Operationschefer spelar en nyckelroll i att forma go-to-market-strategier. Men när avtal hanteras i olika system och verktyg uppstår splittrade avtalslösningar som leder till fragmenterad data, högre driftskostnader, ineffektivt samarbete mellan team – och svårare beslutsfattande i brist på en gemensam informationskälla.

Genom att tänka om kring avtalshantering kan operationsledare vända dessa utmaningar till möjligheter för ökad effektivitet och tillväxt.

De dolda kostnaderna för splittrade avtalslösningar

Att använda flera olika, icke integrerade verktyg för avtalshantering kan ha flera negativa effekter:

• Ökade driftskostnader: Att hantera flera olika system leder ofta till högre licensavgifter, överlappande funktioner och extra utbildningskostnader. En studie från McKinsey visade att företag betalar 30–50 % mer än nödvändigt för upphandlade tjänster – på grund av ineffektiv hantering av leverantörsavtal.
  
• Ineffektivt samarbete mellan team: När avdelningar som sälj, juridik och ekonomi arbetar i olika system uppstår silos – vilket leder till missförstånd och förseningar i godkännanden av avtal. Samarbetsbaserade avtalsmodeller har visat på 15–20 % bättre resultat i både kostnad och tid, tack vare en mer integrerad arbetsprocess.
  
• Försvårat beslutsfattande på grund av brist på en gemensam informationskälla: När data är utspridd över flera verktyg blir det svårt att få en tydlig överblick i realtid över avtalens status – vilket i sin tur gör det utmanande för operationsledare att fatta snabba och välgrundade beslut. McKinsey betonar vikten av ett helhetsgrepp kring avtalshantering och påpekar att bristfälliga avtalsvillkor och ineffektiv uppföljning kan minska företagets värde med upp till 9 % av årsomsättningen.
  
  Läs även: Vad är avtalshantering? En komplett guide
  

Verksamhetschefernas strategiska roll för GTM-framgång

Operativa ledare är unikt positionerade för att driva GTM-framgång genom att:

• Skapa ett enhetligt system för avtalshantering: Genom att samla all avtalsdata i en integrerad plattform kan operationsledare minska dubbelarbete och sänka driftskostnaderna – och istället frigöra resurser som kan användas för att driva tillväxt.
• Förbättrat tvärfunktionellt samarbete: Ett centraliserat system främjar en sömlös kommunikation mellan avdelningarna och säkerställer att alla team är samordnade och arbetar mot gemensamma mål.
• Underlättar datadrivet beslutsfattande: Centraliserade uppgifter om avtalen ger verksamhetsledarna insikter som kan användas i praktiken, vilket möjliggör välgrundade beslut som driver verksamheten framåt.
  

Förvandla avtalshantering till en strategisk tillgång

För att hantera de utmaningar som olika verktyg innebär bör verksamhetsledarna överväga följande steg:

1. Utvärdera nuvarande system: Genomför en omfattande utvärdering av befintliga verktyg för avtalshantering för att identifiera överflödiga och ineffektiva funktioner.
2. Implementera integrerade lösningar: Anta en enhetlig CLM-plattform (Contract Lifecycle Management) som centraliserar alla avtalsrelaterade aktiviteter och underlättar ett sömlöst samarbete mellan olika avdelningar. Denna integration säkerställer att alla intressenter har tillgång till samma information, vilket minskar fel och förseningar.
3. Automatisera rutinmässiga processer: Utnyttja automatisering för att hantera repetitiva uppgifter som att skapa, godkänna och förnya avtal, vilket minskar antalet manuella fel och frigör värdefull tid. Automatisering effektiviserar arbetsflödena så att teamen kan fokusera på strategiska aktiviteter.
4. Förbättra insynen i data: Se till att CLM-systemet tillhandahåller analys- och rapporteringsfunktioner i realtid, så att verksamhetsledarna kan övervaka hur avtalet fungerar och fatta datadrivna beslut. Förbättrad insyn i avtalsdata möjliggör proaktiv avtalshantering och snabb respons på uppkomna problem.
5. Främja tvärfunktionell utbildning: Uppmuntra utbildningsprogram som gör alla relevanta team förtrogna med det integrerade CLM-systemet och som främjar en kultur av samarbete och delat ansvar. Tvärfunktionell utbildning säkerställer att alla avdelningar är samordnade och kan använda det nya systemet på ett effektivt sätt.

Avslutande tankar

Genom att ompröva avtalshanteringen och ta itu med fallgroparna med olika verktyg kan operativa ledare avsevärt minska driftskostnaderna, förbättra effektiviteten i olika team och påskynda beslutsfattandet. Detta strategiska tillvägagångssätt effektiviserar inte bara interna processer utan stärker också organisationens övergripande GTM-effektivitet och positionerar företaget för långvarig framgång på en konkurrensutsatt marknad.

För mer information om optimering av avtalshantering inom verksamheten, överväg att utforska lösningar som Oneflow: https://oneflow.com/se/it-och-ops/