Skip to content

Artikkel

Alt du trenger å vite om elektronisk signering av årsregnskapet

Tid for å signere årsregnskapet?

Årsregnskapet kan ofte bli en komplisert affære. Formaliteter skal oppfylles, tallene skal stemme, signaturer fra styremedlemmer skal samles inn, og dokumentene skal dessuten være signert i riktig rekkefølge. Man kan jo få grå hår av mindre. Men frykt ikke – det finnes en reseptfri stresslindring! Elektronisk signering er løsningen som gir deg som revisor full kontroll og innsyn i signeringsprosessen, samtidig som alt går mye smidigere for alle involverte.

Kan man signere årsregnskapet med elektronisk signering?

Svaret er ja, selvsagt kan du det. Dette reguleres i esignaturloven (LOV-2001-06-15-81). Selv bruker vi Oneflow til å signere eget årsregnskap. Verdt å merke seg er at for at en elektronisk signatur skal være gyldig, må den i dette tilfellet være klassifisert som en avansert elektronisk signatur i henhold til EU-forordningen eIDAS. BankID er et eksempel på en godkjent signeringsmetode.

Signerer du årsregnskapet på tradisjonelt vis?

Bedriftenes årsregnskaper kan ofte innebære en rekke hindre som du som revisor må slite deg gjennom. Dersom du signerer på tradisjonelt vis med blekk på papir, blir du kanskje nødt til å reise frem og tilbake til ledelsen med alle dokumentene, legge hele bunken i postkassen (og hvem vet når (om?) posten kommer frem) eller ta alt over milelange eposttråder. Det er ikke bare frustrerende, men innebærer også stor risiko for feil og dermed økte kostnader. Og for styrets del ligger usikkerheten i om dokumentene er signert i riktig rekkefølge.

Woman hula hooping

Elektronisk signering av årsregnskapet gjør jobben enklere

Elektronisk signering er ikke noe nytt, men det er fortsatt stor usikkerhet rundt hva som egentlig gjelder, samt hva som er fordelene. Tre svært gode grunner til å bytte til elektronisk signering er at det er sikrere, smidigere og gir deg full kontroll over hele prosessen.

Fordel 1: Elektronisk signering gir kontroll

Endelig en signeringsprosess hvor du har full kontroll og innsyn. Med elektronisk signering ser du (og Skatteetaten) det nøyaktige tidspunktet for signaturene, noe som utelukker muligheten for fusk og feil. Du vet også at signaturene har havnet i:

  • riktig rekkefølge
  • riktig dokument
  • riktig versjon

I tillegg vil du motta et varsel når dokumentene har blitt levert, åpnet og signert.

Fordel 2: Elektronisk signering er sikkert

Uvedkommende har ingen tilgang. Med elektronisk signering kan du være trygg på ingen uten tilgang til dokumentene får innsyn. I motsetning til e-poster som uten videre lett kan videresendes.

Fordel 3: Elektronisk signering går raskt

Du sparer lysår av tid med elektronisk signering. Du og kundene dine er ikke lenger bundet til å synkronisere et tidspunkt for signering eller å vente på postgangen. Kundene dine kan signere når som helst, hvor som helst, og de trenger ikke engang en Oneflow-konto!

Hvilke dokumenter må signeres i forbindelse med årsregnskapet?

Det er utrolig viktig at årsregnskapet kommer i tide til Regnskapsregisteret (via Altinn). Frist for innsending av årsregnskap er etter hovedreglene 31. juli og forsinkelsesgebyr begynner å løpe fra 1. august. Forsinkelsesgebyret er knyttet til Rettsgebyret. Så hvilke dokumenter må egentlig signeres i forbindelse med årsregnskapet?

Årsregnskap

Når årsregnskapet er ferdig, signeres det av samtlige ordinære styremedlemmer samt daglig leder. I årsregnskapet skal revisoren i tillegg føre inn at de har laget en revisjonsberetning, noe som vanligvis gjøres i forbindelse med styrets underskrifter.

Ettersom årsregnskapet skal opprettes i en original, er det ikke greit å skanne og maile det frem og tilbake. Revisoren må dermed håndtere det per post, noe som kan være ganske vrient. I tillegg til de åpenbare risikoene ved å sende viktige dokumenter per post mangler revisoren også kontroll og innsyn i signeringsprosessen.

Revisjonsberetning

Revisoren skal, etter å ha fått og gjennomgått årsregnskapet, skrive og signere en revisjonsberetning. Når dette er gjort, skriver revisoren i årsregnskapet at revisjonsberetningen er utarbeidet, og signerer også dette.

Bilde som viser sikkerhet med elektronisk signering av årsregnskapet

Hvordan skal dokumentene sendes til det Regnskapsregisteret?

Når det kommer til selve innleveringen har du to valg: Du kan hente ut den ovenfornevnte informasjonen (resultatregnskap, balanse og noter) fra regnskapssystemet ditt, og bruke skjemaet RR-0002 for levering av årsregnskapet i Altinn, eller, hvis regnskapsprogrammet du bruker støtter det, kan du levere rett til Altinn igjennom det.

Hvordan signerer du årsregnskapet elektronisk i Oneflow

  1. Last opp årsregnskapet som en PDF i Oneflow
  2. Legg til styremedlemmer og daglig leder som motparter, bestem i hvilken rekkefølge de skal signere, velg BankID som signeringsmetode og klikk «send»
  3. Undertegner signerer med e-signerer med BankID
  4. Om ønskelig kan revisoren nå laste opp og e-signerer revisjonsberetning og årsregnskapet
  5. Styret kan nå laste ned det e-signerte årsregnskapet og revisjonsberetningen
  6. Last opp årsregnskapet og revisjonsberetningen direkte fra en programvare som støtter digital innsending til Altinn, eller bruk skjemaet RR-0002 for manuell innsending.

Automatisere hele kontraktsprosessen

Bli mer effektiv med digitale kontrakter, som gjør jobben raskere og livet enklere.

Relaterte artikler

Guide

Guide: Hva er elektronisk signering og hva gjør det gyldig?

Produkt

Signere dokumenter med bankid — i hele Norden

Artikkel

Elektronisk signatur: hva, hvordan og hvor?

Artikkel

Hva er en signatur? 

Artikkel

Hvordan signere PDF digital? – En komplett guide!

Artikkel

Hvordan få en digital signatur?

Artikkel

Det viktigste å tenkte på ved kjøp av e-signeringsverktøy 

Artikkel

De vanligste spørsmålene vi får om digitale kontrakter

Artikkel

5 grunner til hvorfor våre kunder digger digitale kontrakter fra Oneflow

Guide

7 tips for å implementere en datadrevet salgsstrategi