Innan vi dyker in i hur du skapar en smidig och enhetlig avtalshantering – och varför det är avgörande – låt oss prata om problemet. Utan ett samordnat system för avtalshantering sprids avtal över flera system, vilket skapar oreda, ineffektivitet och ökade risker. Vår undersökning av 200 yrkesverksamma visar att 70,67 % av företagen använder två till tre olika verktyg för avtalshantering. Med andra ord: en splittrad strategi som bromsar framgång.
Nackdelarna med fragmenterade system
- Datasilos
När avtal ligger utspridda i olika system blir det svårt att få en tydlig överblick över skyldigheter och deadlines. Det ökar risken för bristande efterlevnad och gör tillsynen mer komplicerad än den behöver vara. - Ineffektiva processer
Att jonglera mellan flera plattformar saktar ner hela avtalsprocessen – från skapande och godkännande till hantering. Resultatet? Onödiga förseningar, fler misstag och frustrerade team. - Samarbetsutmaningar
När avtal hanteras i olika system blir kommunikationen mellan intressenter onödigt krånglig. Det skapar missförstånd, felriktade mål och i slutändan en långsammare process.
Fördelarna med ett centraliserat och samordnat system för avtalshantering
- Förbättrad efterlevnad
Med ett centraliserat system får du full koll på villkor, deadlines och skyldigheter – en gamechanger för efterlevnad. Enligt World Commerce & Contracting missar organisationer med centraliserade system betydligt färre viktiga milstolpar, vilket minskar juridiska risker och potentiella böter. Kort sagt: bättre kontroll, mindre huvudvärk. - Ökad effektivitet i verksamheten
Med centraliserad avtalshantering slipper du hoppa mellan olika verktyg – en tidsbov som gör processen onödigt krånglig. Enligt Gartner kan företag som samlar allt i ett system minska de administrativa uppgifterna kring avtal med 30 %, vilket frigör tid och resurser för mer strategiskt arbete. Smartare hantering, större effekt.
Ett centraliserat system gör det också snabbare att söka efter avtal. Till exempel kan sälj- eller juristavdelningar snabbt hämta avtal, vilket minskar antalet timmar som läggs på att leta efter dokument som lagrats i olika system eller på lokala enheter. - Bättre samarbete och synlighet
En centraliserad plattform låter sälj-, juridik- och driftteam samarbeta i realtid på samma dokument – utan onödiga hinder. Alla har tillgång till den senaste versionen av avtalet, vilket minskar risken för missförstånd och ineffektivitet. Enligt Forrester förbättrar realtidssamarbete leveranstiderna för avtal avsevärt och minskar fel kopplade till bristande kommunikation. Resultatet? Snabbare processer och färre problem.
Läs även: Vad är avtalshantering? En komplett guide
De ekonomiska fördelarna med centralisering
Dålig avtalshantering kostar företag upp till 9,2% av deras intäkter varje år, enligt WorldCC. Genom att centralisera avtalen kan företagen undvika onödiga förluster som orsakas av förseningar, missade deadlines och ineffektiva processer.
Centraliserade och enhetliga system för avtalshantering minskar också kostnaderna för manuell spårning av avtal. Automatiska varningar om att avtal ska förnyas eller löpa ut eliminerar behovet av manuella processer, vilket sparar tid och förhindrar ekonomiska konsekvenser av att deadlines förbises.
Legally binding contract templates in Oneflow
Hur man implementerar ett centraliserat system
- Granska dina nuvarande processer
Börja med att identifiera ineffektivitet i era nuvarande arbetsflöden för avtal. Vilka steg tar längst tid och var är risken för fel störst?
- Välj en robust plattform
Leta efter system för avtalshantering som erbjuder funktioner som centraliserad lagring, automatiserade arbetsflöden och samarbete i realtid.
- Integrera befintliga verktyg
Välj ett system som integreras sömlöst med ditt CRM, ERP eller andra affärsplattformar för att skapa ett samordnat arbetsflöde.
- Utbilda dina team
Ge omfattande utbildning för att säkerställa att alla intressenter vet hur man använder systemet på ett effektivt sätt, vilket främjar införandet i hela organisationen.
Slutsats
Centraliserad avtalshantering handlar inte bara om att jobba smartare – det är nyckeln till efterlevnad, smidigt samarbete och ökad lönsamhet. Skilda processer och fragmenterade verktyg skapar onödiga risker och ineffektivitet. Med ett enhetligt system får du full kontroll, säkrare hantering och ett smidigare arbetsflöde där alla är med på tåget.
Siffrorna ljuger inte: organisationer som använder centraliserade system upplever snabbare avtal, lägre administrativa kostnader och bättre efterlevnad. Med ett enhetligt system för avtalshantering kan ni slippa onödigt krångel och istället fokusera på det som verkligen driver affären framåt.
