Sopimukset ovat liiketoiminnan perusta, mutta monet organisaatiot käyttävät niiden hallinnointiin edelleen vanhentuneita työkaluja, kuten tekstinkäsittelyohjelmia. Äskettäinen kyselytutkimuksemme, johon osallistui 200 ammattilaista, osoitti, että 66 prosenttia yrityksistä käyttää sopimusten luomiseen tekstinkäsittelyohjelmia, kuten Microsoft Wordia tai Google Docsia. Vaikka nämä työkalut ovat tuttuja, ne eivät useinkaan vastaa nykyaikaisen sopimushallinnan monimutkaisuuteen.
Riippuvuus tekstinkäsittelyohjelmista aiheuttaa tehottomuutta, luo riskejä ja vaikeuttaa yritysten sopeutumista nopeasti kehittyvään digitaaliseen ympäristöön. Tässä artikkelissa selvitämme tekstinkäsittelyohjelmien rajoituksia sopimuksissa, esittelemme tutkimuksesta saatuja oivalluksia ja tuomme esiin, miten älykkäämmät sopimushallinnan ratkaisut voivat säästää aikaasi ja virtaviivaistaa työtäsi.
Tekstinkäsittelyohjelmien laajamittainen käyttö sopimuksissa
Se, että 66 prosenttia yrityksistä käyttää edelleen tekstinkäsittelyohjelmia sopimusten laatimiseen, osoittaa, miten juurtuneita nämä työkalut ovat päivittäisessä toiminnassa. Wordin kaltaiset työkalut ovat vuosikymmenien ajan olleet joustavuutta ja yksinkertaisuutta tarjoavia ratkaisuja asiakirjojen laatimiseen. Niiden hyödyllisyys kuitenkin usein loppuu siihen.
Tutkimuksessamme havaittiin myös, että monet yritykset muuntavat sopimukset tekstinkäsittelyohjelmista PDF-tiedostoiksi, joita ei voi enää muokata allekirjoitusta varten, mikä vaikeuttaa prosessia entisestään. Tällaiset manuaaliset työnkulut aiheuttavat tehottomuutta, joka voi vaikuttaa koko organisaatioon hidastamalla hyväksyntiä, aiheuttamalla virheitä ja hidastamalla sopimusten tekemistä.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Mitä tutkimuksestamme selvisi?
- Versiohallintakysymykset: 65,67 prosenttia vastaajista käyttää sähköpostia sopimusten tarkistamiseen ja muokkaamiseen, mikä johtaa usein siihen, että useita versioita tallennetaan ja jaetaan eteenpäin. Tämä johtaa epäselvyyteen siitä, mikä versio on uusin.
- Hyväksymisen viivästyminen: 31,33 prosenttia yrityksistä piti hyväksymisviiveitä merkittävänä pullonkaulana, ja tätä ongelmaa pahentaa tekstinkäsittelyohjelman työnkulkujen manuaalinen luonne.
- Tallennusriskit: 17 prosenttia yrityksistä säilyttää sopimuksia paikallisilla asemilla, jolloin keskeiset sopimukset ja määräajat katoavat helposti.
Tekstinkäsittelyohjelmien tehottomuus sopimusten hallinnoinnissa
Tekstinkäsittelyohjelmia ei ole koskaan suunniteltu sopimusten hallintaa silmällä pitäen. Vaikka ne soveltuvat erinomaisesti sisällön laatimiseen, niistä puuttuvat seurantaan, yhteistyöhön ja sääntöjen noudattamiseen tarvittavat erityisominaisuudet.
Keskeisiä tehottomuuksia ovat:
- Versionhallintaongelmat
Tekstinkäsittelyohjelmissa versiohallinta aiheuttaa jatkuvaa päänvaivaa. Jokainen muutos asiakirjaan johtaa uuteen tiedostoon, joka jaetaan usein sähköpostitse. Tämän menetelmän vuoksi on vaikea määrittää, mikä versio on tarkin, mikä johtaa mahdollisiin virheisiin ja tarpeettomiin viivästyksiin. - Reaaliaikaisen yhteistyön puute
Toisin kuin nykyaikaiset alustat, joilla useat käyttäjät voivat työskennellä asiakirjan parissa samanaikaisesti, tekstinkäsittelyohjelmat edellyttävät, että käyttäjät tekevät muutoksia vuorotellen. Tämä hidastaa prosessia ja lisää väärinymmärryksen riskiä. - Manuaalisen seurannan haasteet
Tekstinkäsittelyohjelmat eivät tarjoa sisäänrakennettuja työkaluja sopimusten tilan, päättymispäivämäärien tai uusimisaikojen seuraamiseen. Tämä pakottaa tiimit turvautumaan taulukkolaskentaohjelmiin tai kalenterimuistutuksiin, mikä lisää määräaikojen missaamisen ja tilaisuuksien menettämisen riskiä.
Vaikutus liiketoimintaan
Tekstinkäsittelyohjelmien rajoitukset eivät ole vain pieni haitta – niillä voi olla konkreettinen vaikutus yrityksesi tulokseen.
Myöhästyneet kaupat
Tutkimuksemme mukaan 39,67 prosenttia yrityksistä tarvitsee yhdestä kahteen viikkoa sopimuksen viimeistelyyn ja 7,33 prosenttia ilmoittaa, että tämä prosessi kestää yli neljä viikkoa. Nämä viivästykset voivat turhauttaa asiakkaita, hidastaa tulojen syntymistä ja antaa kilpailijoille etulyöntiaseman.
Compliance-riskit
Sopimusten tallentaminen paikallisille asemille – kuten 17 prosenttia yrityksistä ilmoitti järjestelykseen – aiheuttaa haavoittuvuuksia tietoturvan ja compliancen kannalta. GDPR:n kaltaiset säädökset edellyttävät yrityksiltä henkilötietojen hallintaa, ja manuaaliset prosessit vaikeuttavat vaatimustenmukaisuuden varmistamista.
Hukkaan heitetyt resurssit
Manuaaliset työnkulut kuluttavat aikaa ja energiaa, jotka voitaisiin käyttää arvokkaampiin tehtäviin. Esimerkiksi lakitiimit käyttävät usein tuntikausia sopimusten tarkistamiseen virheiden tai epäjohdonmukaisuuksien varalta.
Miksi yritykset siirtyvät kohti älykkäämpiä ratkaisuja?
Koska monet organisaatiot ovat ymmärtäneet tekstinkäsittelyohjelmien tehottomuuden, ne ovat siirtymässä sopimustenhallinta-alustoihin. Nämä työkalut on suunniteltu erityisesti vastaamaan nykyaikaisten sopimusprosessien monimutkaisuuteen, ja ne tarjoavat ominaisuuksia, jotka virtaviivaistavat työtä ja vähentävät riskejä.
Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa vuonna 2025
Nykyaikaisten sopimushallinta-alustojen etuja ovat muun muassa:
- Reaaliaikainen yhteistyö
Tällaiset alustat mahdollistavat sen, että useat käyttäjät voivat työskennellä saman asiakirjan parissa yhtä aikaa, mikä varmistaa, että kaikki ovat samoilla linjoilla, ja vähentää edestakaista sähköpostien vaihtoa. - Automatisoidut työnkulut
Hyväksymisprosessit voidaan automatisoida, mikä poistaa pullonkaulat ja varmistaa, että sopimukset etenevät nopeasti. Tutkimuksemme mukaan 31,33 prosenttia yrityksistä kamppailee hyväksymisviiveiden kanssa. - Keskitetty arkisto
Sopimukset tallennetaan turvalliseen, keskitettyyn arkistoon, josta ne on helppo löytää, ja jossa niitä on vaivatonta seurata. Tämä ratkaisee tutkimuksessa ilmi käyneen ongelman, jonka mukaan 17 prosenttia yrityksistä tallentaa sopimukset paikallisille asemille. - Seuranta ja muistutukset
Sisäänrakennetut työkalut päättymispäivämäärien ja uusimisaikojen seurantaan varmistavat, että yritykset eivät koskaan missaa kriittistä virstanpylvästä. Tutkimuksemme mukaan 32,67 prosenttia yrityksistä seuraa päättymispäiviä edelleen manuaalisesti, mikä on aikaa vievä ja virhealtis käytäntö.
Ulkopuoliset tutkimukset tukevat hyötyjä, joita saadaan siirtymällä älykkäämpiin sopimusten hallintaratkaisuihin. Forresterin tutkimuksen mukaan yritykset, jotka ottavat käyttöön CLM-ohjelmiston (Contract Lifecycle Management), voivat lyhentää sopimusten hyväksymisaikoja jopa 82:lla prosentilla.
Lisäksi Procurement Tactics raportoi, että sopimusprosessien automatisointi voi vähentää hallinnollisia kustannuksia jopa 30 prosenttia ja sopimusriitojen riskiä 60 prosenttia.
Nämä havainnot korostavat, miten nykyaikaiset työkalut säästävät aikaa, mutta myös vähentävät riskejä, parantavat vaatimustenmukaisuutta ja lisäävät yleistä tehokkuutta.
Miten siirtymä tapahtuu?
Jos organisaatiossasi käytetään edelleen tekstinkäsittelyohjelmia sopimuksiin, nyt on aika miettiä lähestymistapaa uudelleen. Siirtymisen sopimushallinta-alustaan ei tarvitse olla ylivoimaista.
Seuraavassa on muutamia vaiheita, joiden avulla pääset alkuun:
- Arvioi nykyiset työnkulut
Tunnista nykyisten sopimusprosessien kipupisteet, kuten versionhallintaongelmat tai myöhästyneet määräajat. - Valitse oikea alusta
Etsi ratkaisu, joka integroituu nykyisiin työkaluihisi ja tarjoaa tarvitsemasi ominaisuudet, kuten automaattiset muistutukset ja keskitetyn tallennuksen. - Kouluta tiimisi
Varmista, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät, miten alustaa käytetään tehokkaasti. Järjestä koulutustilaisuuksia ja jatkuvaa tukea käyttöönoton helpottamiseksi. - Seuraa ja optimoi
Tarkastele säännöllisesti uusia työnkulkuja, jotta voit tunnistaa parannuskohteet ja varmistaa, että alusta tuottaa odotetut hyödyt.
Tiivistelmä
Vaikka tekstinkäsittelyohjelmat ovat pitkään olleet sopimusten hallinnan peruspilari, ne eivät enää vastaa nykyaikaisten yritysten vaatimuksia. Kuten tutkimustulokset osoittavat, näiden työkalujen tehottomuus voi johtaa viivästyksiin, virheisiin ja tarpeettomiin riskeihin.
Siirtymällä älykkäämpiin sopimusten hallintaratkaisuihin yritykset voivat virtaviivaistaa työnkulkuja, parantaa yhteistyötä ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden. Tuloksena on nopeampi ja luotettavampi prosessi, joka säästää aikaa, pienentää kustannuksia ja antaa yrityksellesi edellytykset menestyä kilpailluilla markkinoilla.
Älä anna vanhentuneiden työkalujen jarruttaa kasvuasi. Ota ensimmäinen askel kohti parempaa sopimusten hallintaa jo tänään!