Les principaux défis liés à la gestion de contrats
Apprendre à les identifier et les relever.
Quand vous pensez aux contrats, qu’est-ce qui vous vient à l’esprit ?
La gestion des contrats est la partie la plus critique de la gestion d’une entreprise. Si vous la maîtrisez, vous resterez en conformité, vous évitez les maux de tête inutiles et vous conclurez vos ventes en un clin d’œil.
Nous avons interrogé 200 professionnels et identifié trois principaux freins en matière de contrats : le travail manuel, la conformité au RGPD et à la confidentialité des données, et les frictions liées à l’utilisation de logiciels indépendant. Ces problèmes freinent les entreprises, entraînant des retards dans la finalisation des contrats et rendant difficile le suivi de l’évolution des exigences légales.
Dans ce rapport, nous allons décomposer chaque problème rencontré, examiner leur impact sur les entreprises et partager des solutions pratiques pour les éliminer.
A propos de la gestion de contrats
La gestion des contrats est le processus de traitement des contrats conclus avec d’autres parties, couvrant l’ensemble du cycle de vie du contrat – de la pré-signature à la post-signature – y compris le renouvellement, la renégociation, l’exécution, la conformité et l’archivage.
Qui rencontre des problèmes dans la gestion des contrats ?
Plus de 300 professionnels répartis sur deux continents et dans sept pays nous ont fait part de leurs difficultés et de leurs défis en matière de gestion des contrats.
La gestion manuelle des contrats est à l’origine de nombreuses difficultés
La mise en conformité avec le RGPD est un défi de taille
65 % des entreprises utilisent l’email pour réviser les contrats, ce qui pose des problèmes de sécurité. En outre, 17 % stockent les contrats finalisés sur des lecteurs locaux, ce qui laisse des données sensibles à risque de non-conformité avec le RGPD.
La non-connexion entre les logiciels ralentissent le processus contractuel
70 % des entreprises utilisent 2 ou 3 outils différents pour gérer les contrats, ce qui entraîne des retards et de la confusion. 39 % des entreprises ont besoin de 1 à 2 semaines pour finaliser un contrat, tandis que 7 % déclarent qu’il faut plus de 4 semaines.
3 principales difficultés liées à la gestion de contrats
Le travail manuel entraîne des retards et des quiproquos
Rester à la pointe du RGPD et de la confidentialité des données
La difficulté de passer d’un logiciel à l’autre
Retards et problèmes liés au travail manuel
L’un des aspects les plus chronophages de la gestion des contrats est la quantité de travail manuel qu’elle implique.
Le processus commence généralement par la rédaction des contrats dans des traitements de texte tels que MS Word ou Google Docs (66 % des entreprises), pour ensuite figer le document sous forme de PDF non modifiable en vue de sa signature.
Il en résulte une inefficacité considérable : les entreprises se retrouvent à jongler avec plusieurs outils pour créer, finaliser et stocker les contrats, ce qui entraîne une certaine confusion et des retards.
Comment créez-vous principalement vos contrats ?
65% des personnes interrogées utilisent l’e-mail pour examiner, commenter et approuver les termes du contrat. Cette méthode augmente non seulement le risque d’erreurs, mais complique également la tâche de suivi des versions des documents. En l’absence de collaboration en temps réel, il est souvent difficile de savoir qui travaille sur la dernière version d’un contrat ou même quelles modifications ont été apportées.
Conseil de pro
Si vous utilisez des traitements de texte et envoyez vos contrats au format PDF, trouvez un outil qui vous permette d’ajouter des champs de formulaire interactifs en haut du PDF, de sorte que vous n’ayez pas à revenir en arrière et à modifier le document lorsque votre contrepartie souhaite compléter ses informations. Voir comment c’est fait.
Les retards d’approbation entravent la finalisation des contrats
31% des entreprises ont identifié les retards d’approbation comme l’un des principaux obstacles à la finalisation rapide des contrats. Ces retards surviennent souvent lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées, ce qui rend difficile l’obtention d’approbations en temps voulu et l’avancement des contrats.
La collecte des signatures est un autre défi pour 29 % des entreprises. Même si les signatures numériques sont largement utilisées, le processus peut encore être retardé s’il y a des problèmes pour obtenir des signatures ou si les bonnes personnes ne sont pas disponibles pour signer à temps.
Conseil de pro
Un autre élément qui peut ralentir votre processus d’approbation et de signature est la limitation des ordres de signature. Les ordres de signature sont utiles pour savoir quels utilisateurs doivent signer dans quel ordre, mais assurez-vous que votre outil vous permet toujours d’ajouter ou de supprimer des participants une fois l’ordre de signature défini.
L’absence de contrôle des versions est source d’erreurs
Le contrôle des versions des documents reste un problème pour 18 % des entreprises. En l’absence d’un système clair et centralisé de suivi des révisions, les équipes travaillent souvent sur la base de versions obsolètes des contrats, ce qui est source de confusion et d’erreurs.
Enfin, 18 % des répondants ont cité des problèmes de stockage et de récupération des contrats, soulignant les difficultés de localisation et de gestion des contrats finalisés, en particulier lorsqu’ils sont stockés dans des systèmes ou des formats différents.
Il y a encore moyen d’accélérer le processus contractuel
Quelle est la principale difficulté de votre processus contractuel actuel ?
Risque de contrats expirés en cas de suivi manuel
32 % des entreprises suivent manuellement les dates d’expiration et de renouvellement.
L’un des défis souvent négligés dans la gestion des contrats est le suivi des dates d’expiration et de renouvellement des contrats. Avec des processus manuels en place, il est facile pour ces dates importantes de passer entre les mailles du filet, ce qui entraîne des opportunités manquées ou des problèmes de conformité.
En fait, 32% des entreprises suivent manuellement les dates d’expiration et de renouvellement, tandis que 58% utilisent des rappels automatisés pour ne pas les oublier. Mais pour 9 % des entreprises, il s’agit encore d’un angle mort, ce qui signifie que des contrats peuvent passer inaperçus ou expirer sans qu’aucun suivi n’ait été effectué.
Suivez-vous les dates d’expiration et de renouvellement des contrats ?
Éliminez les obstacles :
Automatiser le processus de gestion des contrats
Un outil de gestion des contrats permet de lutter contre le travail manuel en automatisant les tâches clés tout au long du cycle de vie du contrat. En utilisant le format HTML – comme Google Docs – Oneflow permet une collaboration en temps réel, en montrant qui a fait des changements et en s’assurant que tout le monde travaille à partir de la dernière version. Cette collaboration évite les problèmes de contrôle de version et maintient les équipes alignées, réduisant le besoin de mises à jour manuelles et d’allers-retours.
Grâce à des rappels automatisés et à des flux d’approbation, le système accélère le processus, de sorte que les contrats sont examinés et signés à temps, comme par magie. En outre, le système suit automatiquement les dates importantes telles que les renouvellements et les expirations de contrats, ce qui élimine le besoin d’un suivi manuel et permet d’éviter tout dépassement de délai.
Rester conforme au RGPD et de la confidentialité des données
Alors que les entreprises gèrent des données clients plus sensibles, la confidentialité des données et la conformité à des réglementations telles que le RGPD sont devenues plus critiques que jamais.
Les contrats impliquent souvent l’échange de données personnelles, et lorsqu’elles sont envoyées par des méthodes non sécurisées comme l’email, le risque de violation des lois sur la protection de la vie privée augmente.
Comme indiqué précédemment, 65 % des entreprises utilisent encore les emails pour réviser et signer les contrats. Cela pose de nombreux problèmes de sécurité, car des données personnelles peuvent être envoyées à des destinataires involontaires, stockées sur des systèmes non sécurisés ou exposées au cours des étapes de révision et d’approbation.
Quels outils ou plateformes utilisez-vous pour réviser, commenter et approuver les termes du contrat avant de le signer ?
Où stockez-vous généralement les contrats finalisés ?
La dispersion des données met en péril votre conformité
L’un des éléments clés du RGPD est l’obligation de prouver que les données personnelles ont été supprimées lorsqu’elles sont demandées. Mais comment les entreprises peuvent-elles s’en assurer lorsque les contrats contenant des données à caractère personnel sont stockés dans plusieurs systèmes ?
Le risque de non-conformité augmente lorsque les contrats sont stockés dans des endroits tels que des lecteurs locaux ou de réseau (17 %). Même les entreprises qui utilisent le stockage dans le nuage (48 %) ou un logiciel de gestion des contrats (18 %) sont confrontées à des risques si ces systèmes ne sont pas correctement intégrés ou gérés, ce qui entraîne des lacunes en matière de sécurité et de conformité.
Pour les 14 % d’entreprises qui stockent physiquement les contrats sous forme d’imprimés et de dossiers, les défis sont encore plus grands – détruire ou supprimer correctement toutes les copies d’un contrat est presque impossible sans une solution numérique complète. Les systèmes fragmentés peuvent entraîner des lacunes en matière de conformité, en particulier lorsque les informations sont stockées dans des silos déconnectés, ce qui rend plus difficile le suivi du cycle de vie des données.
Les contrats manuels augmentent les risques juridiques et de conformité
Les contrats manuels ne garantissent pas la conformité
Le stockage des contrats n’est souvent pas centralisé dans les entreprises. Alors que 71 % des entreprises stockent tous les contrats dans un système central, 18 % gèrent les contrats séparément par département, et 11 % ne savent pas du tout comment les contrats sont stockés.
Ce manque de centralisation augmente la complexité de la gestion de la conformité, car il devient plus difficile de garantir que les données personnelles sont traitées et supprimées conformément aux exigences du RGPD dans divers départements et systèmes.
Eliminez les obstacles : Stockez vos données contractuelles dans un logiciel conforme au RGPD.
Avec un système sécurisé et basé sur le cloud comme Oneflow, les entreprises peuvent stocker les contrats d’une manière conforme au RGPD. Les données sensibles sont cryptées, stockées en toute sécurité et peuvent être supprimées sur demande. Les fonctions d’enregistrement automatique et d’audit facilitent la démonstration de la conformité en cas d’audit, ce qui garantit la tranquillité d’esprit de votre entreprise en ce qui concerne le respect des exigences légales.
La difficulté de passer d’un système à l’autre
70 % des personnes interrogées utilisent 2 ou 3 outils différents pour gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats.
Dans de nombreuses organisations, le processus contractuel est encore fragmenté. Les équipes passent souvent d’un outil à l’autre pour créer, réviser et signer les contrats. 70 % des personnes interrogées utilisent 2 ou 3 outils différents pour gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats, et 20 % n’en utilisent qu’un seul. Il en résulte une perte de temps et d’élan, en particulier pour les équipes de vente qui doivent conclure des affaires rapidement.
Combien d’outils ou de logiciels différents utilisez-vous pour gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats (de la rédaction au stockage) ?
Le passage d’un logiciel à l’autre augmente le risque de désalignement des données. Par exemple, lorsque les données contractuelles sont stockées à plusieurs endroits (systèmes de gestion de la relation client, fils de courriels ou lecteurs locaux), il y a toujours un risque que les données soient incohérentes ou obsolètes.
L’utilisation de plusieurs outils entraîne des problèmes de synchronisation
Selon notre enquête, 37 % des entreprises déclarent que leur processus contractuel moyen prend moins d’une semaine, tandis que 39 % prennent 1 à 2 semaines.
In addition to the inefficiencies, businesses face synchronization issues when contract data is scattered across different tools. This fragmentation creates more opportunities for human error and delays the contract approval process.
When businesses use multiple systems for different stages of contract management, it becomes difficult to make sure that all teams are aligned and working off the most up-to-date version of a contract. As a result, the entire process takes longer than necessary.
The time it takes to complete a contract process can be a clear indicator of the inefficiencies caused by switching between systems. According to our survey, 37% of businesses report that their average contract process takes less than one week, while 39.67% take 1-2 weeks.
However, 16% of businesses take between 2-4 weeks, and 7.33% say the process extends to more than 4 weeks. These delays are often a direct result of inefficiencies and a lack of synchronization caused by the use of multiple tools.
Combien de temps dure en moyenne le processus contractuel, de la création au stockage final ?
Éliminez les obstacles : Rédiger, négocier et signer des contrats en un seul endroit
Un logiciel de gestion des contrats centralise l’ensemble du cycle de vie des contrats en une seule plateforme. Les équipes de vente peuvent rédiger, négocier et signer des contrats dans le même outil, ce qui leur permet de conclure des affaires plus rapidement. Des rappels automatisés permettent de maintenir les contrats sur la bonne voie, tandis que les intégrations avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM) permettent aux données de circuler de manière transparente, réduisant ainsi les frictions et augmentant la productivité.
En supprimant la nécessité de passer d’un outil à l’autre, le système réduit les frais administratifs et fournit un aperçu plus clair de l’état des contrats, ce qui facilite le suivi des progrès et permet d’agir plus rapidement.
Envie d’en savoir plus ?
N’hésitez pas à nous contacter pour échanger avec une personne de notre équipe.