Statusrapport:
B2B-avtal
Trendspaning inom avtalshantering
2023 var året då AI satte avtryck på världen – och i takt med att 2024 rullar på har efterfrågan på automation aldrig varit större. Det är inte bara B2B-avtal som förändras, utan hela sättet vi driver företag på.
Den här rapporten handlar dock om avtalshantering, en vital del av alla företag. Avtal inom B2B påverkar hela organisationer och spelar en viktig roll i allt från
2023 was the year AI made its mark on the world, and, as 2024 unfolds, the demand for automation has never been greater. It’s not only the state of B2B contracts that’s changing in 2024, it’s all areas of business.rnrnIt’s not only the state of B2B contracts that’s changing, it’s all areas of business.
Kort om avtalshantering
Avtalshantering är processen att hantera överenskommelser med andra parter och omfattar hela avtalets livscykel – från försignering till efterarbete – inklusive förnyelse, omförhandling, genomförande, efterlevnad och lagring.
I den här rapporten får du lära dig mer om:
De viktigaste funktionerna för framtida avtal
De främsta anledningarna till att avtal inte signeras
Hur ofta digitala avtal används bland företag
Vilken ROI du kan förvänta dig av att införa ett digitalt avtalsverktyg
Metodik
Vårt mål med den här rapporten var att få en uppfattning om hur företag hanterar sina avtal i dag och i vilken riktning de är på väg. Vi genomförde en enkät där vi frågade 300 yrkesverksamma på två kontinenter och i sju länder om deras avtalshantering.
Our goal with this report was to get a sense of how companies are managing their contracts today and in which direction they’re headed. We conducted a poll, asking 300 business professionals across two continents and seven countries about their contract management.
Automatisering av avtal är blir allt vanligare
Topp 3 viktigaste funktionerna för framtida avtal:
32% ser att de ska kunna signeras på vilken enhet som helst.
28% vill att de ska kunna integreras i sitt CRM-system eller annan plattform.
26% vill kunna samarbeta i realtid.
På en skala från 1-10, hur viktigt är automatisering av avtal för ditt företag?
Respondenterna lyfter fram möjligheten att signera avtal på flera enheter som den viktigaste funktionen för framtidens avtal. På andra plats kommer möjligheten att integrera avtal med ett CRM eller en plattform man själv väljer.
Att kunna signera på flera enheter är avgörande för smidighet, tillgänglighet och effektivitet. Det gör det möjligt att skriva under avtal var som helst, när som helst, på den enhet som passar bäst.
Integration med ett CRM eller en annan valfri plattform gör det enklare att samla all kunddata på ett och samma ställe. Det förbättrar tillgängligheten till avtal och stärker samarbetet mellan team.
När det gäller förväntad ROI är det tydligt att många företag redan ser hur ett digitalt avtalsverktyg kan spara både tid och pengar. Vi lär få se fler automatiseringslösningar för avtal under det kommande året.
Krav på sömlös
avtalssignering
Vad skulle få dig att inte skriva under ett avtal?
77% hävdade att otydlighet i klausuler och villkor skulle hindra dem från att signera ett avtal.
Hur många gånger öppnar eller läser du ett avtal innan du signerar?
40% av de tillfrågade öppnar inte ett avtal mer än 3 gånger innan de skriver under!
Hur signerar du avtal?
80% av respondenterna signerar sina avtal med e-signatur.
60% använder en kombination av skriftliga och elektroniska signaturer.
Skillnaden i andel mellan företag som använder e-signatur och de som använder skriftlig signatur är förvånansvärt liten. 30 % av respondenterna uppger att krångel med signering kan hindra dem från att skriva på ett avtal.
Skriftliga signaturer kräver ofta att båda parter är fysiskt närvarande – något som kan bli ett hinder. E-signaturer däremot gör det möjligt att signera när och var det passar, utan att påverkas av plats eller tidszon.
Enligt svaren öppnar 50% av användarna avtalet bara 1–3 gånger innan de signerar. Med andra ord: de vill att affärer ska gå snabbt.
Det finns fortfarande
utrymme för snabbare affärer
Hur lång tid tar det att få ett avtal undertecknat?
75% av respondenterna får ett avtal undertecknat inom en vecka. Endast 17% av respondenterna får ett avtal undertecknat på mindre än en dag.
Hur många intressenter är i genomsnitt involverade i en förhandling innan ett avtal undertecknas?
Har något av dina avtal eller affärer påverkats av det verktyg eller den teknik du använder för att samla in signaturer?
1 av 3 har haft ett avtal eller en överenskommelse som påverkats negativt av den teknik de använder för insamling av signaturer.
Hur snabbt bör ett avtal signeras? Frågar du parterna själva skulle de flesta nog säga att de helst vill ha det klart inom en till två dagar. En stark majoritet – 75% av respondenterna – får ett avtal signerat inom en vecka, vilket är ett bra resultat. Men det finns utrymme för förbättring. Bara 7% får ett avtal signerat på mindre än ett dygn. Den siffran borde kunna vara högre.
För att affärer ska slutas snabbare måste signeringsprocessen sitta som den ska. Allt fler företag vill gå över till e-signaturer och digitala avtal. Processen går redan snabbare än någonsin, och nya tekniska lösningar utvecklas i detta nu.
Samtidigt uppger 27% att de haft affärer eller avtal som påverkats negativt av det verktyg de använder för signering. När allt fler alternativ dyker upp blir konkurrensen hårdare – och företag mer kräsna. Frågan är inte längre om man ska investera i ett automatiseringsverktyg, utan vilket.
Se upp för sista-minuten-ändringar
Vilka är de främsta anledningarna till att du inte får ett avtal signerat?
57% uppger att ändrade villkor är den främsta orsaken till att ett avtal inte blir signerat.
För 47% handlar det främst om prissättning.
Tätt därefter kommer juridisk komplexitet – 46% ser det som en avgörande faktor.
Ändrade villkor är den vanligaste orsaken till att avtal inte blir signerade. Allt som kräver ändringar i avtalet riskerar att bromsa processen – och i värsta fall få affären att rinna ut i sanden.
77% uppger att det viktigaste vid signering är att inga ändringar behövs. Varje extra justering innebär förseningar, särskilt när det gäller fysiska avtal som måste skrivas ut på nytt.
Med digitala avtal går det däremot snabbt och smidigt att göra ändringar. För att undvika sista-minuten-redigeringar investerar allt fler företag i automatiserade verktyg som gör signeringsprocessen enklare och mer flexibel.
Prissättning nämndes som det näst största hindret för att få avtal undertecknade. Detta kan hanteras genom att använda ett system för avtalshantering, som Oneflow, som ger dig tillgång till interaktiva pristabeller med automatiserade beräkningar. Ett verktyg för avtalshantering hjälper dig att göra prisinformationen lättillgänglig och transparent.
The third biggest challenge was legal complexity, which can be addressed by using clear language in terms and clarity in workflows. For example, approval workflows and signing orders, like who should sign first, need to be clearly defined and transparent from the very beginning of the contract process.
Digitala avtal jämfört
med pappersavtal 2024
Använder du samma verktyg för att skapa och signera avtal?
73% av respondenterna svarade ja!
Var förvarar du dina avtal?
54% lagrar sina avtal digitalt – antingen på datorn eller i molnet.
Vad är viktigast för dig när du signerar ett avtal?
En majoritet på 69% svarade att elektroniska signaturer är en given komponent i framtidens avtal.
Litar du på att dina avtal är säkra när de lagras digitalt?
Litar du på säkerheten i elektroniska signaturer?
Majoriteten av respondenterna är positiva till digitala avtal och anser att e-signaturer är enklare att samla in än handskrivna. Över hälften lagrar sina avtal digitalt – på datorn eller i molnet – och använder samma verktyg för både skapande och signering.
Mer än 80 % litar på säkerheten i e-signaturer och på att deras avtal lagras digitalt. Det råder ingen tvekan om att företag steg för steg lämnar pappret bakom sig och går över till digital avtalshantering – på ett allt mer effektivt sätt.
E-post dominerar fortsatt
kommunikationen kring avtal
Vilken annan kommunikation använder du för att få ett avtal signerat?
Majoriteten av respondenterna använder fortfarande e-post som huvudsaklig kanal för avtalskommunikation. Visst fungerar mejl bra för mycket – men när det gäller att skicka och ta emot känslig information, som avtal, är det långt ifrån optimalt.
Utöver säkerhetsaspekten tenderar mejltrådar att bli långa och röriga, vilket saktar ner affärer och kan leda till missförstånd. Att många företag fortfarande är beroende av e-post för avtalshantering är oroväckande.
Det är betydligt bättre att samla all kommunikation kring avtal i ett dedikerat avtalssystem – där bara de som ska ha tillgång, har det. av respondenterna använder e-post som kommunikationsform när de ska få sina avtal undertecknade.
Majoriteten av respondenterna använder fortfarande e-post som huvudsaklig kanal för avtalskommunikation. Visst fungerar mejl bra för mycket – men när det gäller att skicka och ta emot känslig information, som avtal, är det långt ifrån optimalt.
Utöver säkerhetsaspekten tenderar mejltrådar att bli långa och röriga, vilket saktar ner affärer och kan leda till missförstånd. Att många företag fortfarande är beroende av e-post för avtalshantering är oroväckande.
Det är betydligt bättre att samla all kommunikation kring avtal i ett dedikerat avtalssystem – där bara de som ska ha tillgång, har det.
Vad känner du när du hör ordet avtal?
Som vi ser väcker avtal många olika känslor – allt från glädje till oro och allt däremellan. Stress, press och till och med rädsla var vanliga svar bland respondenterna. Och det är just det vi vill förändra!
Att signera ett avtal ska vara ett positivt och peppande ögonblick. Med rätt teknik kan företag skapa en smidigare och mer friktionsfri signeringsupplevelse – och förvandla avtal från något som känns tungt till något som driver tillväxt, samarbete och nya möjligheter.
Utvecklingen av B2B-avtal
framåt
När företag börjar inse värdet av att digitalisera sina viktigaste tillgångar – sina avtal – markerar det också början på slutet för PDF-kontrakt.
Ett PDF-avtal är helt enkelt inte framtidssäkert. Visst, du kan lägga till en e-signatur på en PDF och kalla det ett “digitalt avtal”, men du får inte de verkliga fördelarna som kommer med ett äkta digitalt avtal byggt i HTML – alltså ett e-avtal.
PDF är i grunden ett bildformat. Tänk efter – varför skulle du vilja titta på en bild av papper när du ändå sitter vid en datorskärm? På Oneflow är vi övertygade om att PDF-avtalen mer eller mindre kommer att fasas ut inom de närmaste 10 åren.
PDF står för Portable Document Format. Dess största styrka är att det bevarar dokumentets utseende oavsett var det öppnas eller skrivs ut.
HTML – grunden för e-avtal – är däremot webbens språk. HTML-dokument är skapade för att visas på skärm och vara interaktiva. De är byggda för att kunna nås när som helst, direkt via datorn, snarare än för att skrivas ut.
För många är valet att jobba med PDF-avtal en vana – något man gör för att det är bekvämt. Men som Jakob Nielsen nyligen visade i sin forskning, har PDF allvarliga användbarhetsproblem och är till och med, som han uttrycker det, ”inte lämpat för mänsklig konsumtion”.
