Många företag hanterar avtal i föråldrade verktyg, fortfarande. Det är som att använda en knapptelefon i en värld av smartphones. Ändå fortsätter många organisationer att hantera avtal på just det sättet – ofta utan att inse vilka ineffektiviteter och dolda kostnader det innebär. Vår senaste undersökning bland 200 yrkesverksamma visar att 66% av företagen fortfarande skapar och hanterar avtal i ordbehandlare som MS Word eller Google Docs – verktyg som helt enkelt inte är byggda för modern och skalbar avtalshantering.
Fallgroparna för företag som hanterar avtal i föråldrade verktyg
- Decentraliserad lagring: Undersökningen visade att 17% av företagen lagrar avtal på lokala enheter, vilket leder till utmaningar när det gäller tillgänglighet och versionskontroll. Detta fragmenterade tillvägagångssätt ökar risken för förlorade eller föråldrade avtal, vilket försvårar efterlevnad och återsökning.
- Tillit till e-post: Eftersom 65,67% av företagen förlitar sig på e-post för att granska och slutföra avtal ökar risken för missförstånd och fel. E-posttrådar kan bli invecklade, vilket gör det svårt att spåra ändringar och godkännanden på ett effektivt sätt.
- Manuell spårning: Hela 32,67% av företagen spårar fortfarande avtal manuellt, vilket ökar sannolikheten för missade förnyelser eller utgångna avtal, vilket kan leda till ekonomiska påföljder eller förlorade affärsmöjligheter.
Kostnaden för att halka efter
Enligt World Commerce & Contracting (WorldCC) kan dålig avtalshantering undergräva upp till 9% av en organisations årliga intäkter.
Detta värdeläckage beror på ineffektivitet, fel och missade möjligheter som är en följd av föråldrade metoder.
Forrester Research betonar att marknaden för CLM (Contract Lifecycle Management) är under utveckling, med moderna lösningar som erbjuder möjligheter långt utöver traditionella metoder.
Organisationer som inte klarar av att anpassa sig kan få en konkurrensnackdel.
Läs även: Vad är avtalshantering? En komplett guide
Använder moderna lösningar
För att övergå från föråldrade metoder bör du överväga följande steg:
- Centralisera lagring av avtal: Implementera ett enhetligt arkiv för att säkerställa att alla intressenter har tillgång till de senaste versionerna av avtalen, vilket förbättrar samarbetet och efterlevnaden
- Automatisera arbetsflöden: Använd CLM-system för att effektivisera livscykeln för avtal, från skapande och förhandling till genomförande och förnyelse, vilket minskar manuella fel och påskyndar processerna
- Utnyttja analys: Moderna CLM-plattformar erbjuder analysverktyg för att övervaka hur avtalen fungerar, identifiera flaskhalsar och informera om strategiska beslut
Slutsats
Att hantera avtal med föråldrade metoder är inte bara ineffektivt, det innebär också betydande risker för organisationens resultat. Genom att använda moderna lösningar för avtalshantering kan företag förbättra effektiviteten, minska riskerna och positionera sig för långsiktig framgång.
Oneflow är ett modernt och heltäckande verktyg för digital avtalshantering som är byggt för dagens snabbrörliga affärslandskap. Genom att digitalisera hela avtalsprocessen – från skapande till e-signering och analys – eliminerar Oneflow manuella steg, minimerar fel och frigör värdefull tid. Plattformen erbjuder realtidsredigering, centraliserad lagring och automatiserade arbetsflöden som gör samarbetet smidigare och mer transparent. Med Oneflow får du inte bara kontroll över dina avtal, du får ett strategiskt verktyg som driver affären framåt.
