Contractmanagement is essentieel voor zakelijk succes, maar toch worstelen veel bedrijven met verouderde workflows die vertragingen, fouten en onnodige kosten veroorzaken.
Ons recente onderzoek onder 200 professionals benadrukte een aantal belangrijke uitdagingen bij contractmanagement, waaronder handmatige processen, compliance risico’s en inefficiëntie door het gebruik van meerdere systemen. Door deze pijnpunten aan te pakken, kunnen bedrijven hun workflows stroomlijnen, risico’s verminderen en sneller deals sluiten.
In dit artikel onderzoeken we hoe verbeterde contract workflows jouw activiteiten kunnen transformeren en belichten we de belangrijkste bevindingen uit het rapport als leidraad voor jouw reis naar efficiëntere processen.
Het probleem met de huidige contract workflows
Uit ons onderzoek bleek dat handmatig werk nog steeds het contractmanagement proces domineert. Maar liefst 66% van de bedrijven vertrouwt op tekstverwerkers zoals MS Word of Google Docs om contracten te maken, waarbij veel bedrijven ze omzetten in niet-wijzigbare PDF’s voor ondertekening. Deze handmatige methode leidt tot verschillende inefficiënties:
- Problemen met versiebeheer: Er worden vaak meerdere versies opgeslagen, waardoor het moeilijk is om wijzigingen te tracken en de nauwkeurigheid te garanderen.
- Approval vertragingen: Meer dan 31% van de bedrijven noemt vertragingen bij de Approval als een van de grootste obstakels, die de afronding van contracten vertragen.
- Afhankelijkheid van e-mail: 65,67% van de respondenten gebruikt e-mail om contracten te beoordelen en goed te keuren, een proces dat gevoelig is voor fouten en veiligheidsrisico’s.
Deze bevindingen laten zien hoe verouderde workflows de productiviteit kunnen verlagen en het risico op fouten vergroten, vooral in snel bewegende afdelingen zoals sales, HR en legal.
Lees ook: Alles wat je moet weten over contractmanagement
De gevolgen van inefficiënte contractworkflows
De inefficiënties die in het rapport aan het licht komen, verspillen niet alleen tijd – ze hebben ook een directe invloed op de bedrijfsresultaten. Denk eens aan het volgende:
- Vertraagde afsluiting van deals
Volgens het rapport duurt het bij 39,67% van de contracten één tot twee weken om het contract af te rondenen bij 7,33% duurt het proces langer dan vier weken. Deze vertragingen belemmeren sales teams om deals snel af te sluiten, met het risico op omzetverlies en gefrustreerde klanten. - Compliance uitdagingen
Gegevensbeveiliging en compliance zijn van cruciaal belang, maar toch slaat 17% van de bedrijven contracten op lokale schijven op, waardoor gevoelige informatie kwetsbaar wordt voor inbreuken en niet-naleving van regelgeving zoals GDPR. Zonder veilige workflows worden tracking en auditing van contracten grote uitdagingen. - Frustratie door meerdere systemen
70,67% van de bedrijven gebruikt twee tot drie tools om contracten te beheren, wat verwarring en inefficiëntie maakt. Deze gefragmenteerde methode is niet alleen tijdverspillend, maar vergroot ook de kans op fouten omdat teams moeite hebben om informatie op verschillende platforms te synchroniseren.
Hoe een verbeterde contractworkflow deze uitdagingen oplost
Het verbeteren van jouw contract workflows kan deze pijnpunten oplossen en je bedrijfsprocessen aanzienlijk verbeteren. Lees hier hoe:
- Centraliseer contractmanagement
Door contractprocessen in één platform te consolideren, voorkom je problemen met versiebeheer en zorg je ervoor dat alle stakeholders aan hetzelfde document werken. Een uniform systeem vermindert ook het risico op fouten door het wisselen tussen tools, een veelvoorkomend probleem dat in het rapport naar voren komt. - Approvals en herinneringen automatiseren
Het automatiseren van workflows versnelt goedkeuringen en zorgt ervoor dat contracten zonder onnodig heen en weer geloop worden afgerond. Dit is een oplossing voor 31,33% van de bedrijven die worstelen met vertragingen bij Approvals en zorgt ervoor dat deals doorgaan. - Compliance verbeteren met veilige opslag
Gecentraliseerde platforms bieden veilige, GDPR-conforme opslagoplossingen, waarmee 17% van de bedrijven contracten opslaat op kwetsbare locaties zoals lokale schijven. Geautomatiseerde tracking van data maakt het ook gemakkelijker om contractactiviteiten te monitoren en te controleren. - Integreer systemen voor naadloze workflows
Integratie met CRM- of HR-platforms zorgt ervoor dat de data van contracten soepel door de systemen stromen, waardoor de inefficiënties worden verholpen die 70,67% van de bedrijven rapporteert door gebruik te maken van meerdere tools. Dit maakt de workflow samenhangender en productiever.
Most popular business agreement templates
Hoe een verbeterde contractworkflow deze uitdagingen oplost
Het verbeteren van jouw contract workflows gaat niet alleen over het aanpakken van inefficiënties, het gaat over het ontsluiten van nieuwe kansen. Bedrijven die gestroomlijnde processen invoeren, ervaren vaak:
- Snellere time-to-close: Door workflows te automatiseren en handmatige taken te verminderen, kunnen teams contracten in dagen in plaats van weken afronden.
- Minder fouten: Gecentraliseerde systemen met realtime interactie voorkomen fouten door verouderde versies of miscommunicatie.
- Betere naleving: Veilige opslag en geautomatiseerde tracking verminderen het risico op niet-naleving van voorschriften zoals GDPR.
Met deze voordelen win je niet alleen de uren terug die je anders zou zijn kwijtgeraakt door verouderde processen, maar verbeter je ook de algehele ervaring van klanten en medewerkers.
Samengevat
- Handmatige contract workflows, gebruikt door 66% van de bedrijven, leiden tot inefficiëntie, vertragingen en compliance risico’s.
- Approval vertragingen, genoemd door 31,33% van de respondenten, zijn een belangrijk knelpunt in contractmanagement.
- Bedrijven die gefragmenteerde systemen gebruiken (70,67%) worden geconfronteerd met onnodige complexiteit en vergroten foutenpercentages
- Gestroomlijnde workflows met automatisering, gecentraliseerde opslag en integraties kunnen de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en risico’s verminderen
Door jouw contract workflows te verbeteren, kun je deze uitdagingen direct aangaan. Met geautomatiseerde contract workflows kun je een sneller en betrouwbaarder proces maken dat je teams sterker maakt en betere resultaten oplevert.
