The Assessment Company
tog tag i avtalskaoset och fick full kontroll
30+
Minskad
100%
Det började med ett behov av att eliminera pappersarbete. För The Assessment Company, ett framåtblickande konsultföretag med djup expertis inom strategi, kompetensutveckling och rekrytering, var det hög tid att vinka adjö till manuella processer, e-postmeddelanden och PDF-filer. De ville ha något bättre – och det hittade de i Oneflow.
“Vi är bra på att utvärdera människor. Men vårt avtalsflöde? Det behövde också en ordentlig utvärdering”, säger Steffen Bye Vangen, CTO på företaget. Resultatet blev ett byte till Oneflow och en digital rigg som ger dem snabbhet, flexibilitet och flow.
Avtalsprocess i motvind
The Assessment Company hjälper organisationer att sätta rätt kurs. De erbjuder tjänster inom strategi, organisationsutveckling och rekrytering, ofta i kombination. Med ett erfaret team och ett starkt rykte på marknaden är de en viktig utvecklingspartner för både privata och offentliga organisationer. Rekrytering är fortfarande det största affärsområdet, men alla tjänster bygger på samma kärna: att skapa förändring som varar.
Ironiskt nog var deras egen avtalsprocess inte riktigt i linje med deras ambitioner.
“Vi hanterade det mesta manuellt. Det var mycket mejl, PDF:er och klipp-och-klistra”, säger Steffen. “Vi kände att den lösning vi använde inte höll måttet; den saknade flexibilitet, anpassningsmöjligheter och verkade inte särskilt noggrann för den person som skrev under avtalet.”
Tre krav: Fullständig integration, flexibilitet och förtroende
Sökandet efter ett nytt verktyg var ingen tillfällighet. De hade en tydlig lista med krav:
- Det måste kunna integreras med befintliga verktyg, särskilt Hubspot.
- Det måste vara flexibelt och anpassningsbart, så att de kunde bygga sina egna flöden.
- Det måste inge förtroende, både internt och hos kunderna.
“En viktig faktor var att det är en nordisk lösning, vilket skapar förtroende och ger oss något att visa upp för kunderna. Vi tittade på flera lösningar, och Oneflow stack snabbt ut”, säger Steffen. “Det är nordiskt, det är konsekvent – och det kändes rätt.”
Oneflow tickade alla boxar
Valet föll på Oneflow, utan att man behövde testa många alternativ på djupet. Lösningen uppfyllde deras behov på första försöket. Och det viktigaste av allt? De kunde komma igång direkt och bygga sina egna flöden utan att behöva vänta på konsulter eller utvecklare.
“Vi gjorde mycket själva och implementeringen gick väldigt snabbt. Möjligheten till självbetjäning och att bygga sitt eget dataflöde sparade oss mycket tid. Sättet som integrationen med Hubspot löstes på gjorde att vi själva kunde äga processen och optimera längs vägen”, säger Steffen.
Full pott på användbarheten
Alla på The Assessment Company använder Oneflow. Det kommersiella teamet är den största användaren, men även traineeprogrammet, leverantörshanteringen och så småningom internrekryteringen förlitar sig på verktyget.
“Det är ett verktyg som man använder en gång och sedan fastnar det. Folk inser hur det fungerar och det bara flyter på”, säger Steffen.
Med 20-30 kontrakt i månaden – och fler blir det – är det viktigt att processen är både robust och intuitiv.
“Vi gjorde mycket själva och implementeringen gick väldigt snabbt. Möjligheten till självbetjäning och att bygga sitt eget dataflöde sparade oss mycket tid. Integrationen med Hubspot löstes på ett sätt som gjorde att vi själva kunde äga processen och optimera den längs vägen.”
Steffen Bye Vangen
CTO
The Assessment Company
Så fungerar integrationerna
Oneflow + Hubspot = Automatiserat flow
Här är magin i aktion:
- En affär flyttas till “lösningsförslag” i Hubspot.
- Oneflow skapar automatiskt ett avtal med data från affären via integrationen med Hubspot.
- Kunden får avtalet för signering, och all information finns redan på plats.
- När signeringen är klar sätts affären automatiskt till “Closed Won”.
- Samtidigt triggar det nya processer i projektledning, resursplanering och Teams.
Ingen manuell ansträngning. Noll dubbelregistrering. Maximal kontroll.
Oneflow + Teamtailor = Perfekt för rekrytering
Speciellt inom traineeprogrammet “Trainee Innlandet” har Teamtailor-integrationen varit ett lyft. Avtal för både traineer och företag skickas via Oneflow – snabbt, säkert och spårbart.
Effekten? Tid tillbaka och kontroll över framtiden
Effekten av Oneflow märks i hela organisationen. Det handlar inte bara om mindre tid för administration, utan också om bättre kvalitet, bättre upplevelse och bättre data.
Steffen förklarar: “Den största vinsten är den tid vi sparar i dialogen med kunden. Vi har nu ett gemensamt dokument som vi arbetar i, inga e-postmeddelanden och PDF-filer fram och tillbaka. Vi sparar mycket tid och ser mer professionella ut. Flowet är bättre, vi får bättre datakvalitet, dokumentation och spårbarhet.”
Automatisering ökar kapaciteten utan att anställa fler personer
Med effektivare processer kan teamet hantera fler uppdrag utan att behöva växa administrativt.
“Det har haft en stor effekt. Vi har uppnått bättre effektivitet per anställd. Det blir helt enkelt mindre slöseri med tid och mer värde för kunderna”, säger Steffen.
“Den största vinsten är den tid vi sparar i dialogen med kunden. Vi har nu ett gemensamt dokument som vi arbetar i, inga mejl och PDF:er fram och tillbaka. Vi sparar mycket tid och ser mer professionella ut. Flowet är bättre, vi får bättre datakvalitet, dokumentation och spårbarhet.”
Steffen Bye Vangen
CTO
The Assessment Company
Intern entusiasm och äkta ägarskap
Medarbetarna är nöjda – och det är ingen självklarhet när nya system införs. De uppskattar särskilt integrationen med Hubspot och automatiseringen av uppföljningen.
“Det bästa är att man inte behöver mata in uppgifter på flera ställen. Allt sker automatiskt. Det är färre saker att komma ihåg och färre fel som kan inträffa”, säger Steffen.
Redo för tillväxt – och redo för allt
The Assessment Company har stora tillväxtambitioner och Oneflow är en viktig del av den strategiska grunden. Med sitt professionella förhållningssätt, tekniska öppenhet och solida metodik är de väl rustade för ytterligare expansion.
“När vi öppnar nya kontor kan vi rulla ut hela den digitala riggen – inklusive Oneflow – och vara i drift från dag ett. Det minskar uppstartstiden.”
Vad har de uppnått? Här är några av höjdpunkterna
- Upp till 30 avtal per månad, helt automatiserat
- Sömlös integration med Hubspot och Teamtailor
- Fullständig självbetjäning – kom igång utan konsulter
- Bättre datakvalitet och spårbarhet
- Tidsbesparingar och minskad administration
- Redo för skalning och nya kontor
Vad innebär detta för dig som överväger Oneflow?
Om du arbetar i en organisation som hanterar avtal inom försäljning, HR eller andra projekt – och du tycker att det är för mycket manuell uppföljning, för många PDF-filer och för lite kontroll – då kanske det är dags att göra som The Assessment Company.
Ge dina avtal en ordentlig utvärdering.
Låt Oneflow ta dig från manuell frustration till digitalt flow.
Vill du veta mer om elektroniska signaturer, digitala avtal eller framtidens avtalshantering?
Upptäck hur Trustmary maximerade sin sälj- och HR-effektivitet med Oneflow-integrationer.
Läs hela storyn
Ett flow som håller för framtiden. Briab tog kontroll över sina interna flöden och gjorde avtalshantering till en strategisk del av tillväxten.
Läs hela storyn
Modjo ökar effektiviteten i försäljningen med Oneflow: Snabbare avtal, sömlöst samarbete och smartare beslut tack vare en effektiv integration med Salesforce.
Läs hela storyn
Oneflow har gett Knowit bättre kontroll, snabbare processer och mindre manuellt arbete. Med sömlösa integrationer och hög användarvänlighet har verktyget blivit en naturlig del av…
Läs hela storyn
Som en av Sveriges största energileverantörer hanterar Stockholm Exergi hundratals avtal varje månad. Läs om hur de effektiviserade processerna.
Läs hela storyn
InfoCaption har hittat ett super-flow i försäljningen med Oneflow integrerat med SuperOffice – snabbare avtal, smidigare flöden och bättre resultat!
Läs hela storyn