Effektiv kontraktshåndtering er avgjørende for at selskaper skal lykkes, men mange selskaper sliter med utdaterte arbeidsflyter som fører til forsinkelser, feil og unødvendige kostnader.
En undersøkelse vi nylig gjennomførte blant 200 fagpersoner, avdekket noen av de største utfordringene innen kontraktshåndtering, deriblant manuelle prosesser, risiko knyttet til compliance og ineffektivitet som følge av bruk av flere systemer. Ved å ta tak i disse utfordringene kan selskaper effektivisere arbeidsflyten, redusere risikoen og inngå avtaler raskere.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan forbedrede kontraktsarbeidsflyter kan forandre driften din, og fremheve de viktigste funnene fra rapporten for å guide deg på veien mot mer effektive prosesser.
Problemet med dagens kontraktsarbeidsflyt
Undersøkelsen vår viste at manuell jobb fortsatt dominerer prosessen med kontraktshåndtering. Hele 66 % av alle selskaper er avhengige av tekstbehandlere som MS Word eller Google Docs for å skape kontrakter, og mange konverterer dem til ikke-redigerbare PDF-filer for signering. Denne manuelle tilnærmingen fører til flere ineffektiviteter:
- Problemer med versjonskontroll: Det lagres ofte flere versjoner, noe som gjør det vanskelig å spore endringer og sikre nøyaktighet.
- Approval delays: Over 31% of businesses identified approval delays as a top obstacle, which slows down contract finalization.
Forsinkelser i godkjenningsprosessen: Over 31 % av selskapene oppgir forsinkelser i godkjenningen som et av de største hindrene som forsinker kontraktsinngåelsen. - Avhengighet av e-post: 65,67 % av respondentene bruker e-post til å gjennomgå og bli enige om kontrakter, en prosess som er utsatt for feil og sikkerhetsrisiko.
Disse funnene belyser hvordan utdaterte arbeidsflyter kan redusere produktiviteten og øke risikoen for feil, spesielt i avdelinger med høyt tempo, som salgs-, HR- og juridiske avdelinger.
Les også: Alt du trenger å vite om kontraktshåndtering
Konsekvensene av ineffektive kontraktsarbeidsflyter
Ineffektiviteten som avdekkes i rapporten, kaster ikke bare bort tid – den har direkte innvirkning på resultatene i selskapene. Tenk på følgende:
- Forsinket inngåelse av avtaler
Ifølge rapporten tar det 39,67 % av kontraktene én til to uker å ferdigstille, og for 7,33 % strekker prosessen seg over fire uker. Disse forsinkelsene hindrer salgsteamene i å inngå avtaler raskt, noe som kan føre til tapte inntekter og frustrerte kunder. - Utfordringer knyttet til compliance
Datasikkerhet og compliance er avgjørende, men likevel lagrer 17 % av selskapene kontrakter på lokale stasjoner, noe som gjør sensitiv informasjon sårbar for brudd og manglende compliance med regelverk som GDPR. Uten sikre arbeidsflyter blir sporing og revisjon av kontrakter en stor utfordring. - Frustrasjon over flere systemer
70,67 % av selskapene bruker to til tre verktøy for å administrere kontrakter, noe som skaper forvirring og ineffektivitet. Denne fragmenterte tilnærmingen sløser ikke bare bort tid, men øker også sannsynligheten for feil når teamene sliter med å synkronisere informasjon på tvers av plattformer.
Hvordan forbedret kontraktsarbeidsflyt løser disse utfordringene
Ved å forbedre kontraktsarbeidsflyten kan du løse disse problemene og forbedre prosessene i selskapene dine betydelig. Her er hvordan:
- Sentraliser kontraktshåndteringen
Ved å samle kontraktsprosessene på én enkelt plattform kan du eliminere problemer med versjonskontroll og sikre at alle interessenter jobber i samme dokument. Et enhetlig system reduserer også risikoen for feil som oppstår når man bytter mellom ulike verktøy, noe som er et vanlig problem ifølge rapporten. - Automatiser godkjenninger og påminnelser
Automatisering av arbeidsflyter fremskynder godkjenninger og sikrer at kontrakter ferdigstilles uten unødvendig frem og tilbake. Dette løser problemet med 31,33 % av selskapene som sliter med forsinkelser i godkjenningsprosessen, og sørger for at avtalene går fremover. - Forbedre compliance med sikker lagring
Sentraliserte plattformer tilbyr sikre, GDPR-kompatible lagringsløsninger, noe som gjør det enklere å håndtere de 17 % av selskapene som lagrer kontrakter på sårbare steder som lokale stasjoner. Automatisert datasporing gjør det også enklere å overvåke og revidere kontraktsaktiviteten. - Integrer systemer for sømløs arbeidsflyt
Integrasjon med CRM- eller HR-plattformer sikrer at kontraktsdata flyter problemfritt på tvers av systemer, noe som løser ineffektiviteten som 70,67 % av selskapene rapporterer at de er avhengige av flere verktøy. Dette skaper en mer sammenhengende og produktiv arbeidsflyt.
De mest populære avtalemalene for selskaper
Realisering av fordelene med forbedret kontraktsarbeidsflyt
Forbedring av kontraktsarbeidsflyten handler ikke bare om å løse ineffektivitet, men også om å åpne opp for nye muligheter. Selskaper som tar i bruk strømlinjeformede prosesser, opplever ofte:
- Raskere tid til ferdigstillelse: Ved å automatisere arbeidsflyten og redusere manuelle oppgaver kan teamene ferdigstille kontrakter på dager i stedet for uker.
- Færre feil: Sentraliserte systemer med samarbeid i sanntid eliminerer feil forårsaket av utdaterte versjoner eller feilkommunikasjon.
- Bedre compliance: Sikker lagring og automatisert sporing reduserer risikoen for manglende compliance med regelverk som GDPR.
Disse fordelene gir deg ikke bare de timene du ellers ville ha mistet på grunn av gamle prosesser, men forbedrer også den generelle kunde- og medarbeideropplevelsen.
Oppsummering
- Manuelle kontraktsarbeidsflyter, som brukes av 66 % av alle selskaper, fører til ineffektivitet, forsinkelser og risiko for compliance
- Forsinkelser i godkjenningen, som 31,33 % av respondentene oppga, er en stor flaskehals i kontraktshåndteringen
- Selskaper som bruker fragmenterte systemer (70,67 %) står overfor unødvendig kompleksitet og økt feilrate
- Effektiviserte arbeidsflyter med automatisering, sentralisert lagring og integrasjoner kan forbedre effektiviteten og redusere risikoen betydelig
Ved å forbedre kontraktarbeidsflyten kan du ta tak i disse utfordringene. Med automatiserte kontraktsarbeidsflyter kan du skape en raskere og mer pålitelig prosess som styrker teamene dine og gir bedre resultater.
