Sympa
Sympa trengte en løsning som kunne støtte kontraktsprosessene for stadig større og mer komplekse kundeforhold, både før og etter signering.
Integrert med
95 % færre
Bedre synlighet
Mindre manuelt arbeid
Sympa
Område
Europa
Bruksområder for Oneflow
Salg, juridisk, HR, administrasjon
Antall ansatte
200+ ansatte
Bransje
HR-teknologi
Sympa effektiviserer sine kontraktsprosesser med Oneflow
Etter hvert som kundene vokste og kontraktene ble mer komplekse, trengte Sympa en løsning som kunne støtte både salgs- og juridiske team før og etter signering. Oneflow møtte dette behovet ved å samle opprettelse, forhandling, signering og administrasjon av kontrakter på én plattform.
En nordisk HR-systemleverandør i vekst
Sympa er en nordisk leverandør av HR-systemer som har vært i markedet siden 2005. Selskapet tilbyr et SaaS-basert HR-system til organisasjoner i både offentlig og privat sektor. De siste årene har Sympas kundebase blitt mer internasjonal, og størrelsen på avtalene har økt, noe som også har gjort kontraktene mer komplekse.
– Størrelsen på kundeavtalene våre har økt betydelig de siste ett til halvannet årene. Det krever et kontraktssystem som kan støtte mer komplekse kontraktsforhandlinger enn tidligere, sier Terho Nevasalo, Head of Legal i Sympa.
For å støtte videre vekst har Sympa et mål om rundt 20 prosent omsetningsvekst i 2026. For å lykkes med dette må verktøyene for både salg og kontraktsprosesser være på plass.
Behovet for en ny kontraktsløsning
Før innføringen av Oneflow brukte Sympa en annen kontrakts- og signeringsløsning. Selv om systemet tilbød omfattende konfigurasjonsmuligheter, ble det etter hvert utfordrende å administrere.
– Kontraktsmalene våre inneholdt et enormt antall vilkår. For sluttbrukerne fungerte det bra, men når vi skulle gjøre endringer, gikk det mye tid til bare å forstå logikken bak, sier Jaakko Mattila, Head of Revenue Operations i Sympa.
Systemet hadde også tydelige mangler når det gjaldt håndtering av kontrakter etter signering.
– Fra et post-signeringsperspektiv var det betydelige mangler. Oneflow kunne møte disse behovene bedre, sier Nevasalo.
Sympa vurderte flere alternativer og lette etter en løsning som kunne støtte både fasen før signering og etter signering.
– Mange systemer fokuserer på enten det ene eller det andre. Oneflow klarte å dekke begge områdene på et tilstrekkelig nivå, sier Nevasalo.
“Vi har klart å flytte omtrent 95 prosent av kontraktsforhandlingene bort fra e-post. Versjonshåndtering og frem-og-tilbake-kommunikasjon på e-post er svært tidkrevende, og her gir Oneflow en klar effektivitetsgevinst.”
Terho Nevasalo
VP, Head of Legal
Sympa
Oneflow brukes på tvers av flere avdelinger
I dag brukes Oneflow aktivt i flere team, særlig innen salg, juridisk, customer success (CSM), HR og tekniske team.
– Salg bruker Oneflow mest, men også legal, engineering, HR og customer success oppretter kontrakter og kontraktsendringer der, sier Nevasalo.
Implementeringen av Oneflow ved årsskiftet 2025 ga først og fremst bedre oversikt og kontroll over Sympas kontraktsprosesser.
– Vi kan følge statusen på hver kontrakt og se hva kunden har gjort. Det har blitt betydelig enklere å analysere kontraktsprosessen, sier Nevasalo.
Integrasjoner gir struktur og sparer tid
En av de viktigste fordelene for Sympa har vært Oneflows integrasjoner med eksisterende systemer. Oneflow er integrert med Sympas CRM-system HubSpot samt HR-systemer.
– Vi hadde CRM-integrasjon tidligere også, men med Oneflow begynte vi å bruke produktlinjer i HubSpot, og nå kan vi synkronisere dem direkte til kontraktene. Det har gitt mye mer struktur i salgsarbeidet, sier Mattila.
Takket være integrasjonene forblir produktinformasjonen i tilbud og kontrakter konsistent på tvers av systemer.
– Informasjonen er nå korrekt både i CRM og i Oneflow. Det reduserer feil og manuelt arbeid, fortsetter Mattila.
Oneflow har også gjort det mulig å konsolidere systemer.
– Vi trenger ikke lenger bruke flere ulike applikasjoner i samme prosess. Det gjør hverdagen enklere, sier Nevasalo.
Færre e-poster, mer kontroll
En av de største endringene har vært at kontraktsforhandlinger har blitt flyttet bort fra e-post.
– Vi har klart å flytte omtrent 95 prosent av kontraktsforhandlingene bort fra e-post. Versjonshåndtering og frem-og-tilbake-kommunikasjon på e-post er svært tidkrevende, og her gir Oneflow en klar effektivitetsgevinst, sier Nevasalo.
Kontraktsarkiv, audit trails og interne godkjenningsprosesser har også forbedret samarbeidet mellom teamene.
– Dokumenter er enkle å finne, godkjenninger er transparente, og kvaliteten på kontraktene – særlig i salg – har blitt bedre, sier Mattila.
“Vi hadde CRM-integrasjon tidligere også, men med Oneflow begynte vi å bruke produktlinjer i HubSpot, og nå kan vi synkronisere dem direkte til kontraktene. Det har gitt mye mer struktur i salgsarbeidet.”
Jaakko Mattila
Head of Revenue Operations
Sympa
Brukeropplevelse og samarbeid
Fra både administrator- og juridisk perspektiv oppleves Oneflow som oversiktlig og relativt enkelt å bruke.
– Det er selvfølgelig en læringskurve, men etter hvert blir plattformen ganske intuitiv, sier Nevasalo.
Sympa roser også samarbeidet med Oneflow.
– Kommunikasjonen har vært aktiv og proaktiv. De spør etter tilbakemeldinger og erfaringer, og støtten har vært på et godt nivå, sier Nevasalo. Mattila er enig:
– Customer success og support har fungert bra. Samlet sett har samarbeidet vært veldig smidig.
Oneflow hjelper Sympa med å håndtere veksten ved å sikre at kontraktsprosessene støtter virksomheten – på en tydelig, integrert og transparent måte.
Ropo samlet konsernets fragmenterte kontraktshåndtering med Oneflow og etablerte én tydelig, internasjonalt skalerbar kontraktsprosess for alle land.
Les hele historien
Mindex fikk full oversikt og struktur over alle kontraktene sine ved å erstatte fragmenterte verktøy med Oneflows sentraliserte plattform
Les hele historien
Hvordan Qurrent bruker Oneflow og HubSpot til å drive veksten sin innen fornybar energi
Les hele historien
Modjo øker salgseffektiviteten med Oneflow: Raskere avtaler, sømløst samarbeid og smartere beslutninger takket være effektiv integrasjon med Salesforce.
Les hele historien
Et flow som varer i fremtiden. Briab tok kontroll over den interne flyten og gjorde kontraktshåndtering til en strategisk del av veksten.
Les hele historien
Oppdag hvordan Trustmary maksimerte salgs- og HR-effektiviteten med Oneflow-integrasjoner.
Les hele historien