En effektiv avtalshantering är avgörande för ett framgångsrikt företag, men många företag kämpar med föråldrade arbetsflöden som orsakar förseningar, fel och onödiga kostnader.

Vår senaste undersökning bland 200 yrkesverksamma lyfte fram några viktiga utmaningar inom avtalshantering, inklusive manuella processer, efterlevnadsrisker och ineffektivitet som orsakas av att flera system används. Genom att ta itu med dessa problem kan företag effektivisera sina arbetsflöden, minska riskerna och sluta avtal snabbare.

I den här artikeln undersöker vi hur förbättrade avtalsflöden kan förändra din verksamhet och lyfter fram de viktigaste resultaten från rapporten för att vägleda dig på din resa mot effektivare processer.

Problemet med nuvarande avtalsflöden

Vår undersökning visar att manuellt arbete fortfarande dominerar processen för avtalshantering. Hela 66% av företagen förlitar sig på ordbehandlare som MS Word eller Google Docs för att skapa avtal, och många konverterar dem till icke-redigerbara PDF-filer för att signera. Detta manuella tillvägagångssätt leder till flera ineffektiviteter:

• Problem med versionshantering: Ofta sparas flera versioner, vilket gör det svårt att spåra ändringar och säkerställa att de är korrekta.
• Förseningar i godkännanden: Över 31% av företagen identifierade försenade godkännanden som ett av de största hindren, vilket gör att avtalet inte blir klart i tid.
• Beroende av e-post: 65,67% av respondenterna använder e-post för att granska och godkänna avtal, en process som är behäftad med fel och säkerhetsrisker.

Dessa resultat visar hur föråldrade arbetsflöden kan sänka produktiviteten och öka risken för fel, särskilt inom snabbrörliga avdelningar som försäljning, HR och juridik.

Läs även: Allt du behöver veta om avtalshantering

Konsekvenserna av ineffektiva avtalsflöden

De ineffektiviteter som avslöjas i rapporten innebär inte bara slöseri med tid – de har en direkt inverkan på affärsresultaten. Tänk på följande:

1. Försenade affärsavslut
   Enligt rapporten tar 39,67% av avtalen en till två veckor att slutföra, och för 7,33% tar processen längre tid än fyra veckor. Dessa förseningar hindrar säljteamen från att avsluta affärer snabbt, vilket riskerar att leda till förlorade intäkter och frustrerade kunder.
2. Utmaningar med efterlevnad
   Datasäkerhet och efterlevnad är avgörande, men ändå lagrar 17% av företagen avtal på lokala enheter, vilket gör känslig information sårbar för intrång och bristande efterlevnad av regler som GDPR. Utan säkra arbetsflöden blir spårning och granskning av avtal en stor utmaning.
3. Frustration över flera system
   70,67% av företagen använder två till tre verktyg för att hantera avtal, vilket skapar förvirring och ineffektivitet. Detta fragmenterade tillvägagångssätt slösar inte bara tid utan ökar också sannolikheten för fel när team kämpar för att synkronisera information mellan olika plattformar.

Hur ett förbättrat avtalsflöde löser dessa utmaningar

Genom att förbättra arbetsflödena för dina avtal kan du lösa dessa problem och förbättra dina affärsprocesser avsevärt. Så här gör du:

1. Centralisera avtalshanteringen
   Genom att konsolidera hanteringen av avtal i en enda plattform kan du eliminera problem med versionshantering och se till att alla intressenter arbetar med samma dokument. Ett enhetligt system minskar också risken för fel som orsakas av att man växlar mellan olika verktyg, vilket är ett vanligt problem som lyfts fram i rapporten.
2. Automatisera godkännanden och påminnelser
   Automatiserade arbetsflöden påskyndar godkännanden och säkerställer att avtal slutförs utan onödigt fram- och tillbakaarbete. Detta löser problemet med 31,33 % av företagen som kämpar med försenade godkännanden och gör att affärerna går framåt.
3. Förbättra efterlevnaden med säker lagring
   Centraliserade plattformar erbjuder säkra, GDPR-kompatibla lagringslösningar, vilket gör det möjligt för 17% av företagen att lagra avtal på sårbara platser som lokala hårddiskar. Automatiserad dataspårning gör det också lättare att övervaka och granska avtalens aktivitet.
4. Integrera system för sömlösa arbetsflöden
   Integration med CRM- eller HR-plattformar säkerställer att avtalsdata flödar smidigt mellan systemen, vilket löser den ineffektivitet som rapporteras av 70,67% av företagen som förlitar sig på flera verktyg. Detta skapar ett mer sammanhållet och produktivt arbetsflöde.

De mest populära mallarna för affärsavtal

Få tillgång till 40+ avtalsmallar i Oneflow

Utforska

Fördelarna med förbättrade avtalsflöden

Att förbättra arbetsflödena för dina avtal handlar inte bara om att ta itu med ineffektivitet, utan också om att öppna upp för nya möjligheter. Företag som inför strömlinjeformade processer upplever ofta:

• Snabbare tid till avslut: Genom att automatisera arbetsflöden och minska antalet manuella uppgifter kan teamen slutföra avtal på dagar istället för veckor.
• Färre fel: Centraliserade system med samarbete i realtid eliminerar misstag som orsakas av föråldrade versioner eller bristande kommunikation.
• Starkare efterlevnad: Säker lagring och automatiserad spårning minskar risken för bristande efterlevnad av bestämmelser som GDPR.

Dessa fördelar innebär inte bara att du vinner tillbaka de timmar som du annars skulle ha förlorat på grund av gamla processer, utan också att du förbättrar den övergripande kund- och medarbetarupplevelsen.

Sammanfattning

• Manuella avtalsflöden, som används av 66% av företagen, leder till ineffektivitet, förseningar och efterlevnadsrisker
• Försenade godkännanden, som 31,33% av respondenterna uppgav, är en stor flaskhals i avtalshanteringen
• Företag som använder fragmenterade system (70,67%) drabbas av onödig komplexitet och ökad felfrekvens
• Effektiviserade arbetsflöden med automatisering, centraliserad lagring och integrationer kan avsevärt förbättra effektiviteten och minska riskerna

Förbättrade flöden hjälper dig att ta itu med dessa utmaningar. Med automatiserade flöden kan du skapa en snabbare och mer tillförlitlig process som stärker dina team och ger bättre resultat.