Briab

Briab, Sveriges ledende ekspert på brann, risiko og sikkerhet, tok kontroll over den interne flyten, og gjorde kontraktshåndtering til en strategisk del av veksten.

Briab er ikke et tradisjonelt konsulentselskap. Det kombinerer dyp teknisk ekspertise med et eksplisitt ønske om å endre – og forbedre – hvordan vi jobber med brann, risiko og sikkerhet ut fra et bærekraftperspektiv. Med rundt 150 ansatte, noen av de mest prestisjefylte oppdragene og en voksende installasjonsvirksomhet er Briab i dag Sveriges ledende ekspert på sitt felt.

Men det er ikke bare ekspertisen og fokuset på bærekraft som imponerer – det er også måten Briab tenker på. Selskapet har alltid utfordret gamle måter å jobbe på. Det er en del av deres DNA.

Ønsket å gjøre noe annerledes

“Briab er et selskap i rask bevegelse og svært dynamisk, og det kan du se i historien vår. Vi ble startet av noen branningeniører som ønsket å gjøre noe annerledes – levere mer kundeverdi enn bransjen var vant til. I dag er vi størst i bransjen, men vi jobber fortsatt på samme måte: tett på kunden og med blikket rettet fremover”, sier Daniel Friberg, markedssjef i Briab.

Med et sterkt fokus på bærekraft – både miljømessig og kommersielt – har Briab posisjonert seg som en sentral aktør i den grønne omstillingen. Men for å ligge i forkant kreves det mer enn bare teknisk ekspertise. De interne prosessene må også være av høyeste kvalitet.

Innsikt: Riktig systemstøtte er avgjørende

Briab hadde allerede digitale løsninger på plass, men innså at de ikke gjenspeilte den smidige måten å jobbe på. Systemene fungerte, men ikke på den måten organisasjonen trengte. Spesielt manglet de fleksibilitet og støtte til å håndtere komplekse tilbuds- og kontraktsflyter på en effektiv måte, særlig for konsulentene som også er ansvarlige for kunderelasjoner.

“Vi hadde et godt system, men det låste oss fast i en måte å jobbe på som ikke gjenspeilte kulturen eller arbeidsmåten vår”, sier Daniel. “Vi er et konsulentselskap der relasjonen til kunden står i sentrum. Konsulentene våre har direkte kontakt med kundene, vi har ikke en klassisk salgsavdeling. Vi trengte en flyt der det var enkelt for dem å lage et tilbud – uten å føle at teknologien kom i veien.”

Internt begynte de å definere hva de egentlig trengte:

• Et grensesnitt som var enkelt og logisk
• En fleksibel plattform som kunne gjenspeile måten selskapet jobber på
• Et system som kunne tilpasses ulike deler av organisasjonen, for eksempel HR, økonomi og markedsføring
• Og fremfor alt – noe som kunne integreres med de systemene dere allerede brukte

Oneflow oppfylte ikke bare disse kravene, men hadde også potensial til å forbedre hele den interne forretningsflyten. “Vi sendte systemet ut på anbud og så på flere alternativer. Men det var Oneflows tilnærming til flyt som vi likte best, at systemet alltid skulle hjelpe deg fremover, at du aldri skulle måtte klikke deg tilbake eller bli sittende fast i tekniske trinn. Det var helt i tråd med hvordan vi ønsket å jobbe”, sier Daniel.

En sømløs arbeidsflyt, fra første kontakt til faktura

I dag er Oneflow fullt integrert i Briabs kundereise, fra første kontakt til faktura. Reisen starter i CRM-systemet (Customer Connect), der forretningsmuligheten identifiseres. Derfra overføres tilbudet til Oneflow, der det redigeres, tilpasses og fremfor alt: samproduseres sammen med kunden.

“Prosjektene våre er ofte store og foranderlige. Det kan være ny produksjon eller ombygging der forutsetningene justeres underveis. Det å kunne oppdatere tilbudet sammen med kunden i sanntid har vært en game changer”, sier Daniel.

Når tilbudet er godkjent, sendes informasjonen automatisk videre til prosjektstyringssystemet og deretter til økonomisystemet (Rexor). Alt dette skjer i en sammenhengende digital flyt, uten at man trenger å klippe og lime mellom ulike programmer eller eksportere og sende PDF-filer frem og tilbake.

Integrasjon som et strategisk verktøy

Det var ikke bare brukervennligheten som imponerte. Oneflows tekniske egenskaper spilte en nøkkelrolle. Med et åpent og veldokumentert API kunne Briabs utviklingsteam raskt bygge sine egne integrasjoner med andre systemer.

“Vi bygget vår egen integrasjon med systemene våre, og utviklerne våre ble positivt overrasket over hvor smidig det gikk. Vanligvis forventer man at integrasjoner skal ta tre ganger så lang tid som man først tror. Her var det nesten motsatt.” sier Daniel. “Det var oversiktlig og enkelt å jobbe med, og vi fikk god støtte fra Oneflow.”

Ved å bruke Oneflows standard-API, og med støtte fra Oneflows team, kunne Briab tilpasse flyten akkurat slik de ville ha den. CRM, Oneflow, prosjektstyring og økonomi – alt snakker med hverandre.

“Det er det som er poenget: Vi ønsker ikke å hoppe mellom faner, eksportere PDF-filer eller holde oversikt over parallelle versjoner. Med Oneflow føler vi at vi har fått et system som forstår sin egen rolle i det store bildet”, sier Daniel.

Det sparer ikke bare tid, men også:

• Sporbarhet: Det er enkelt å følge hvert trinn, fra første kontakt til signert kontrakt.
• Kvalitetssikring: Systemet støtter Briabs ISO-sertifisering gjennom tydelig dokumentasjon og historikk.
• Gjenbrukbarhet: Tilbudsmaler og tidligere dokumenter kan raskt dupliseres og gjenbrukes, noe som er spesielt viktig når en kunde kommer tilbake.

“Det handler om kontroll, sporbarhet og skalerbarhet. Vi kan følge hele kjeden, gjenbruke data og sørge for at ingenting går tapt. Det er spesielt viktig i vår bransje, der komplekse oppdrag krever presisjon og dokumentasjon, forklarer Daniel.