Før vi går inn på hvorfor du bør velge et felles system for kontraktshåndteringen – og hvorfor det er viktig – er det tydelig at spredt kontraktshåndtering på ulike plattformer fører til ineffektivitet, økt risiko for brudd på regelverk og tapte muligheter. Vår undersøkelse blant 200 fagpersoner viser at hele 70,67 % av selskaper bruker to til tre ulike verktøy for å håndtere kontrakter, noe som understreker hvor fragmentert denne prosessen ofte er – og hvor mye det hemmer effektiviteten.

Ulempene med fragmenterte systemer

1. Datasiloer
   Ulike systemer hindrer en helhetlig oversikt over kontraktsforpliktelser, noe som øker risikoen for manglende compliance og tilsyn.
2. Ineffektive prosesser
   Bytte mellom flere plattformer forsinker utarbeidelse, godkjenning og kontraktshåndtering, noe som fører til forsinkelser og feil.
3. Samarbeidsutfordringer
   Fragmentering hindrer sømløs kommunikasjon mellom interessentene, noe som kan føre til uoverensstemmende mål og misforståelser.

Fordelene med et sentralt og felles system for kontraktshåndtering

1. Forbedret compliance
   Sentraliserte systemer gir full oversikt over kontraktsvilkår, tidsfrister og forpliktelser, noe som hjelper virksomheter med å overholde lovpålagte krav. World Commerce & Contracting fremhever at organisasjoner som bruker sentraliserte systemer, har betydelig mindre sannsynlighet for å gå glipp av viktige milepæler for etterlevelse, noe som reduserer juridisk risiko og bøter.
   
2. Bra effektivitet i driften
   Ved å sentralisere kontraktshåndteringen slipper man å veksle mellom flere ulike verktøy, noe som sløser bort tid og skaper ineffektivitet. Ifølge Gartner opplever virksomheter som tar i bruk sentraliserte system for kontraktshåndtering, en reduksjon på 30 % i administrative oppgaver knyttet til kontrakter, noe som frigjør ressurser til mer strategiske aktiviteter.
   
   Et sentralisert system gjør det også raskere å søke etter kontrakter. For eksempel kan salgs- eller juridiske avdelinger raskt hente frem kontrakter, slik at de slipper å bruke flere timer på å lete etter dokumenter som er lagret i ulike systemer eller på lokale stasjoner.
   
3. Bedre samarbeid og synlighet
   Med en sentralisert plattform kan interessenter fra ulike avdelinger samarbeide i sanntid i det samme dokumentet. Dette slipper barrierer mellom salgs-, juridiske og driftsteam, og sikrer at alle jobber i den nyeste versjonen av en kontrakt. Forrester understreker at samarbeid i sanntid forbedrer gjennomføringstiden for kontrakter betydelig og reduserer feil i forbindelse med feilkommunikasjon.
   

Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

De økonomiske fordelene ved sentralisering

Dårlig kontraktshåndtering koster bedrifter opptil 9,2 % av omsetningen årlig, ifølge WorldCC. Ved å sentralisere kontraktene kan selskaper unngå unødvendige tap som følge av forsinkelser, overskredne tidsfrister og ineffektive prosesser.

Sentraliserte og enhetlige system for kontraktshåndtering reduserer også kostnadene knyttet til manuell kontraktssporing. Automatiserte varsler om fornyelser eller utløp av kontrakter eliminerer behovet for manuelle prosesser, noe som sparer tid og forhindrer økonomiske konsekvenser av oversittede frister.

Juridisk bindende kontraktsmaler i Oneflow

Ikke skriv kontrakter fra bunnen av, bruk våre gratis maler i Oneflow

Finn ut mer

Hvordan implementere et sentralisert system

1. Revisjon av dine nåværende prosesser

Begynn med å identifisere ineffektivitet i de nåværende kontraktarbeidsflytene. Hvilke steg tar lengst tid, og hvor er risikoen for feil størst?

2. Velg en robust plattform

Se etter system for kontraktshåndtering som tilbyr funksjoner som sentralisert lagring, automatiserte workflows og samarbeid i sanntid.

3. Integrer eksisterende verktøy

Velg et system som kan integreres sømløst med CRM, ERP eller andre plattformer for å skape en enhetlig workflow.

4. Tren opp teamene dine

Gi omfattende opplæring for å sikre at alle interessenter vet hvordan de skal bruke systemet effektivt, slik at det blir tatt i bruk i hele organisasjonen.

Konklusjon

Sentralisert kontraktshåndtering handler ikke bare om å forbedre effektiviteten – det er en game-changer for compliance, samarbeid og lønnsomhet. Uensartede prosesser og fragmenterte verktøy skaper unødvendig risiko og ineffektivitet, men ved å ta i bruk et enhetlig system sikrer du at kontraktshåndteringen skjer sikkert, effektivt og i samarbeid med andre.

Tallene taler for seg selv: Organisasjoner som bruker sentraliserte systemer, opplever raskere kontraktssykluser, reduserte administrative kostnader og bedre compliance. Ta steget over til et felles system for kontraktshåndtering og utløs det fulle potensialet i selskapene dine.