Stockholm Exergi

Avtals­flödet under lupp: De första stegen mot full effekt

Stockholm Exergi började leta efter en ny lösning för avtalshantering då det stod klart att det befintliga systemet hade sina begränsningar. “Tidigare hade vi ett ganska långsamt och ‘statiskt’ system som gjorde det svårt att hantera mallar och exportera avtal,” berättar Sofia. Den bristande flexibiliteten ledde helt enkelt till onödigt krångliga avtalssflöden.

De behövde ett system med bättre automatisering och datasynkronisering för att kunna erbjuda en smidigare signeringsupplevelse. Samtidigt var starka integrationsmöjligheter ett måste, särskilt med deras befintliga system Microsoft Dynamics CRM och kundportalen ‘Mina Sidor’, som ligger i Azure.

“En viktig punkt för oss när vi letade efter en ny avtalsplattform var möjligheten för våra kunder att kunna förifylla information”, tillägger Sofia. “Det var förstås också viktigt att kunna integrera lösningen med våra befintliga system, till exempel CRM och kundportalen.”

Företaget sökte ett mer dynamiskt ekosystem för avtal som kunde tillgodose deras specifika behov av arbetsflöden och samtidigt förbättra både den interna effektiviteten och kundupplevelsen.

Kort och gott, Stockholm Exergi behövde:

• Bättre automatisering
• Smidigare signeringsupplevelse
• Stark integration med Microsoft Dynamics CRM och Azure-baserad kundportal
• Förifyllda kunddata för snabbare slutförande av avtal
• Ett mer dynamiskt system

Drivkraft för framtida tillväxt: Val av strategisk teknik

Vid utvärderingen av potentiella lösningar övervägde Stockholm Exergi flera leverantörer. Fem kritiska faktorer styrde dock deras beslutsprocess:

1. Att hitta en kostnadseffektiv lösning som tillhandahöll de nödvändiga funktionerna inom ramen för deras budget var högsta prioritet.
2. Integrationsmöjligheter med befintliga system, särskilt deras CRM (Microsoft Dynamics) och kundportal (Azure)
3. Möjlighet att fylla i kundinformation i förväg för att effektivisera signeringsupplevelsen
4. Flexibilitet för att skapa anpassade arbetsflöden mellan olika avdelningar
5. Lösningen behövde vara användarvänlig för medarbetare och kunder, minimera inlärningskurvan och säkerställa ett smidigt införande i hela organisationen.

Sofia var med i kravställningsarbetet och jobbade tätt ihop med både Procurement och IT för att säkerställa att den nya lösningen levde upp till deras tekniska krav och säkerhetsstandarder, samtidigt som den hade rätt funktionaliteter för att modernisera deras avtalsprocesser.

Inverkan på flera områden

Idag används Oneflow av flera olika team och funktioner inom företaget. Det har blivit ett nyckelverktyg för att öka effektiviteten, minska manuellt jobb och stärka samarbetet – vilket gör hela avtalsflödet både smidigare och mer integrerat.

Sälj

Säljorganisationen använder Oneflow för att skapa ett snabbare och mer kundcentrerat säljflöde. När ett avtal ska skickas ut till en kund, synkas data från CRM-systemet automatiskt till Oneflow, vilket eliminerar dubbelarbete och snabbar upp processen. Säljarna kan följa status i realtid, få notiser när motparten öppnar eller kommenterar ett avtal och göra ändringar direkt i dokumentet utan att behöva börja om från början. Det ger dem större kontroll, kortare ledtider och ett tydligare fokus på kundrelationen snarare än administration.

Webformulär för kundbeställningar

Stockholm Exergi använder Oneflows ‘Webforms as a Service‘ för att effektivisera beställningsprocessen för slutreglering av fjärrvärme, fjärrkyla och fastighetsvärme. Genom ett användarvänligt webbformulär kan kunderna enkelt skicka in sina förfrågningar, som sedan automatiskt genererar ett avtal i Oneflow. Denna sömlösa integration minskar det manuella arbetet, säkerställer noggrannhet och ökar effektiviteten i hanteringen av serviceavtal.

Kundportalen

I kundportalen ‘Mina sidor’ används Oneflow för att förbättra kundinteraktionen. Här kan kunder själva initiera avtal för tilläggstjänster direkt online, vilket ger en snabb och smidig upplevelse. Tack vare att avtalen öppnas med redan ifylld kundinformation minimeras risken för fel och processen blir både enklare och mer användarvänlig. Det har gjort det möjligt för Stockholm Exergi att erbjuda digital avtalsservice som är både tillgänglig och effektiv – direkt i portalen där kunderna redan befinner sig.

HR

För HR-teamet har Oneflow blivit ett viktigt verktyg för att hantera avtal och överenskommelser med medarbetare – allt kan nu skapas, signeras och lagras digitalt med full spårbarhet. HR kan enkelt följa upp avtalens status, hålla koll på efterlevnad och säkerställa att all dokumentation är korrekt och uppdaterad. Det har inte bara effektiviserat processerna utan också höjt upplevelsen för nya och befintliga medarbetare.

Inköp

För inköpsteamet innebär Oneflow en enklare och mer transparent hantering av leverantörsavtal. Istället för att förlita sig på manuella utskick och oöverskådliga mejltrådar, sker nu hela processen – från förfrågan till signerat avtal – i en och samma digitala miljö. Det gör det lättare att hålla ordning på olika senaste versionen, se vem som gjort ändringar och säkerställa att avtal följer interna riktlinjer. Automatiska påminnelser och tydliga översikter minimerar risken för att viktiga datum eller förnyelser glöms bort. Dessutom ger Oneflow bättre möjlighet att jämföra och analysera leverantörsavtal på ett strukturerat sätt.

Legal

Legalteamet har fått helt nya möjligheter att säkra kvaliteten och regelefterlevnaden i alla typer av juridiska avtal. Genom Oneflows mallhantering kan de se till att rätt villkor och klausuler används konsekvent, oavsett vilket team som skapar avtalet. Det minskar risken för fel och sparar tid i granskningen. Plattformens versionshantering och aktivitetsloggar gör det också enkelt att följa vem som gjort vad, vilket skapar ett tydligt revisionsspår vid behov. Dessutom har de fått bättre insyn i avtalsflödena i stort, vilket gör det enklare att identifiera flaskhalsar, förbättra processer och stötta resten av organisationen mer proaktivt.

Återvinningsaffären

Denna enhet på Stockholm Exergi säljer tjänster inom avfallshantering och ser till att askan hanteras på rätt sätt. För dem är Oneflow ett smidigt verktyg för att snabbt och säkert teckna avtal med både svenska och internationella partners.

Ökad effektivitet genom smarta integrationer

Stockholm Exergi använder sig också av kraftfulla integrationer.

“Oneflow är integrerat med vår kundportal, som ligger i Azure”, förklarar Sofia. “Det gör att kunderna kan skapa och teckna avtal för tilläggstjänster och energitjänster på ‘Mina sidor’. Avtalet initieras från portalen och öppnas sedan i Oneflow med all kundinformation förifylld”.

En annan viktig integration kopplar samman Oneflow med deras CRM, Microsoft Dynamics. “Vårt team kan nu initiera avtal direkt i vårt CRM, och uppgifterna synkroniseras till Oneflow. Vi kan välja att skicka det direkt till kunden eller göra uppdateringar i Oneflow innan vi skickar det. Vi kan faktiskt göra ändringar även efter att vi har skickat det, eftersom vi kan samarbeta och kommunicera med motparten i avtalet. När avtalet är undertecknat utlöser det händelser i CRM-systemet och sparas i vårt digitala avtalsarkiv.”

Dessa integrationer har omvandlat Stockholm Exergis avtalsprocess till en sömlös digital upplevelse för både anställda och kunder.

CRM-integration (Microsoft Dynamics):

• Inbyggd Oneflow-integration
• Avtal initieras direkt i CRM:et
• Data synkroniseras automatiskt mellan systemen
• Avtal kan redigeras i Oneflow före och efter sändning
• Undertecknade avtal utlöser CRM-händelser och arkiveras digitalt

Integration till kundportal (Azure):

• Integration byggd genom Oneflows öppna API
• Kunder kan initiera och teckna avtal direkt från ‘Mina sidor’
• Avtal öppnas med förifyllda kunddata

Mätbara resultat och fördelar

Implementeringen av Oneflow har inneburit betydande fördelar för Stockholm Exergi i flera dimensioner:

Tidsbesparingar och effektivitet i verksamheten

Genom att kunna skapa avtal direkt i Microsoft Dynamics har Stockholm Exergi sluppit onödiga systembyten – något som sparar värdefull tid för teamen. Automatiseringen mellan systemen har dessutom minskat det administrativa jobbet rejält i samband med avtalshantering.

“Genom att data automatiskt synkroniseras mellan vårt CRM-system och Oneflow sparar vi mycket tid och slipper repetitiva uppgifter”, säger Sofia. “Automatiseringen mellan Microsoft Dynamics och Oneflows arkiveringsverktyg sparar oss också en hel del administrativt arbete vid lagring av avtal.”

Förbättrad kundupplevelse

Att kundinformation förifylls har verkligen förbättrat signeringsupplevelsen. Processen är nu mycket smidigare för kunden – med mindre friktion och snabbare avslut.

Förbättrad hantering och översyn av mallar

Oneflow har gett Stockholm Exergi bättre koll och kontroll över sina avtalsmallar. “Nu har vi mycket bättre översikt över mallarna, kan följa upp skickade avtal smidigare och har fått helt nya möjligheter att bygga effektivare flöden internt – samtidigt som vi underlättar för våra kunder,” förklarar Sofia.

Bättre avtalsanalys

När alla avtal hanteras i ett och samma integrerade system har Stockholm Exergi fått mycket bättre insyn i avtalens status, hur snabbt de blir klara och hur lång tid hela processen tar.

Värmande ord: Exergi-teamet om Oneflow

Mottagandet bland användarna har varit väldigt positivt. Sofia beskriver Oneflow som “ett intuitivt och lättanvänt system” som har krävt minimal utbildning för att komma igång.

När Sofia får frågan om hur Oneflow påverkat deras arbetsflöden, summerar hon det så här: “Systemet har verkligen öppnat upp för helt nya möjligheter att skapa smartare och mer effektiva avtalsprocesser. Vi kan hantera mallar på ett smidigare sätt och har fått mycket bättre koll på hela avtalets livscykel.”

Support med full effekt

Utöver själva tekniken lyfter Sofia fram värdet i samarbetet med Oneflow: “Vi har en riktigt bra och nära relation med Oneflow, och vi får alltid snabb hjälp – både i utvecklingsfrågor och med mindre saker som dyker upp längs vägen.”

Detta har varit avgörande under implementeringen och är fortfarande ett viktigt stöd när Stockholm Exergi nu breddar användningen av plattformen till fler delar av organisationen.

Energi för framtiden: Så tar Stockholm Exergi nästa kliv

När Stockholm Exergi fortsätter resan mot att bli en klimatpositiv energileverantör spelar smarta digitala arbetssätt en viktig roll i att stötta deras större uppdrag. Genom att effektivisera sina avtalsflöden med Oneflow förbättrar de inte bara sina interna processer – de höjer också kundupplevelsen, en avgörande pusselbit i deras strategi för hållbar tillväxt

Företaget driver på den digitala omställningen i alla delar av verksamheten och moderniserad avtalshantering är bara en del av en större strategisk helhet. Med digitala processer som grund är Stockholm Exergi nu redo att ta ännu större kliv i sitt hållbarhetsarbete.

“Vår digitala omställning handlar i grunden om att stötta vårt miljöuppdrag,” förklarar Sofia. ”Genom att ta bort pappersbaserade processer och jobba mer resursklokt erbjuder vi inte bara en bättre service till våra kunder utan vi minskar också vårt klimatavtryck, i linje med våra kärnvärden.”

För Stockholm Exergi har beslutet att införa Oneflow förvandlat avtalshantering från ett administrativt måste till en strategisk tillgång, som stöttar både deras interna mål och ambitionen att leverera förstklassig service. Det är också en viktig del i deras större vision om en hållbar energiframtid – i Stockholm och vidare ut i världen.