Ropo
Ropo samlet konsernets fragmenterte kontraktshåndtering med Oneflow og etablerte én tydelig, internasjonalt skalerbar kontraktsprosess for alle land.
Integrert med
Én felles kontraktsprosess
Dynamics-integrasjon
Over 2 500 signerte avtaler
Ropo
Land
Finland, Sverige, Norge
Bruksområder
Salg, HR, juridisk, administrasjon
Bedriftsstørrelse
400+ ansatte
Bransje
IT-tjenester
Ropo samlet konsernets kontraktsprosesser med Oneflow – «Nå har kontraktene våre et tydelig hjem»
Ropo er Nordens ledende leverandør av tjenester for hele fakturaens livssyklus, og vokser raskt gjennom både oppkjøp og internasjonal ekspansjon. Målet er å bygge en enhetlig driftsmodell på tvers av alle markeder, støttet av et felles applikasjonsøkosystem for hele konsernet.
IT-direktør Heikki Parkkonen har ansvar for at systemene forblir lette, kostnadseffektive og enkle å administrere. Oneflow er en sentral del av denne helheten.
«Vi har ett felles applikasjonslandskap for alle land. Det må være kompakt, kostnadseffektivt og lett å administrere», sier Heikki.
Utfordringen: Kontrakter spredt på flere steder
Før Oneflow brukte Ropo flere parallelle systemer som følge av oppkjøp. Kontrakter ble lagret i SharePoint og ulike andre lagringsløsninger uten en felles struktur, noe som gjorde kontraktshåndteringen krevende.
Utfordringene var særlig tydelige innen salgsavtaler:
- systemet som ble brukt var bygget for innkjøp, ikke salg
- roller var feilkonfigurert og førte til feil
- elektronisk signering støttet ikke alle europeiske identifikasjonsmetoder
- kontraktshåndteringen var uklar og fragmentert
«De tidligere systemene tilpasset seg ikke behovene våre. Rollene var feil, og vi måtte stadig løse hardkodede begrensninger», forklarer Heikki. Med økt internasjonal vekst ble kravene enda mer komplekse. Lokal lovgivning og elektronisk identifikasjon måtte i praksis implementeres separat for hvert marked. «Å gå inn i nye markeder ville ha krevd store tilleggsprosjekter. Vi trengte en løsning som fungerer rett ut av boksen i hele Europa», sier Heikki. «Vi slapp å investere separat i elektronisk identifikasjon når vi åpnet nye land, fordi Oneflow støtter dette nativt.»
Ropo trengte en løsning som fungerer internasjonalt, støtter automatisering og kan brukes av hele organisasjonen – fra salg til administrasjon.
Løsningen: Oneflow leverer én felles prosess på tvers av alle land
Ropo valgte Oneflow fordi løsningen er brukervennlig, fleksibel og – fremfor alt – internasjonalt skalerbar.
Oneflow ble valgt som konsernets felles kontraktsplattform og brukes av salg, HR, juridisk avdeling og administrasjon. Bruken er mest omfattende i salgsorganisasjonen, men alle avdelinger jobber etter samme standardiserte prosess.
«Oneflow er enkelt, fleksibelt og logisk. Brukeropplevelsen er intuitiv, så ingen trenger å lure på hvor de skal klikke», sier Heikki. Han beskriver også hvordan Oneflow har løst problemet med fragmentert lagring av kontrakter: «Når kontraktene har ett eneste sted, er all nødvendig informasjon alltid lett å finne.»
For den internasjonale veksten var Oneflows støtte for europeiske eIDAS-identifikasjonsmetoder spesielt viktig: «Elektronisk identifikasjon fungerer nå i alle land uten separate prosjekter. Det er en stor fordel», konstaterer Heikki.
“Oneflow er enkelt, fleksibelt og logisk. Brukeropplevelsen er intuitiv, så ingen trenger å lure på hvor de skal klikke.”
Heikki Parkkonen
CIO
Ropo
Resultatene: En transparent, kontrollert og skalerbar kontraktsprosess
1) Full transparens på tvers av alle land
Oneflows rollebaserte tilgangsstyring er en av de viktigste fordelene for Ropo.
«Hvis jeg ikke kan se en kontrakt, vet jeg at det er en grunn til det – tilgangsrettigheter. Det er ikke lenger noen usikkerhet rundt hvor kontraktene befinner seg», forklarer Heikki. Alle kontrakter finnes nå på ett sted, og lagres ikke lenger lokalt på maskiner eller i personlige mapper.
2) Dynamics-integrasjon automatiserer salgsarbeidet
Ropo er et sterkt automasjonsdrevet selskap, og integrasjoner er avgjørende. «Brukerne våre forventer at interne systemer fungerer like sømløst som tjenestene vi leverer til kundene. Integrasjonen mellom Oneflow og Dynamics gir denne opplevelsen i hverdagen», sier Heikki. Integrasjonen sørger for at kunde- og kontraktsdata alltid er synkronisert og oppdatert.
3) Flere kontrakter – uten tyngre prosesser
Etter innføringen av Oneflow har Ropo signert over 2 500 kontrakter. «Antall kontrakter vokser i takt med selskapet. Oneflow muliggjør vekst uten at prosessene blir tregere», sier Heikki.
4) Den beste tilbakemeldingen: stillhet
Ifølge Heikki er den beste tilbakemeldingen ofte at man ikke får noen tilbakemelding i det hele tatt: «Tidligere fikk vi ofte spørsmål om hvor en bestemt kontrakt befant seg. Nå spør ingen lenger – og det forteller oss at prosessen fungerer.»
AI effektiviserer kontraktsgjennomgang
Hos Ropo brukes Oneflows AI Review-funksjon på tvers av alle kontraktstyper, spesielt som støtte for juridisk avdeling. Funksjonen sikrer at kontraktene inneholder de klausulene og vilkårene som beskytter virksomheten. «Med AI Review ser vi umiddelbart hvor utfordringene ligger, i stedet for å lete etter en nål i en høystakk. AI-en markerer med én gang de delene som må gjennomgås», forklarer Heikki.
AI erstatter ikke jurister, men gjør arbeidet betydelig raskere: «Alle forstår forskjellen på å lese hele kontrakten fra start til slutt og å gå rett til de delene som faktisk krever oppmerksomhet», legger Heikki til.
“Med AI Review ser vi umiddelbart hvor utfordringene ligger, i stedet for å lete etter en nål i en høystakk. AI-en markerer med én gang de delene som må gjennomgås.”
Heikki Parkkonen
CIO
Ropo
Samarbeidet med Oneflow: åpent, proaktivt og løsningsorientert
Heikki beskriver samarbeidet med Oneflow som tydelig og ukomplisert: «Når produktet er solid og organisasjonen bak er solid, får du en fornøyd kunde.»
Han setter særlig pris på:
- åpen kommunikasjon
- at løfter holdes
- kontinuerlig produktutvikling
- fleksibilitet
«Hvis noe ikke er mulig akkurat nå, kommuniseres det åpent – og ofte er det mulig litt senere», avslutter Heikki.
Mindex fikk full oversikt og struktur over alle kontraktene sine ved å erstatte fragmenterte verktøy med Oneflows sentraliserte plattform
Les hele historien
Hvordan Qurrent bruker Oneflow og HubSpot til å drive veksten sin innen fornybar energi
Les hele historien
Modjo øker salgseffektiviteten med Oneflow: Raskere avtaler, sømløst samarbeid og smartere beslutninger takket være effektiv integrasjon med Salesforce.
Les hele historien
Et flow som varer i fremtiden. Briab tok kontroll over den interne flyten og gjorde kontraktshåndtering til en strategisk del av veksten.
Les hele historien
Oppdag hvordan Trustmary maksimerte salgs- og HR-effektiviteten med Oneflow-integrasjoner.
Les hele historien
Beatly bruker digitale kontrakter i HubSpot CRM som en enkelt kilde til sannhet for salgsprosessene sine.
Les hele historien