert maskinskrevne signaturer, samme juridiske status som håndskrevne signaturer. Disse lovene krever det:
   • Begge parter samtykker til å drive selskapet elektronisk.
   • Den maskinskrevne underskriften gjenspeiler underskriverens intensjon om å autentisere dokumentet.
2. Den europeiske union: eIDAS-forordningen
   I EU anerkjenner eIDAS-forordningen elektroniske signaturer som juridisk bindende, forutsatt at de oppfyller visse kriterier. En maskinskrevet signatur regnes som en grunnleggende elektronisk signatur i henhold til eIDAS, og den er gyldig for de fleste dagligdagse avtaler.
3. Andre jurisdiksjoner
   Mange andre land har lignende regelverk på plass, for eksempel Canadas PIPEDA eller Australias Electronic Transactions Act. Disse lovene støtter bruken av elektroniske signaturer i kommersielle transaksjoner.

Når en tastet signaturer ikke er gyldige

Selv om det å skrive inn navnet ditt vanligvis er gyldig for de fleste dokumenter, finnes det unntak:

• Testamenter og truster: Disse krever ofte håndskrevne signaturer og vitner.
• Notarialbekreftede dokumenter: Juridiske krav kan kreve fysiske signaturer for notarialbekreftelse.
• Visse transaksjoner med eiendom: Noen jurisdiksjoner krever tradisjonelle signaturer for skjøter og skjøter.
  

Hvordan jobber man med en tastet signatur?

Prosessen med å bruke en tastet signatur er enkel og innebærer vanligvis følgende steg:

1. Åpne dokumentet: Åpne det digitale dokumentet via en e-signaturplattform eller et PDF-redigeringsprogram.
2. Skriv inn navnet ditt: Skriv inn navnet ditt i det angitte signaturfeltet.
3. Bekreft intensjonen: Noen systemer kan kreve at du krysser av i en boks eller utfører en ekstra handling for å bekrefte at du har til hensikt å signere elektronisk.
4. Autentiser signaturen: Avanserte plattformer kan bruke flerfaktorautentisering, for eksempel e-postbekreftelse eller SMS-koder, for å verifisere underskriverens identitet.

Hvorfor er det gyldig å taste underskriften din i et dokument?

Gyldigheten av en maskinskrevet signatur i et dokument ligger i dens evne til å oppfylle følgende viktige krav:

1. Intensjon om å signere
   Underskriveren må ha en klar intensjon om å bruke sitt tastede navn som signatur for å godta vilkårene i dokumentet.
2. Samtykke til å drive selskapet elektronisk
   Begge parter må være enige om å bruke elektroniske signaturer i stedet for fysiske. Dette er ofte underforstått når begge parter deltar i en transaksjon online.
3. Tilknytning til dokumentet
   Den maskinskrevne signaturen må være logisk knyttet til dokumentet. Den må for eksempel vises i riktig side eller avsnitt.
4. Oppbevaring av dokumentasjon
   Dokumentet og signaturen må lagres på en måte som gjør at det kan reproduseres ved behov for juridiske formål.

De mest populære avtalemalene for selskaper

Få tilgang til mer enn 40 maler for avtaler med selskaper i Oneflow

Finn ut mer

Fordeler med tastet signaturer

Tastet signaturer har mange fordeler sammenlignet med tradisjonelle håndskrevne signaturer:

1. Hurtighet og effektivitet
   Når du taster inn signaturen din, sparer du tid ved at du slipper å skrive ut, signere og skanne dokumenter.
2. Praktisk
   Dokumenter kan signeres fra hvor som helst, når som helst, ved hjelp av en datamaskin eller på en mobil enhet.
3. Kostnadsbesparende
   Selskaper sparer i papir-, utskrifts- og forsendelseskostnader ved å ta i bruk elektroniske signaturer.
4. Miljøvennlighet
   Å redusere papirbruken er i tråd med bærekraftige metoder og minimerer miljøpåvirkningen.
5. Økt sikkerhet
   Moderne e-signaturplattformer inneholder kryptering, autentisering og revisjonsspor, noe som gjør tastet signaturer sikrere enn håndskrevne.

Beste metoder for bruk av tastet signaturer

Følg disse metodene for å sikre at den maskinskrevne signaturen er gyldig og sikker:

1. Bruk anerkjente e-signaturplattformer
   Pålitelige plattformer som Oneflow tilbyr robuste sikkerhetstiltak, som kryptering, tidsstempling og identitetsverifisering.
2. Bekreft identiteten din
   Bruk alltid systemer som verifiserer identiteten din via e-post, SMS eller multifaktorautentisering.
3. Tydelig uttrykt intensjon
   Sørg for at det er tydelig at du har til hensikt å signere, for eksempel ved å krysse av i en boks eller klikke på en «Signer»-knapp.
4. Lagre signerte dokumenter på en sikker måte
   Oppbevar en kopi av det signerte dokumentet på et sikkert sted som kan gjenfinnes for fremtidig referanse.
5. Forstå de juridiske kravene
   Vær oppmerksom på de spesifikke reglene og forskriftene for elektroniske signaturer i din jurisdiksjon.

Les også: Alt du trenger å vite om elektroniske signaturer

Tastet signaturer vs. håndskrevne signaturer

Både tastet og håndskrevne signaturer er juridisk bindende, men de tjener ulike formål avhengig av konteksten:

• Skriv under på maskin:
  • Best for digitale transaksjoner og hverdagsavtaler.
  • Sikrere i kombinasjon med autentiseringsmetoder.
  • Praktisk for eksterne og papirløse arbeidsflyter.
• Håndskrevne signaturer:
  • Ofte nødvendig for verdifulle eller sensitive dokumenter.
  • Foretrukket i situasjoner som krever vitner eller notarialbekreftelse.
  • Nødvendig for compliance i spesifikke juridiske sammenhenger.

Når bør du unngå tastet signaturer?

Det finnes situasjoner der tastet signaturer kanskje ikke er det beste valget:

• ​Dokumenter som krever vitner eller notarius publicus: Tastede signaturer kan ikke erstatte håndskrevne signaturer ved notarialbekreftelse
• Jurisdiksjoner med strenge krav: Noen land anerkjenner ikke maskinskrevne signaturer for visse typer avtaler.
• Høyrisiko-transaksjoner: ​For svært sensitive avtaler kan en håndskrevet signatur oppfattes som mer sikker for alle involverte parter.

Konklusjon: Er det gyldig å taste en signatur?

Å taste en signatur i et dokument er ikke bare gyldig, men også allment akseptert i henhold til lover som ESIGN Act og eIDAS Regulation. Så lenge prosessen viser tydelig intensjon, samtykke og autentisering, har en maskinskrevet signatur samme vekt som en håndskrevet for de fleste dagligdagse avtaler.

I takt med den digitale utviklingen har både selskaper og enkeltpersoner begynt å ta i bruk tastet signaturer på grunn av hastigheten, sikkerheten og bekvemmeligheten. Ved å bruke sikre e-signaturplattformer og forstå det juridiske rammeverket i din region, kan du trygt ta i bruk denne moderne måten å signere dokumenter på.

Så neste gang du blir bedt om å taste inn navnet ditt i et dokument, kan du være trygg på at signaturen din ikke bare er gyldig … den er et steg inn i fremtiden med papirløse arbeidsflyter.