Contracten vormen de basis van de bedrijfsvoering, maar toch vertrouwen veel organisaties nog steeds op verouderde tools zoals tekstverwerkers om ze te beheren. Uit ons recente onderzoek onder 200 professionals blijkt dat 66% van de bedrijven tekstverwerkers zoals Microsoft Word of Google Docs gebruikt om contracten te maken. Hoewel deze tools vertrouwd zijn, schieten ze vaak tekort als het aankomt op de complexiteit van modern contractmanagement.
Deze afhankelijkheid van tekstverwerkers leidt tot inefficiëntie, maakt risico’s en maakt het voor bedrijven moeilijker om zich aan te passen aan een snel veranderend digitaal landschap. In dit artikel gaan we in op de beperkingen van tekstverwerkers voor contracten, onderzoeken we de inzichten uit het onderzoek en laten we zien hoe slimmere oplossingen voor contractmanagement jouw workflows kunnen transformeren.
Het wijdverbreide gebruik van tekstverwerkers voor contracten
Het feit dat 66% van de bedrijven nog steeds tekstverwerkers gebruikt om contracten te maken, onderstreept hoe ingebakken deze tools zijn in de dagelijkse werkzaamheden. Tientallen jaren lang waren tools zoals MS Word de go-to oplossingen voor het opstellen van documenten, omdat ze flexibiliteit en eenvoud boden. Maar daar houdt hun nut vaak op.
Uit ons onderzoek bleek ook dat veel bedrijven contracten van tekstverwerkers omzetten in niet-wijzigbare PDF’s voor ondertekening, waardoor het proces nog ingewikkelder wordt. Deze handmatige workflows maken het proces inefficiënt en kunnen een domino-effect hebben in je hele organisatie, waardoor Approvals vertraagd worden, fouten ontstaan en het sluiten van deals vertraagd wordt.
Lees ook: Jouw complete gids voor contractmanagement
Wat de data ons vertellen
- Problemen met versiebeheer: 65,67% van de respondenten gebruikt e-mail om contracten te beoordelen en te bewerken, wat er vaak toe leidt dat er meerdere versies worden opgeslagen en gedeeld. Dit leidt tot verwarring over welke versie het meest actueel is.
- Vertragingen bij goedkeuring: 31,33% van de bedrijven noemde vertragingen bij de goedkeuring als een belangrijk knelpunt, een probleem dat wordt verergerd door de handmatige aard van tekstverwerkerworkflows.
- Opslagrisico’s: 17% van de bedrijven slaat contracten op lokale schijven op , waardoor het gemakkelijk is om belangrijke afspraken en deadlines uit het oog te verliezen.
De inefficiëntie van tekstverwerkers in contractmanagement
Tekstverwerkers zijn nooit ontworpen met contractmanagement in gedachten. Hoewel ze geweldig zijn voor het opstellen van inhoud, missen ze de gespecialiseerde features die nodig zijn voor tracking, samenwerking en compliance.
De belangrijkste inefficiënties zijn:
- Problemen met versiebeheer
Met tekstverwerkers is versiebeheer een constante kopzorg. Elke wijziging aan een document resulteert in een nieuw bestand, dat vaak via e-mail wordt gedeeld. Deze methode maakt het moeilijk om te bepalen welke versie het meest accuraat is, wat leidt tot mogelijke fouten en onnodige vertragingen. - Gebrek aan realtime samenwerking
In tegenstelling tot moderne platforms waar meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document kunnen werken, moeten tekstverwerkers gebruikers om de beurt wijzigingen aanbrengen. Dit vertraagt het proces en vergroot het risico op miscommunicatie. - Handmatige tracking uitdagingen
Tekstverwerkers bieden geen ingebouwde tools voor het tracken van contract statussen, vervaldata of deadlines voor het hernieuwen van contracten. Hierdoor zijn teams afhankelijk van spreadsheets of herinneringen in de agenda, wat het risico op gemiste deadlines en gemiste kansen vergroot.
De impact op de bedrijfsvoering
De beperkingen van tekstverwerkers zijn niet alleen maar ongemakken – ze kunnen een tastbare invloed hebben op de winst van je bedrijf.
Vertraagde afsluiting van deals
Volgens ons onderzoek doet 39,67% van de bedrijven er een tot twee weken over om een contract af te ronden en 7,33% meldt dat het meer dan vier weken duurt. Deze vertragingen kunnen klanten frustreren, het genereren van omzet vertragen en concurrenten een voorsprong geven.
Most popular business agreement templates
Crisico’s voor naleving
Het opslaan van contracten op lokale schijven, zoals 17% van de bedrijven rapporteerde, maakt bedrijven kwetsbaar op het gebied van databeveiliging en compliance. Regelgeving zoals GDPR vereist dat bedrijven controle hebben over de flows van persoonlijke data, en handmatige processen maken het moeilijker om naleving te garanderen.
Verspilde bronnen
Handmatige workflows verbruiken tijd en energie die beter besteed kunnen worden aan hoogwaardige taken. Legal teams zijn bijvoorbeeld vaak uren bezig met het nakijken van contracten op fouten of inconsistenties, tijd die met automatisering bespaard zou kunnen worden.
Waarom bedrijven overstappen op slimmere oplossingen
Omdat ze de inefficiëntie van tekstverwerkers inzien, stappen veel organisaties over op platforms voor contractmanagement. Deze tools zijn speciaal ontworpen om de complexiteit van moderne contract workflows aan te pakken en bieden features die processen stroomlijnen en risico’s verminderen.
Lees ook: 10 beste contractmanagement software in 2025
De voordelen van moderne platforms voor contractmanagement zijn o.a:
- Real-time samenwerking
Met dit soort platforms kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, zodat iedereen op één lijn zit en het heen-en-weer geloop van e-mails wordt verminderd. - Geautomatiseerde workflows
Approval processen kunnen worden geautomatiseerd, waardoor knelpunten worden voorkomen en contracten snel door de pijplijn gaan. Dit is een oplossing voor de 31,33% bedrijven die worstelen met vertragingen bij Approval die in ons onderzoek naar voren kwamen. - Gecentraliseerde opslag
Contracten worden opgeslagen in een veilige, gecentraliseerde opslagplaats, waardoor ze gemakkelijk te vinden en te tracken zijn. Dit lost het probleem op van 17% van de bedrijven die contracten op lokale schijven opslaan, zodat er niets verloren gaat of over het hoofd wordt gezien. - Tracking en herinneringen
Ingebouwde tools voor het tracken van vervaldata en deadlines voor het hernieuwen van contracten zorgen ervoor dat bedrijven nooit een belangrijke mijlpaal missen. Volgens ons onderzoek houdt 32,67% van de bedrijven de vervaldata nog handmatig bij, wat tijdrovend en foutgevoelig is.
Extern onderzoek ondersteunt de voordelen van de overstap naar slimmere oplossingen voor contractmanagement. Volgens een onderzoek van Forrester kunnen bedrijven die software voor contract lifecycle management (CLM) gebruiken de tijd die nodig is om contracten te Approvalerenmet 82% verkorten.
Daarnaast meldt Procurement Tactics dat automatisering van contractprocessen de administratieve kosten met 30% kan verlagen en het risico op contractgeschillen met 60% kan verminderen.
Deze bevindingen laten zien hoe moderne tools niet alleen tijd besparen, maar ook risico’s verminderen, de naleving van regels verbeteren en de algehele efficiëntie verhogen.
Hoe je kunt overstappen
Als jouw organisatie nog steeds tekstverwerkers gebruikt voor contracten, dan is het nu tijd om je methode te herzien. Overstappen naar een contractmanagement platform hoeft niet overweldigend te zijn.
Hier zijn enkele stappen om te beginnen:
- Beoordeel je huidige workflows
Identificeer de pijnpunten in jouw huidige contract processen, zoals problemen met versiebeheer of gemiste deadlines. - Kies het juiste platform
Zoek een oplossing die integreert met je bestaande tools en die de features biedt die jij nodig hebt, zoals geautomatiseerde herinneringen en gecentraliseerde opslag. - Train je team
Zorg ervoor dat alle teamleden begrijpen hoe ze het platform effectief kunnen gebruiken. Zorg voor trainingssessies en voortdurende ondersteuning om het gebruik te vergemakkelijken. - Bewaken en optimaliseren
Controleer regelmatig je nieuwe workflows om verbeterpunten te identificeren en ervoor te zorgen dat het platform de verwachte voordelen oplevert.
Conclusie
Hoewel tekstverwerkers lange tijd een belangrijk onderdeel zijn geweest van contractmanagement, zijn ze niet langer geschikt om aan de eisen van moderne bedrijven te voldoen. Zoals blijkt uit ons onderzoek kunnen de inefficiënties van deze tools leiden tot vertragingen, fouten en onnodige risico’s.
Door over te stappen op slimmere oplossingen voor contractmanagement kunnen bedrijven hun workflows stroomlijnen, de samenwerking verbeteren en zorgen voor naleving. Het resultaat is een sneller, betrouwbaarder proces dat tijd bespaart, kosten verlaagt en je organisatie positioneert voor succes in een concurrerende markt.
Laat verouderde tools je bedrijf niet tegenhouden. Zet vandaag nog de eerste stap naar beter contractmanagement.
