Kontrakter er grunnlaget for driften av selskaper, men mange organisasjoner er fortsatt avhengige av utdaterte verktøy som tekstbehandlingsprogrammer for å administrere dem. En undersøkelse vi nylig gjennomførte blant 200 fagpersoner, viste at 66 % av alle selskaper bruker tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word eller Google Docs til å skape kontrakter. Selv om disse verktøyene er velkjente, kommer de ofte til kort når det gjelder kompleksiteten i moderne kontraktshåndtering.
Denne avhengigheten i tekstbehandlere fører til ineffektivitet, skaper risiko og gjør det vanskeligere for selskaper å tilpasse seg et digitalt landskap i rask utvikling. I denne artikkelen tar vi for oss begrensningene ved bruk av tekstbehandlere for kontrakter, utforsker innsikt fra undersøkelsen og belyser hvordan smartere løsninger for kontraktshåndtering kan endre arbeidsflyten din.
Den utstrakte bruken av tekstbehandlere for kontrakter
Det faktum at 66 % av alle selskaper fortsatt bruker tekstbehandlere til å skape kontrakter, understreker hvordan disse verktøyene er innarbeidet i den daglige driften. I flere tiår har verktøy som MS Word vært de foretrukne løsningene for utarbeidelse av dokumenter, fordi de er fleksible og enkle. Men her stopper ofte nytteverdien.
Undersøkelsen vår viste også at mange selskaper overfører kontrakter fra tekstbehandlere til ikke-redigerbare PDF-filer for signering, noe som kompliserer prosessen ytterligere. Disse manuelle arbeidsflytene skaper ineffektivitet som kan få ringvirkninger i hele organisasjonen, forsinke godkjenninger, forårsake feil og forsinke inngåelsen av avtaler.
Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide
Hva dataene forteller oss
- Problemer med versjonskontroll: 65,67 % av respondentene bruker e-post til å gjennomgå og redigere kontrakter, noe som ofte resulterer i at flere versjoner lagres og deles. Dette fører til forvirring om hvilken versjon som er den nyeste.
- Forsinkelser i godkjenningen: 31,33 % av selskapene oppga forsinkelser i godkjenningen som en betydelig flaskehals, et problem som forverres av at arbeidsflyten i tekstbehandlere er manuell.
- Risiko knyttet til lagring: 17 % av selskapene lagrer kontrakter i lokale disker, noe som gjør det lett å miste oversikten over viktige avtaler og tidsfrister.
Tekstbehandlernes ineffektivitet i kontraktshåndteringen
Tekstbehandlere ble aldri utviklet med tanke på kontraktshåndtering. Selv om de er bra til å lage utkast til innhold, mangler de de spesialiserte funksjonene som trengs for sporing, samarbeid og compliance.
Blant de viktigste ineffektivitetsproblemene er:
- Problemer med versjonskontroll
Med tekstbehandlere er versjonskontroll en konstant hodepine. Hver endring i et dokument resulterer i en ny fil, som ofte deles via e-post. Denne metoden gjør det vanskelig å avgjøre hvilken versjon som er den mest nøyaktige, noe som fører til potensielle feil og unødvendige forsinkelser. - Mangel på samarbeid i sanntid
I motsetning til moderne plattformer som gjør det mulig for flere brukere å jobbe i et dokument samtidig, krever tekstbehandlere at brukerne bytter på å gjøre endringer. Dette forsinker prosessen og øker risikoen for feilkommunikasjon. - Utfordringer med manuell sporing
Tekstbehandlere har ikke innebygde verktøy for å spore kontraktsstatus, utløpsdatoer eller fornyelsesfrister. Dette tvinger teamene til å være avhengige av regneark eller påminnelser i kalenderen, noe som øker risikoen for at frister oversittes og muligheter går tapt.
Virkningen i selskapenes drift
Begrensningene ved tekstbehandlere er ikke bare en ulempe – de kan ha en konkret innvirkning i slutttresultatet for selskapene dine.
Forsinket inngåelse av avtaler
Ifølge undersøkelsen vår bruker 39,67 % av selskapene én til to uker på å ferdigstille en kontrakt, og 7,33 % rapporterer at det tar mer enn fire uker. Disse forsinkelsene kan frustrere kundene, forsinke inntektsgenereringen og gi konkurrentene et forsprang.
De mest populære avtalemalene for selskaper
Risiko for compliance
Lagring av kontrakter på lokale stasjoner, som 17 % av selskapene rapporterte, skaper sårbarheter når det gjelder datasikkerhet og compliance. Regelverk som GDPR krever at selskaper har kontroll over flyten av personopplysninger, og manuelle prosesser gjør det vanskeligere å sikre compliance.
Bortkastede ressurser
Manuelle arbeidsflyter bruker tid og energi som kunne vært brukt bedre i oppgaver av høy verdi. Juridiske team bruker for eksempel ofte timevis på å gjennomgå kontrakter for å finne feil eller uoverensstemmelser, tid som kunne vært spart med automatisering.
Hvorfor selskaper går over til smartere løsninger
Mange organisasjoner har innsett at tekstbehandlere ikke er effektive nok, og har derfor gått over til kontraktsplattformer for kontraktshåndtering. Disse verktøyene er utviklet spesielt for å håndtere kompleksiteten i moderne kontraktsarbeidsflyter, og tilbyr funksjoner som effektiviserer prosessene og reduserer risikoen.
Les også: De 10 beste programvarene for kontraktshåndtering i 2025
Fordelene med moderne kontraktsplattformer for kontraktshåndtering inkluderer
- Samarbeid i sanntid
Slike plattformer gjør det mulig for flere brukere å jobbe i samme dokument samtidig, noe som sikrer at alle er på linje og reduserer frem og tilbake som er vanlig ved e-postutveksling. - Automatiserte arbeidsflyter
Godkjenningsprosessene kan automatiseres, noe som eliminerer flaskehalser og sørger for at kontraktene går raskt gjennom pipelinen. Dette løser problemet med at 31,33 % av selskapene i undersøkelsen vår sliter med forsinkelser i godkjenningsprosessen. - Sentralisert lagring
Kontraktene lagres i et sikkert, sentralisert arkiv, noe som gjør dem enkle å finne og spore. Dette løser problemet som 17 % av selskapene rapporterer at de har med å lagre kontrakter i lokale stasjoner, og sikrer at ingenting går tapt eller blir oversett. - Sporing og påminnelser
Innebygde verktøy for sporing av utløpsdatoer og fornyelsesfrister sikrer at selskaper aldri går glipp av en kritisk milepæl. Ifølge undersøkelsen vår sporer 32,67 % av selskapene fortsatt utløpsdatoer manuelt, noe som er både tidkrevende og feilutsatt.
Eksterne undersøkelser støtter fordelene ved å gå over til smartere løsninger for kontraktshåndtering. Ifølge en studie fra Forrester kan selskaper som tar i bruk programvare for kontraktshåndtering (CLM), redusere tiden det tar å få godkjent en kontrakt med 82 %.
I tillegg rapporterer Procurement Tactics at automatisering av kontraktsprosesser kan redusere de administrative kostnadene med opptil 30 % og redusere risikoen for kontraktstvister med 60 %.
Disse funnene viser hvordan moderne verktøy ikke bare sparer tid, men også reduserer risiko, forbedrer compliance og øker den generelle effektiviteten.
Hvordan gjøre overgangen
Hvis organisasjonen din fortsatt bruker tekstbehandlere til kontrakter, er det på tide å tenke nytt. Overgangen til en kontraktshåndteringsplattform trenger ikke å være overveldende.
Her er noen steg for å komme i gang:
- Vurder din nåværende arbeidsflyt
Identifiser smertepunktene i de nåværende kontraktsprosessene, for eksempel problemer med versjonskontroll eller overskredne tidsfrister. - Velg riktig plattform
Se etter en løsning som kan integreres med de eksisterende verktøyene dine, og som tilbyr de funksjonene du trenger, for eksempel automatiske påminnelser og sentralisert lagring. - Tren teamet ditt
Sørg for at alle teammedlemmer forstår hvordan de skal bruke plattformen effektivt. Gi opplæring og løpende støtte for å gjøre det lettere å ta i bruk plattformen. - Overvåk og optimaliser
Gjennomgå regelmessig de nye arbeidsflytene for å identifisere forbedringsområder og sikre at plattformen gir de forventede fordelene.
Konklusjon
Tekstbehandlere har lenge vært en viktig del av kontraktshåndteringen, men de er ikke lenger rustet til å møte kravene til moderne selskaper. Som funnene i undersøkelsen vår viser, kan ineffektiviteten til disse verktøyene føre til forsinkelser, feil og unødvendig risiko.
Ved å gå over til smartere løsninger for kontraktshåndtering kan selskaper effektivisere arbeidsflyten, forbedre samarbeidet og sikre compliance. Resultatet er en raskere og mer pålitelig prosess som sparer tid, reduserer kostnader og posisjonerer organisasjonen for suksess i et konkurranseutsatt marked.
Ikke la utdaterte verktøy holde selskapene dine tilbake. Ta det første steget mot bedre kontraktshåndtering i dag.
