Kerromme lisää siitä, miten yhtenäinen sopimusten hallintajärjestelmä otetaan käyttöön ja miksi se on tärkeää. On selvää, että sopimusten hallinnointi eri järjestelmissä voi johtaa tehottomuuteen, sääntöjen noudattamiseen liittyviin riskeihin ja menetettyihin mahdollisuuksiin. Tutkimuksemme, johon osallistui 200 ammattilaista eri yrityksistä, osoitti, että 70,67 prosenttia yrityksistä käyttää sopimushallintaan kahta tai kolmea työkalua, mikä korostaa hajanaista lähestymistapaa, joka haittaa tehokkuutta.
Hajanaisten järjestelmien haitat
- Datasiilot
Erilliset järjestelmät estävät kokonaisvaltaisen kuvan saamisen sopimusvelvoitteista, mikä lisää noudattamatta jättämisen ja valvonnan riskiä. - Tehottomat prosessit
Vaihtaminen useiden alustojen välillä hidastaa sopimusten luomista, hyväksymistä ja hallintaa, mikä johtaa viivästyksiin ja virheisiin. - Yhteistyön haasteet
Pirstaleisuus estää saumattoman viestinnän sidosryhmien välillä, mikä johtaa tavoitteiden yhteensovittamattomuuteen ja väärinkäsityksiin.
Yhtenäinen sopimusten hallintajärjestelmä: Edut
- Parannettu vaatimustenmukaisuus
Yhtenäinen sopimusten hallintajärjestelmä tarjoaa täydellisen näkyvyyden sopimusehtoihin, määräaikoihin ja velvoitteisiin, mikä auttaa yrityksiä noudattamaan lakisääteisiä vaatimuksia. World Commerce & Contracting korostaa, että keskitettyjä järjestelmiä käyttävät organisaatiot laiminlyövät huomattavasti epätodennäköisemmin kriittisiä vaatimustenmukaisuuden virstanpylväitä, mikä vähentää oikeudellisia riskejä ja sakkoja. - Parempi toiminnallinen tehokkuus
Sopimusten hallinnan keskittäminen poistaa tarpeen siirtyä useiden työkalujen välillä, mikä vie aikaa ja luo tehottomuutta. Gartnerin mukaan yritykset, jotka ottavat käyttöön keskitetyt sopimusten elinkaaren hallintajärjestelmät, vähentävät sopimuksiin liittyviä hallinnollisia tehtäviä 30 prosentilla, mikä vapauttaa resursseja strategisempiin toimiin.
Yhtenäinen sopimusten hallintajärjestelmä nopeuttaa myös sopimushakuja. Esimerkiksi myynti- tai lakitiimit voivat etsiä sopimuksia nopeasti, jolloin eri järjestelmiin tai paikallisille asemille tallennettujen asiakirjojen etsimiseen kuluu vähemmän aikaa. - Parempi yhteistyö ja näkyvyys
Keskitetyn alustan avulla eri osastojen sidosryhmät voivat tehdä reaaliaikaista yhteistyötä saman asiakirjan parissa. Tämä poistaa esteet myynti-, laki- ja hallintotiimien väliltä ja varmistaa, että kaikki työskentelevät sopimuksen uusimman version parissa. Forrester korostaa, että reaaliaikainen yhteistyö parantaa merkittävästi sopimusten läpimenoaikoja ja vähentää väärinkäytöksistä johtuvia virheitä.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Keskittämisen taloudelliset edut
WorldCC:n mukaan huonot sopimushallintakäytännöt maksavat yrityksille vuosittain jopa 9,2 prosenttia niiden tuloista. Keskittämällä sopimukset yritykset voivat välttää tarpeettomat tappiot, jotka johtuvat viivästyksistä, myöhästyneistä määräajoista ja tehottomista prosesseista.
Yhtenäinen sopimusten hallintajärjestelmä vähentää myös manuaaliseen sopimusten seurantaan liittyviä kustannuksia. Automaattiset hälytykset sopimusten uusimisesta tai päättymisestä poistavat manuaalisten prosessien tarpeen, mikä säästää aikaa ja estää unohdetuista määräajoista aiheutuvat taloudelliset seuraukset.
Laillisesti sitovat sopimusmallit Oneflowssa
Keskitetyn järjestelmän käyttöönotto
- Tarkasta nykyiset prosessisi
Aloita tunnistamalla nykyisten sopimustyöprosessien tehottomuus. Mitkä vaiheet vievät eniten aikaa ja missä virheiden riski on suurin?
- Valitse luotettava alusta
Etsi sopimushallinnan järjestelmä, joka tarjoaa esimerkiksi keskitetyn tallennuksen, automatisoidut työnkulut ja reaaliaikaisen yhteistyön.
- Integroi nykyiset työkalut
Valitse järjestelmä, joka integroituu saumattomasti CRM-, ERP- tai muihin liiketoiminta-alustoihin yhtenäisen työnkulun luomiseksi.
- Kouluta tiimisi
Tarjoamalla kattavaa koulutusta varmistetaan, että kaikki sidosryhmät osaavat käyttää järjestelmää tehokkaasti, ja edistetään järjestelmän käyttöönottoa koko organisaatiossa.
Tiivistelmä
Yhtenäinen sopimusten hallintajärjestelmä ei vain paranna tehokkuutta, vaan se muuttaa sääntöjen noudattamista, yhteistyötä ja kannattavuutta. Epäyhtenäiset prosessit ja hajanaiset työkalut aiheuttavat tarpeettomia riskejä ja tehottomuutta, mutta yhtenäisen järjestelmän käyttöönotto varmistaa, että sopimuksia hallinnoidaan turvallisesti, tehokkaasti ja yhteistyössä.
Luvut puhuvat puolestaan: keskitettyjä järjestelmiä käyttävät organisaatiot kokevat sopimussyklien nopeutuvan, hallinnollisten kustannusten vähenevän ja vaatimustenmukaisuuden paranevan. Siirry yhtenäiseen sopimusten hallintajärjestelmään ja vapauta yrityksesi koko potentiaali!
