Förra veckan hängde vi på HR Træfpunkt, Danmarks största HR-evenemang, i Köpenhamn. Att vi hade riktigt kul är bara förnamnet, och vi träffade många nyfikna och härliga människor som verkligen brinner för HR. Vi fick också chans att visa upp alla möjligheter med Oneflow för en massa intresserade besökare, och hålla ett föredrag om hur Oneflows e-avtal underlättar våra kunders rekryteringsprocesser. Eftersom vi såg ett enormt intresse för detta, tänkte vi gå igenom hur Oneflow kan hjälpa just din HR-organisation!

HR Træfpunkt Oneflow
Outside the conference hall

Vanliga HR-problem

Utdragna avtalsrundor, viktiga uppgifter som saknas för att kunna signera anställningsavtalet, svårt att hålla koll på när anställningen löper ut, har kandidaten ens öppnat avtalet? Kanske känner du igen dig i detta, det är nämligen vanliga problem hos HR-organisationer. Som ger onödigt mycket huvudvärk. Oneflow är ett mirakelpiller för detta, både för kortare och längre anställningsperioder. Att digitalisera HR-processen med e-avtal är nämligen nyckeln till ett enklare och snabbare arbetsflöde.

Oneflow at HR Træfpunkt
Niklas Koch and Peter Bang at Oneflow's stand

Hur Oneflow hjälper till i konsultanställningar

När det gäller konsult- och korttidsanställningar kan det ibland vara en utmaning att få avtalet signerat i tid. En konsult kan till exempel vara anställd på veckobasis, ibland till och med per dag, och då kan det vara svårt att ha avtalet signerat innan personen hinner börja. Tur då att Oneflow hjälper ditt HR-team att hålla koll på hela processen, från att du skickar avtalet till att det faktiskt signeras. Detta kan du följa när anställningsavtalet lämnar ditt skrivbord:

  • när det har levererats
  • när det har öppnats och hur många gånger
  • när en fråga ställs eller ändring föreslås
  • när det har signerats.

Hur du får avtalet signerat i tid i Oneflow

Du ska anställa en konsult som börjar om fem dagar. Du ger e-avtalet en giltighetstid på fem dagar i Oneflow och skickar iväg det till konsulten. Om det är så att konsulten inte har signerat när det till exempel är tre dagar kvar tills giltighetstiden går ut, får både du som ägare av avtalet och konsulten en påminnelse. Du får alltså mycket mer kontroll och ser till att dina avtal alltid blir signerade i tid.

Håll koll på när konsultuppdraget börjar och slutar

Det är ju ofta ganska många konsulter ute i rullning och då kan det vara bra för er på HR att ha full koll på när konsultuppdragen börjar och slutar. I Oneflow ställer du enkelt in en livscykel på e-avtalet och bestämmer när du vill få en notis om att uppdraget håller på att löpa ut. Du kanske också har signerat ett avtal med en konsult som inte ska börja förrän om två månader, och för att friska upp minnet kan du få en påminnelse när uppdraget väl har startat. Allt för att du ska ha kontroll över vilka anställningar du har skapat och har igång.

Hur du behåller era talanger med hjälp av Oneflow

Eftersom det finns gott om efterfrågade konsulter där ute gäller det att ligga ett steg före. Att hålla koll på när era konsulters uppdrag är på väg att ta slut är nyckeln. Med Oneflows hjälp löser du detta genom att ställa in en notis när avtalsperioden är på väg mot sitt slut. Då är det bara för dig och ditt HR-team att lyfta luren och presentera ett nytt uppdrag för konsulten. På så sätt behåller ni den eftertraktade kompetensen lite längre.

Få viktiga uppgifter av konsulten

I Oneflow är det väldigt enkelt att få in viktig information, såsom bankuppgifter och hemadress, från konsulten vid anställningens början. I din avtalsmall lägger du in fält som konsulten själv kan fylla i, och bestämmer om de ska vara obligatoriska för att e-avtalet ska kunna signeras. Detta skyndar inte bara på och förenklar processen, utan det ger konsulten en väldigt positiv upplevelse av er som arbetsgivare. Medarbetaren kan när det passar hen bäst bara öppna avtalet i mobilen, redigera informationen och sen signera med ett knapptryck.

Niklas Koch presents Oneflow
Niklas Koch presents Oneflow

Hur Oneflow hjälper till i tillsvidareanställningar

Det finns fyra tydliga anledningar till att HR-organisationer väljer att implementera Oneflow. Dessa är:

  • Säkerheten
  • Administration
  • Kontroll över hela avtalsprocessen
  • Kortare ledtider

Ingen risk att känslig information försvinner

Du kan alltid vara trygg med att avtalsinformationen är skyddad i Oneflow. När du skickar ett e-avtal får motparten en krypterad länk via mejl som leder till avtalet. När det är dags att signera finns tre olika signeringsalternativ, men BankID är vanligast för anställningsavtal.

Mindre administration med Oneflow

Vid en anställning ska avtalet ofta passera genom en massa led innan det är klappat och klart. I Oneflow blir allt mycket enklare eftersom HR bjuder in medarbetaren och chefen till e-avtalet, och vips har avtalet signerats. Om Ekonomi och lön också har en användare i Oneflow kan de få en notis när ett nytt anställningsavtal har signerats. På så sätt kan de enkelt få tillgång till medarbetarens bankuppgifter och hantera alla avtal i Oneflows e-arkiv.

HR har full kontroll över avtalsprocessen

I Oneflow kan du i realtid följa hela avtalsprocessen från början till slut. Om kandidaten förhandlar om 30 dagar semester istället för 25 och ni bestämmer er för att möta detta, går ni bara in i det befintliga avtalet, gör ändringen och sparar. Då får kandidaten en notis om att avtalet har uppdaterats.

Kortare ledtider med Oneflow

Allt detta tillsammans bidrar till kortare ledtider. Avtalsprocessen går snabbare och är mindre krånglig för alla inblandade. Både du och medarbetaren slipper vänta på att ett avtal ska dimpa ner i mejlkorgen eller i brevlådan hemma. Snabbt, enkelt och säkert helt enkelt – det är Oneflow för HR.

Missa aldrig en nyhet

Fyll i din mejladress för att få de senaste uppdateringarna rakt i din inkorg.

Du kanske också gillar