Att HR blivit digitalt är ingen nyhet. Men det betyder inte att det automatiskt blivit enklare. När nya verktyg och system tillkommer i snabb takt växer också behovet av struktur, både i vardagen och i strategin bakom systemen. Under vårt webinar “HR utan kaos – Så skapar ni strukturer i er digitala arbetsmiljö” som hölls tillsammans med Hibob, diskuterade vi vad som krävs för att bygga ett fungerande HR-ekosystem. Ett som inte bara ser bra ut på pappret, utan faktiskt fungerar i praktiken.
Samtalet leddes av Marie Rockström från HerbertNathan & Co tillsammans med Liza Andersin från Keystone Education Group och Emilia Janis från Oneflow. Tre olika perspektiv – men flera gemensamma slutsatser.
Se inspelningen av webinariet här!
Ett systemlandskap fullt av verktyg – men utan kopplingar
Det Marie, och HerbertNathan, ofta ser är att organisationer har gjort stora investeringar i HR-system, eller står i startgroparna för ytterligare satsningar. Trots det sitter HR ofta med 10–15 olika system, men ändå med manuella Excel-listor vid sidan av. Filöverföringar måste göras för hand, information faller mellan stolarna, och ansvaret för olika processer är otydligt.
Vanlig feedback från chefer är att det finns “för många system, men ingenstans hittar jag det jag söker.” Och den upplevelsen speglas i statistiken. I snitt använder företag upp till 897 digitala verktyg, men endast omkring 30 procent av dessa är integrerade med varandra.
Fragmenterade systemlandskap skapar mer problem än de löser
Inom HR har antalet moduler och funktioner fördubblats på kort tid, inte minst sedan GDPR drev fram behovet av masterdatasystem. Men den ökade tillgången på system har inte automatiskt lett till bättre struktur, tvärtom visar studier att ett fragmenterat systemlandskap snarare bidrar till mer manuell administration, fler fel, och en känsla av osäkerhet kring vad som faktiskt gäller.
Det påverkar inte bara HR:s effektivitet, utan hela medarbetarupplevelsen och i värsta fall även hälsan. När verktygen man förväntas använda i jobbet inte fungerar, skapar det frustration och otrygghet. Det kan låta som ett tekniskt problem, men i grunden handlar det om något helt annat: brist på strategi.
Från Excel-kaos till något som faktiskt håller
När Liza började på Keystone 2016 sköttes det mesta inom HR i Excel. Några år senare, mitt i en tillväxtresa med flera internationella förvärv, stod det klart att det behövdes något mer hållbart. Ett HR-system som inte bara kunde hantera nuläget, utan växa med organisationen och skapa ett sammanhängande systemlandskap. Keystone valde då att byta till ett system som kunde agera nav för hela deras HR-setup – ett med fokus på användarvänlighet, struktur och integration.
Det största problemet? Brist på strategi
Tekniken i sig är sällan problemet. Däremot är det vanligt att företag hoppar direkt på en lösning utan att först ha definierat vad de vill uppnå. Resultatet blir ofta en uppsättning system som inte hänger ihop, kräver manuella genvägar och skapar merarbete i vardagen.
Marie jämförde det med att köpa kläder utan att veta vad man redan har i garderoben. Hur snygga plaggen än är, fungerar de inte tillsammans blir det ändå inte bra.
Gör det användarvänligt – på riktigt
Användarvänlighet handlar inte bara om snygga gränssnitt. Det handlar om att göra det enkelt att göra rätt. För Liza betyder det att minska behovet av manuell inmatning, skapa tydliga flöden och se till att system faktiskt används, av både chefer och medarbetare.
När allt fungerar i bakgrunden och data flödar mellan systemen utan att någon behöver tänka på det, då har man kommit långt.
Vanliga fallgropar att undvika
Emilia lyfte ett återkommande misstag: att bygga speciallösningar som bara fungerar i just er organisation. Det kanske känns rätt i stunden, men blir snabbt ett hinder för skalbarhet och vidareutveckling.
Istället gäller det att tänka standardiserat, dokumentera sina datamodeller och se systemen som byggklossar. Då blir det också enklare att byta ut delar och växa i takt med organisationen.
Den digitala arbetsmiljön är också en arbetsmiljö
När Arbetsmiljöverket besökte Keystone handlade inspektionen inte om stolar eller belysning, utan om deras digitala miljö. Hur många verktyg krävs för att göra en enkel uppgift? Hur mycket dubbelarbete sker varje dag?
Det digitala är inte längre ett stöd till arbetsmiljön. Det är arbetsmiljön. Och det behöver speglas i hur organisationer bygger sina interna system.
Tänk helhet – inte bara system
Det viktigaste rådet från hela samtalet var enkelt: börja med strategin. Bygg för hela medarbetarresan, från första kontakt till sista arbetsdag. Välj lösningar som är flexibla, skalbara och designade för att hänga ihop. Inte fler verktyg, utan rätt verktyg. Och rätt kopplingar däremellan.
6 steg till struktur i er digitala HR-miljö
Avslutningsvis, här är sex konkreta steg för dig som vill börja skapa ordning i ett rörigt HR-landskap:
- Skapa en tydlig, långsiktig strategi
Börja med att definiera målet. Vad vill ni uppnå – och varför? - Säkerställ att systemen stöttar både affärsmål och medarbetare
Ett bra HR-system gör livet enklare för fler än bara HR. - Bryt silos mellan HR, IT och ekonomi
Tänk ekosystem, inte avdelningar. Tillsammans skapar ni bättre flöden. - Prioritera förändringsledning och utbildning
Systemen i sig är inte lösningen – människor behöver vilja och kunna använda dem. - Satsa på säkerhet, enkelhet och skalbarhet
Bygg för framtiden, inte bara för nuläget. - Involvera alla stakeholders/IT från början
Prata integration som en del av affärsstrategin, inte som en teknisk fotnot.
Oneflow – en integrerad del av ditt ekosystem
På Oneflow vet vi att system som inte pratar med varandra bara skapar frustration. Därför erbjuder vi integrationer till de flesta stora verktyg på marknaden – från HRIS och ATS till CRM och ärendehantering. Oavsett hur ert systemlandskap ser ut idag kan Oneflow bli en naturlig del av helheten.
Vårt öppna API gör det möjligt att integrera Oneflow med precis det verktyg ni använder, utan krångel. Det ger er ett dokumentflöde som är både automatiserat och anpassat till just era behov, oavsett om ni jobbar med onboarding, signering eller komplexa processer över flera plattformar.
Vill du se hur Oneflow passar in i just din systemmiljö?
Läs mer om våra integrationer här eller boka en demo och få hjälp att komma igång.
Färdiga avtalsmallar i Oneflow
