Å holde fast ved utdaterte metoder for å håndtere kontrakter er som å bruke en gammel telefon i smarttelefonens tidsalder. Overraskende mange organisasjoner fortsetter å stole i foreldede metoder, uvitende om de skjulte kostnadene og ineffektiviteten de fører med seg.
En undersøkelse vi nylig gjennomførte blant 200 fagpersoner, viste at 66 % av alle selskaper fortsatt benytter verktøy som MS Word eller Google Docs til å håndtere kontrakter, noe som viser at de i stor grad er avhengige av verktøy som ikke er spesielt utviklet for omfattende kontraktshåndtering.
Fellene ved utdaterte metoder for å håndtere kontrakter
- Desentralisert lagring: Undersøkelsen viste at 17 % av selskapene lagrer kontrakter i lokale disker, noe som fører til utfordringer når det gjelder tilgjengelighet og versjonskontroll. Denne fragmenterte tilnærmingen øker risikoen for tapte eller utdaterte kontrakter, noe som gjør det vanskeligere å sikre compliance og gjenfinning.
- Avhengighet av e-post: Når 65,67 % av selskapene er avhengige av e-post for å gjennomgå og ferdigstille kontrakter, øker risikoen for feilkommunikasjon og feil. E-posttråder kan bli uoversiktlige, noe som gjør det vanskelig å spore endringer og godkjenninger på en effektiv måte.
- Manuell sporing: Hele 32,67 % av selskapene sporer fortsatt kontraktsfrister manuelt, noe som øker sannsynligheten for at de går glipp av fornyelser eller utløp, noe som kan føre til økonomiske bøter eller tapte forretningsmuligheter.
Kostnaden ved å henge etter
Ifølge World Commerce & Contracting (WorldCC) kan dårlig kontraktshåndtering ødelegge opptil 9 % av en organisasjons årlige inntekter.
Denne verdilekkasjen skyldes ineffektivitet, feil og tapte muligheter som ligger i utdaterte metoder.
Forrester Research understreker at markedet for kontraktshåndtering (CLM) er i utvikling, med moderne løsninger som tilbyr muligheter langt utover tradisjonelle metoder.
Organisasjoner som ikke klarer å tilpasse seg, kan få en konkurranseulempe.
Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide
Ta i bruk moderne løsninger
For å gå bort fra utdaterte metoder, bør du vurdere følgende steg:
- Sentraliser lagring av kontrakter: Implementer et enhetlig arkiv for å sikre at alle interessenter har tilgang til de nyeste kontraktsversjonene, noe som forbedrer samarbeid og compliance
- Automatiser arbeidsflyter: Bruk CLM-systemer til å effektivisere kontraktens livssyklus, fra utarbeidelse og forhandling til gjennomføring og fornyelse, noe som reduserer manuelle feil og gjør prosessene raskere.
- Utnytt analyseverktøy: Moderne CLM-plattformer tilbyr analyseverktøy for å overvåke kontraktsgjennomføring, identifisere flaskehalser og informere om strategiske beslutninger
Konklusjon
Å håndtere kontrakter ved hjelp av utdaterte metoder kan føre til betydelige utfordringer og kostnader for selskaper. Selv om mange organisasjoner fortsatt bruker verktøy som MS Word og Google Docs, er disse ikke utviklet for omfattende kontraktshåndtering, noe som resulterer i ineffektivitet, feil og en økt risiko for tapte forretningsmuligheter. Det er ingen tvil om at teknologien har utviklet seg, og de tradisjonelle metodene for kontraktshåndtering kan sette organisasjoner i en sårbar posisjon. I tillegg til risikoen for feilkommunikasjon og tapte kontrakter, kan manuell sporing av kontraktsfrister føre til økonomiske konsekvenser som bøter og tapt inntekt.
For å unngå disse fellene og maksimere effektiviteten i kontraktshåndteringen, er det avgjørende for selskaper å omfavne moderne løsninger som tilbyr automatisering, sentralisering og analyse. Ved å implementere et helhetlig CLM-system kan bedrifter forbedre samarbeid, sikre etterlevelse av lover og forskrifter, og minimere risikoen for feil. Automatiserte arbeidsflyter og analyseverktøy kan i tillegg hjelpe med å identifisere flaskehalser, overvåke kontraktsgjennomføring og gi støtte til strategiske beslutninger.
Selskaper som ikke tilpasser seg den teknologiske utviklingen, risikerer å bli hengende etter i et stadig mer konkurransepreget marked. Ved å investere i moderne kontraktshåndteringsverktøy kan de ikke bare forbedre sine prosesser, men også redusere risikoene og posisjonere seg for en mer lønnsom fremtid.
Registrer deg for en 14-dagers prøveperiode hos Oneflow og få gratis tilgang til vårt store malbibliotek med alle de mest brukte kontraktene.
