Det er ikke noe nytt at HR blir digitalt. Men det betyr ikke at det automatisk har blitt enklere. I takt med at nye verktøy og systemer dukker opp i raskt tempo, øker også behovet for struktur, både i hverdagen og i strategien bak systemene. Under webinaret “HR uten kaos – Hvordan skape struktur i det digitale arbeidsmiljøet”, som vi arrangerte sammen med Hibob, diskuterte vi hva som skal til for å bygge et fungerende HR-økosystem. Et som ikke bare ser bra ut på papiret, men som faktisk fungerer i praksis.
Samtalen ble ledet av Marie Rockström fra HerbertNathan & Co sammen med Liza Andersin fra Keystone Education Group og Emilia Janis fra Oneflow. Tre ulike perspektiver, men flere felles konklusjoner.
Se opptaket av webinaret her (svensk)!
Et systemlandskap fullt av verktøy, men usammenhengende.
Det Marie og HerbertNathan ofte ser, er at organisasjoner har investert tungt i HR-systemer, eller er i ferd med å gjøre ytterligere investeringer. Til tross for dette sitter HR ofte igjen med 10-15 forskjellige systemer, men fortsatt med manuelle Excel-lister ved siden av. Filoverføringer må gjøres for hånd, informasjon faller mellom stolene, og ansvaret for ulike prosesser er uklart.
En vanlig tilbakemelding fra ledere er at det er “for mange systemer, men jeg finner ikke det jeg leter etter noe sted”. Og denne erfaringen gjenspeiles i statistikken. I gjennomsnitt bruker bedrifter opptil 897 digitale verktøy, men bare rundt 30 prosent av disse er integrert med hverandre.
Fragmenterte systemlandskaper skaper flere problemer enn de løser
Innen HR har antallet moduler og funksjoner blitt fordoblet på kort tid, ikke minst etter at GDPR økte behovet for masterdatasystemer. Men den økte tilgangen på systemer har ikke automatisk ført til bedre struktur. Tvert imot viser studier at et fragmentert systemlandskap har en tendens til å føre til mer manuell administrasjon, flere feil og en følelse av usikkerhet om hva som faktisk gjelder.
Dette påvirker ikke bare HR-avdelingens effektivitet, men hele medarbeideropplevelsen og i verste fall til og med helsen. Når verktøyene du forventes å bruke på jobben, ikke fungerer, skaper det frustrasjon og usikkerhet. Det kan høres ut som et teknisk problem, men i bunn og grunn handler det om noe helt annet: mangel på strategi.
Fra Excel-kaos til noe som faktisk fungerer
Da Liza begynte i Keystone i 2016, foregikk det meste av HR-arbeidet i Excel. Noen år senere, midt i en vekstperiode med flere internasjonale oppkjøp, ble det klart at det var behov for noe mer bærekraftig. Et HR-system som ikke bare kunne håndtere den nåværende situasjonen, men som også kunne vokse med organisasjonen og skape et sammenhengende systemlandskap. Keystone bestemte seg for å bytte til et system som kunne fungere som et nav for hele HR-oppsettet – et system som fokuserte på brukervennlighet, struktur og integrasjon.
Det største problemet? Mangel på strategi
Det er sjelden teknologien i seg selv som er problemet. I stedet er det vanlig at bedrifter hopper rett inn i en løsning uten først å definere hva de ønsker å oppnå. Resultatet er ofte et sett med systemer som ikke fungerer sammen, som krever manuelle snarveier og skaper ekstraarbeid i hverdagen.
Marie sammenlignet det med å kjøpe klær uten å vite hva du allerede har i garderoben. Uansett hvor fine plaggene er, blir de ikke bra hvis de ikke fungerer sammen.
Gjør det brukervennlig – på ordentlig
Brukervennlighet handler ikke bare om flotte grensesnitt. Det handler om å gjøre det enkelt å gjøre de riktige tingene. For Liza betyr det å redusere behovet for manuell inntasting, skape tydelig flyt og sørge for at systemene faktisk blir brukt, både av ledere og medarbeidere.
Når alt fungerer i bakgrunnen og data flyter mellom systemene uten at noen trenger å tenke på det, har man kommet et godt stykke på vei.
Vanlige fallgruver å unngå
Emilia trakk frem en vanlig feil: å bygge skreddersydde løsninger som bare fungerer i din organisasjon. Det kan føles riktig der og da, men blir fort et hinder for skalerbarhet og videreutvikling.
I stedet er det viktig å tenke standardisert, dokumentere datamodellene og se på systemene som byggeklosser. Da blir det også enklere å bytte ut deler og vokse med organisasjonen.
Det digitale arbeidsmiljøet er også et arbeidsmiljø
Da det svenske Arbetsmiljöverket besøkte Keystone, handlet ikke inspeksjonen om stoler eller belysning, men om det digitale miljøet. Hvor mange verktøy trengs for å utføre en enkel oppgave? Hvor mye dobbeltarbeid skjer hver dag?
Det digitale er ikke lenger en støtte til arbeidsmiljøet. Det er arbeidsmiljøet. Og det må gjenspeiles i hvordan organisasjoner bygger opp sine interne systemer.
Tenk helhetlig, ikke bare systemer
Det viktigste rådet fra hele samtalen var enkelt: Begynn med strategien. Bygg for hele medarbeiderreisen, fra første kontakt til siste arbeidsdag. Velg løsninger som er fleksible, skalerbare og designet for å fungere sammen. Ikke flere verktøy, men de riktige verktøyene. Og de riktige koblingene mellom dem.
6 trinn for å strukturere ditt digitale HR-miljø
Her er seks konkrete steg for deg som vil begynne å skape orden i et uoversiktlig HR-landskap:
- Lag en tydelig, langsiktig strategi
Begynn med å definere målet. Hva ønsker dere å oppnå – og hvorfor? - Sørg for at systemene støtter både virksomhetens mål og medarbeiderne
Et godt HR-system gjør livet enklere for flere enn bare HR. - Bryt siloene mellom HR, IT og økonomi
Tenk økosystem, ikke avdeling. Sammen skaper dere bedre flyt. - Prioriter endringsledelse og opplæring
Systemer i seg selv er ikke løsningen, folk må være villige og i stand til å bruke dem. - Fokuser på sikkerhet, enkelhet og skalerbarhet
Bygg for fremtiden, ikke bare for nåtiden. - Involver alle interessenter/IT fra starten av
Snakk om integrasjon som en del av forretningsstrategien, ikke som en teknisk fotnote.
Oneflow – en integrert del av økosystemet ditt
Vi i Oneflow vet at systemer som ikke snakker sammen, bare skaper frustrasjon. Derfor tilbyr vi integrasjoner til de fleste store verktøyene på markedet, fra HRIS og ATS til CRM og saksbehandling. Uansett hvordan systemlandskapet ditt ser ut i dag, kan Oneflow bli en naturlig del av helheten.
Vårt åpne API gjør det mulig å integrere Oneflow med akkurat det verktøyet du bruker, uten problemer. Dette gir deg en dokumentflyt som både er automatisert og tilpasset dine behov, enten du jobber med onboarding, signering eller komplekse prosesser på tvers av flere plattformer.
Vil du se hvordan Oneflow passer inn i ditt systemmiljø?
Les mer om integrasjonene våre her, eller bestill en demo og få hjelp til å komme i gang.
Ferdige avtalemaler i Oneflow
