Vanhentuneisiin sopimushallinnan käytäntöihin takertuminen on kuin käyttäisi Nokian 3310:ä älypuhelinten aikakaudella. Yllättävää kyllä, monet organisaatiot luottavat edelleen vanhentuneisiin menetelmiin tietämättä niiden aiheuttamista piilokustannuksista ja tehottomuudesta. Äskettäinen tutkimuksemme, johon osallistui 200 ammattilaista eri yrityksistä, osoitti, että 66 prosenttia yrityksistä luo sopimuksia edelleen tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten MS Wordilla tai Google Docsilla, mikä osoittaa, että yritykset turvautuvat laajalti työkaluihin, joita ei ole suunniteltu kattavaan sopimusten hallintaan.
Sopimushallinnan vanhentuneiden käytäntöjen sudenkuopat
- Hajautettu varastointi: Tutkimuksessa kävi ilmi, että 17 prosenttia yrityksistä tallentaa sopimuksia paikallisille asemille, mikä aiheuttaa haasteita saatavuudessa ja versionhallinnassa. Tämä hajanainen lähestymistapa lisää sopimusten katoamisen tai vanhentumisen riskiä, mikä vaikeuttaa sääntöjen noudattamista ja sopimusten löytämistä.
- Sähköpostin luotettavuus: Kun 65,67 prosenttia yrityksistä käyttää sähköpostia sopimusten tarkistamiseen ja viimeistelyyn, väärinkäytösten ja virheiden mahdollisuus kasvaa. Sähköpostiviestit voivat muuttua mutkikkaiksi, mikä vaikeuttaa muutosten ja hyväksyntöjen tehokasta seurantaa.
- Manuaalinen seuranta: Huomattava 32,67 prosenttia yrityksistä seuraa edelleen sopimusten määräaikoja manuaalisesti, mikä lisää todennäköisyyttä, että sopimusten uusiminen tai voimassaolon päättyminen jää väliin, mikä voi johtaa taloudellisiin seuraamuksiin tai menetettyihin liiketoimintamahdollisuuksiin.
Jälkijunaan jäämisen kustannukset
World Commerce & Contracting (WorldCC) -järjestön mukaan huono sopimushallinta voi heikentää jopa 9 prosenttia organisaation vuositulosta.
Tämä arvonmenetys johtuu tehottomuudesta, virheistä ja hukatuista mahdollisuuksista, jotka johtuvat vanhentuneista käytännöistä.
Forrester Research korostaa, että CLM-markkinat (Contract Lifecycle Management) kehittyvät, ja nykyaikaiset ratkaisut tarjoavat paljon perinteisiä menetelmiä parempia ominaisuuksia.
Organisaatiot, jotka eivät pysty sopeutumaan, voivat joutua epäedulliseen kilpailuasemaan.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Nykyaikaisten ratkaisujen omaksuminen
Jos haluat siirtyä vanhentuneista käytännöistä seuraavalle tasolle, harkitse seuraavia vaiheita sopimushallinnan tehostamiseksi:
- Keskitä sopimukset yhteen paikkaan: Ota käyttöön yhtenäinen arkisto, jolla varmistetaan, että kaikilla sidosryhmillä on pääsy uusimpiin sopimusversioihin, mikä parantaa yhteistyötä ja vaatimustenmukaisuutta.
- Automatisoi työnkulkuja: Hyödynnä CLM-järjestelmiä sopimuksen elinkaaren virtaviivaistamiseen – aina sopimuksen luomisesta ja neuvottelemisesta sen täytäntöönpanoon ja uusimiseen – vähentämällä manuaalisia virheitä ja nopeuttamalla prosesseja.
- Hyödynnä analytiikkaa: Nykyaikaiset CLM-alustat tarjoavat analyysityökaluja sopimusten suorituskyvyn seurantaan, pullonkaulojen tunnistamiseen ja strategisten päätösten tekemiseen.
Tiivistelmä
Sopimusten hallinnointi vanhentuneilla menetelmillä ei ole vain tehotonta, vaan se aiheuttaa merkittäviä riskejä organisaatiosi tulokselle. Ottamalla käyttöön nykyaikaisia sopimushallinnan ratkaisuja yritykset voivat parantaa tehokkuutta, vähentää riskejä ja varmistaa kestävän menestyksen.
