Radisson Hotel Group förändrade nyligen sitt sätt att skicka och underteckna offerter genom att implementera elektroniska signaturer online från Oneflow. Resultatet? Snabbare bokningar, mindre pappersarbete, bättre gästupplevelser och ett mer miljövänligt tillvägagångssätt som ligger i linje med deras engagemang för hållbarhet. Nedan går vi igenom hur e-signaturer kan effektivisera arbetet för aktörer inom besöksnäringen.
Vad innebär e-signaturer för besöksnäringen?
Inom hotell- och restaurangbranschen effektiviserar och säkrar e-signaturlösningar avtalsprocesser, vilket gör det enklare för hotell- och restaurangägare, chefer och leverantörer att hantera avtal på ett effektivt sätt. Besöksnäringen kan minska de administrativa uppgifterna, förbättra gästernas och de anställdas upplevelser och öka effektiviteten i verksamheten. Här är några typiska dokument som hotell- och restaurangföretag kan använda e-signaturer för i branschen:
- Boknings- och reservationsavtal
- Sälj- och leverantörsavtal
- Introduktion av nya medarbetare och HR-avtal
- Medgivandeformulär för gäster
- Fastighets- och leasingavtal
När det gäller e-signaturer finns det olika typer tillgängliga. Vissa e-signaturer använder en persons handskrivna signatur som fångas upp elektroniskt, medan andra använder en unik digital representation av en persons signatur. Oavsett vilken metod som används är e-signaturer ett bekvämt och effektivt sätt att underteckna dokument utan att behöva vara fysiskt närvarande.
I den här artikeln utforskar vi tre sätt för Radisson att digitalisera sin verksamhet med e-signatur från Oneflow och hur andra företag inom hotell- och restaurangbranschen kan dra nytta av liknande metoder.
Läs även: En guide till e‑signaturer och vad som gör dem juridiskt bindande
1. Använd e-signaturer för snabbare affärer och en bättre gästupplevelse
När det gäller att hantera avtal för möten, evenemang eller till och med rutinmässiga operativa behov är tiden avgörande i hotellbranschen. Radisson upptäckte att den traditionella avtalshanteringen, som ofta hindrades av pappersarbete fram och tillbaka, höll dem tillbaka.
Genom att integrera Oneflows plattform för avtalshantering med integrerade e-signaturer kunde de slutföra avtalssigneringen ”inom några minuter istället för dagar”.
Radissons erfarenhet belyser en viktig punkt: ju snabbare du kan få avtal signerade, desto snabbare kan du gå vidare med att tillhandahålla minnesvärda gästupplevelser.
För Radisson var det en ”game-changer”, eftersom de rullade ut lösningen till mer än 75 hotell. De kan nu fokusera på att leverera värde i stället för att spåra pappersarbete.
Varför du borde bry dig
Snabbare kontraktssignering med e-signature for hospitality minimerar förseningar och minskar risken för att förlora bokningar på grund av långsamma svarstider. Dessutom kan ditt team fokusera på att leverera fantastiska upplevelser istället för att fastna i pappersarbete.
Vad du kan göra åt saken
Om du fortfarande använder pappersavtal eller föråldrade digitala metoder är det dags att utforska e-signaturlösningar som Oneflow. Leta efter plattformar som tillhandahåller spårning och uppdateringar i realtid så att du kan hålla kunderna informerade och se till att inget faller mellan stolarna.
Läs också: En komplett guide till elektroniska signaturer
2. E-signaturer gör att hotellpersonalen kan fokusera på gästerna, inte på pappersarbete
En av de största utmaningarna för Radisson var att hantera flera olika avtal för evenemang, vilket krävde mycket administrativt arbete. Med Oneflow kunde de effektivisera avtalets livscykel, från skapande till undertecknande och lagring, vilket frigjorde deras team från administrativa uppgifter.
Med Oneflow kan eventplanerarna följa utvecklingen i realtid, vilket minskar deras administrativa arbetsbörda och gör att de kan fokusera på det de är bäst på.
Denna effektivitetsökning innebär att personalen kan prioritera personlig service framför pappersarbete, vilket i slutändan skapar en bättre upplevelse för gästerna. Ett strömlinjeformat arbetsflöde för e-signaturer inom hotell- och restaurangbranschen gynnar både företaget och gästerna, som lägger märke till den extra omsorgen och uppmärksamheten.
Varför du bör bry dig
Genom att automatisera administrativa uppgifter med e-signaturer för hotell- och restaurangbranschen kan ditt team ägna mer tid åt kunderna. Den extra uppmärksamheten ökar kundnöjdheten, stärker ditt varumärke och får gästerna att komma tillbaka.
Vad du kan göra åt saken
Identifiera repetitiva uppgifter i din verksamhet som kan automatiseras, oavsett om det gäller avtalshantering, schemaläggning eller gästförfrågningar. Börja i liten skala, fokusera på ett område och bygg vidare därifrån. Varje förbättring av arbetsflödet kan göra stor skillnad för den övergripande servicekvaliteten.
3. E-signaturer bidrar till en grönare och mer effektiv framtid
Radissons övergång till e-signering för hotell- och restaurangbranschen och digitala avtal motiverades av mer än bara bekvämlighet. De ville ha en lösning som låg i linje med deras hållbarhetsåtagande. Genom att gå ifrån pappersbaserade avtal minskade Radisson sitt ekologiska fotavtryck.
Varje digitalt signerat avtal är en pappersbit mindre och gästerna kommer att märka hotellets engagemang för hållbarhet.
Dagens gäster värdesätter i allt högre grad hållbara metoder, och digitala avtal minskar inte bara avfallet utan gör det också lättare att hämta och hantera dokument. Det är en win-win-situation: ditt team sparar tid och du bidrar till att bevara miljön.
Varför du bör bry dig
Hållbara metoder uppskattas av gästerna och hjälper dig att sticka ut i en konkurrensutsatt bransch. Dessutom är e-signering för hotell integrerat i digitala avtal lättare att lagra, hämta och analysera, vilket hjälper dig att hålla bättre register utan oändliga arkivskåp.
Vad du kan göra åt saken
Övergå till papperslösa processer där det är möjligt. Börja med att digitalisera avtal och viktiga dokument, och överväg plattformar som gör det enkelt att komma åt och spåra dem. Varje litet steg mot hållbarhet kan förbättra ditt varumärkes rykte.
Våra mest populära avtalsmallar
Tre steg för att implementera e-signering för besöksnäringen nu
Är du redo att omvandla dina avtal till snabbare signaturer och bättre gästupplevelser?
Här är var du ska börja:
- Byt till e-signering för att få signerade avtal snabbare och förbättra bokningsupplevelsen.
- Automatisera repetitiva uppgifter så att ditt team kan fokusera på att förbättra gästupplevelsen.
- Gå digitalt för att anpassa dig till dina hållbarhetsmål.
Dessa enkla steg kan hjälpa din verksamhet att uppfylla gästernas förväntningar, minska friktionen i driften och visa ditt engagemang för en grönare framtid. Oavsett om du driver en stor kedja eller en boutiqueanläggning kan du genom att följa Radissons exempel lyfta din verksamhet och göra en meningsfull insats.
Saker att tänka på vid implementering av e-signering för besöksnäringen
Nu när vi förstår vikten av elektroniska signaturer ska vi undersöka hur man implementerar dem på ett framgångsrikt sätt i besöksnäringen.
Välja rätt plattform för e-signeringar
När du väljer en plattform för e-signering för besöksnäringen är det viktigt att ta hänsyn till faktorer som säkerhet, användarvänlighet och kompatibilitet med dina befintliga system. Leta efter plattformar som erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner, t.ex. kryptering och verifieringskedjor, för att säkerställa integriteten och äktheten hos de signerade dokumenten.
Välj dessutom en plattform för e-signering för besöksnäringen som är användarvänlig och ger en sömlös signeringsupplevelse för både din personal och dina gäster. Utbildning och support bör också vara lättillgängligt för att hjälpa ditt team att navigera i processen för e-signering på ett effektivt sätt.
Utbildning av personal i användning av e-signering
Att utbilda personalen i e-signering för besöksnäringen är avgörande för att säkerställa att införandet och driften går smidigt. Ge omfattande utbildning i hur man skickar, tar emot och signerar dokument med hjälp av den valda plattformen för e-signering. På så sätt kan ditt team tryggt hantera övergången från pappersbaserade processer till digitala signaturer.
Regelbundna uppföljningar och repetitioner kan också bidra till att förstärka bästa praxis och ta itu med eventuella frågor eller problem som kan uppstå.
Framtiden för e-signering inom besöksnäringen
I takt med att tekniken fortsätter att utvecklas ser framtiden för e-signering inom besöksnäringen lovande ut. Låt oss ta en titt på vad som ligger framför oss.
Nya trender inom teknik för e-signeringar
Utvecklingen av tekniken för e-signering innebär spännande möjligheter för besöksnäringen. Integration med mobila enheter, som smartphones och surfplattor, gör det möjligt att signera på ett ännu mer sömlöst sätt. Biometrisk autentisering, t.ex. fingeravtryck eller ansiktsigenkänning, ger ytterligare ett lager av säkerhet.
Framsteg inom artificiell intelligens och maskininlärning kan dessutom effektivisera processen för e-signering genom att automatisera efterlevnadskontroller och dokumentgranskning.
Potentiella utmaningar och lösningar för införande av e-signering
Även om fördelarna med e-signering för besöksnäringen är betydande, kan det finnas utmaningar att övervinna under införandeprocessen. En potentiell utmaning är motstånd mot förändring från personal eller gäster som är vana vid traditionella pappersbaserade processer.
För att hantera detta är effektiva kommunikationsstrategier och omfattande utbildningsprogram avgörande. Genom att lyfta fram fördelarna med e-signering för besöksnäringen och ge stöd under hela övergången kan företagen övervinna motståndet och säkerställa ett framgångsrikt införande.
Genom att hålla sig informerad om ny teknik och branschtrender kan företagen dessutom proaktivt övervinna eventuella utmaningar som kan uppstå.
Med alla dessa överväganden i åtanke är det tydligt att e-signaturer förändrar spelplanen för besöksnäringen. Genom att anamma denna teknik kan företag effektivisera verksamheten, förbättra gästupplevelsen och ligga steget före i dagens digitala värld. Så vänta inte längre – börja din resa med e-signering för besöksnäringen redan idag!
