Skip to content

Artikkel

PDF kontrakten er utdatert, den er død. Lenge leve digitale kontrakter

PDF kontrakter er utdatert, det er på tide å bytte ut PDF-kontraktene med digitale kontrakter. Her er seks grunner til hvorfor. Kontraktenes fremtid er 100 % web-baserte HTML-kontrakter. Eller som vi liker å kalle de: digitale kontrakter.

Når bedrifter nå begynner å innse fordelene ved å digitalisere sine viktigste eiendeler – kontraktene – markerer det også begynnelsen på slutten for PDF-kontrakter.

PDF kontrakter er utdatert på mange måter. Ja, du kan legge ved en elektronisk signatur til PDF-filen og kalle den en “digital kontrakt”, men du vil ikke oppleve de samme fordelene som du får med en ekte “digital kontrakt” basert på HTML (digitale kontrakt).

Tenk på det: PDF er et bildeformat

Hvorfor vil du se på et bilde av papir når du sitter foran dataskjermen? Hos Oneflow tror vi at PDF-kontrakter mer eller mindre vil dø ut i løpet av de neste 10 årene.

For det første: PDF en forkortelse for Portable Document Format. PDF er utviklet for å gjøre det mulig å vise et dokument helt likt, uavhengig av hvilket operativsystem eller maskinvare brukeren benytter seg av.

HTML, som er hva digitale kontrakt handler om, er språket på nettet. HTML-dokumenter er designet for visning på skjermen og interaktivitet. De er ment å være tilgjengelig via datamaskiner hvor enn det måtte være nødvendig, i stedet for å bli skrevet ut.

Å jobbe med PDF-kontrakter, er for mange en beslutning som er tatt tilfeldig og ikke rasjonelt. I denne researchen av Jakob Nielsen, kommer det frem at PDF blant annet har noen alvorlige problemer med brukervennlighet.

Fortsatt i tvil om du skal holde deg til PDF eller heller gå for digitale kontrakter? Her er seks gode grunner for sistnevnte.

Leservennlighet på mobilenheter

  • PDF-kontrakten er ikke responsiv – du må zoome inn og bla for å lese en kontrakt på smarttelefonen din
  • Digitale kontrakt er responsiv og ser fantastisk ut uansett skjermstørrelse

Dataportabilitet

  • PDF-kontrakter er som et bilde – du kan ikke enkelt hente ut data fra kontrakten.
  • Digitale kontrakter er nettopp dette: digital – Du kan enkelt hente og eksportere data som kan brukes andre steder, for eksempel i CRM-systemet ditt.

Søkerbarhet

  • Okei, men kan kanskje søke etter bestemte begrep eller uttrykk i PDF-kontrakten hvis du markerer ordet du leter etter. Men du kan ikke søke i alle PDF-kontaktene dine gjennom ett søk.
  • I en digitale kontrakt, kan man søke og filtrere etter koder, dato eller nøkkelord på tvers av alle kontraktene. Hvert ord er søkbart – akkurat som du skulle ha googlet det!
Sign documents online

Integriteten av innholdet

  • PDF-kontrakter kan enkelt endres av andre uten at det etterlater noen digitale spor, om dette ikke er konfigurert riktig fra starten av. Og selv om kontrakten er satt opp riktig, vil det være vanskelig å opprettholde kontrollen.
  • Digitale kontrakter gir eieren av dokumentet full kontroll på hva eller hvem som kan endre kontrakten. I tillegg gir den et komplett revisjonsspor.

Risikoen for feil

  • Å opprette en ny PDF-kontrakt krever ofte at du finner kildefilen, sannsynligvis i Word, for så at du redigerer den slik du ønsker og deretter “Lagre som PDF”. I denne prosessen vil det ikke være noe som leter etter feil for å forhindre fjerning av viktige avsnitt.
  • Malene i en digitale kontrakt er sentraliserte og dynamiske. På denne måten kan forfatteren av dokumentet låse bestemte seksjoner og kontrollere delene som kan modifiseres. På denne måten sørger man for at det er minimal risiko for feil, samtidig som man overholder regler og retningslinjer.

Versjonshåndtering

  • PDF-kontrakter er like statiske som en papirkontrakt. Du kan legge til kommentarer, men dette kan ende opp ganske rotete om flere parter er involvert. I tillegg er det ingen enkel måte å finne ut om alle har jobbet med det siste utkastet av dokumentet på.
  • Alt rundt en digitale kontrakt kan spores og her jobber man alltid med det siste utkastet. I tillegg vil alle få varsel om noen har samhandlet med dokumentet.

Les en enkel guide til e-signaturer og hva det er som gjør de gyldig og juridisk bindende

Automatisere hele kontraktsprosessen

Bli mer effektiv med digitale kontrakter, som gjør jobben raskere og livet enklere.

Prev:

16 forskjellige måter for å spare tid og jobbe smartere med E-sign av kontrakter

Next:

Prospektets førsteinntrykk kan være grunnlag nok for få til et salg eller ikke.

Relaterte artikler

Guide

Guide: Hva er elektronisk signering og hva gjør det gyldig?

Produkt

Signere dokumenter med bankid — i hele Norden

Nyheter

Oneflow anerkjent som ledende på kontraksstyring av G2 for høsten 2022

Uncategorized

Å håndtere kontrakter er akkurat blitt enklere i Membrain

Uncategorized

Hvordan lande flere avtaler raskere med digitale kontrakter?

Artikkel

Elektronisk signatur: hva, hvordan og hvor?

Artikkel

Hva er en signatur? 

Artikkel

Hvordan signere PDF digital? – En komplett guide!

Artikkel

Hvordan få en digital signatur?

Artikkel

Det viktigste å tenkte på ved kjøp av e-signeringsverktøy