Viktigheten av fleksibilitet og tilgjengelighet

Når det gjelder kontraktshåndtering i dagens fartsfylte selskaper, er fleksibilitet og tilgjengelighet nøkkelen. Å kunne jobbe hvor som helst, når som helst, er ikke lenger en luksus – det er en nødvendighet. Derfor er tilgjengelighet på flere enheter en av de viktigste funksjonene du bør se etter i et verktøy for digital kontraktshåndtering.

Hvorfor tilgjengelighet på flere enheter er viktig

Se for deg at du er på forretningsreise, og en viktig kontrakt trenger din oppmerksomhet. Med det rette digitale kontraktsverktøyet kan du gjennomgå, redigere og signere kontrakter fra telefonen, nettbrettet eller den bærbare datamaskinen, uansett hvor du befinner deg. Denne fleksibiliteten sikrer at selskapene dine ikke går tregere bare fordi du ikke er på kontoret.

Les også: All you need to know about digital contracts

Samarbeid i sanntid mens du er på farten

Ikke bare gjør tilgjengeligheten på flere enheter det mulig å jobbe hvor som helst, men den støtter også samarbeid i sanntid. Det betyr at flere interessenter kan gå gjennom og redigere kontrakter samtidig, noe som gjør hele prosessen raskere og reduserer risikoen for feil.

Integrering med eksisterende systemer for sømløs arbeidsflyt

Et verktøy for digital kontraktshåndtering er bare så godt som dets evne til å integreres med systemene du allerede bruker. Enten det dreier seg om CRM-plattformen (Customer Relationship Management), dokumentlagring eller kommunikasjonsverktøy, er sømløs integrering avgjørende for en strømlinjeformet arbeidsflyt.

Sentralisering av dataene dine

Ved å integrere verktøyet for kontraktshåndtering med CRM-systemet ditt kan du samle alle kunde- og kontraktsdata på ett sted. Dette gjør det ikke bare enklere å administrere kontraktene dine, men forbedrer også samarbeidet på tvers av ulike team, fra salg til juridisk avdeling. Ifølge en fersk undersøkelse ser 28 % av selskapene verdien av denne integrasjonen for fremtiden til kontraktene deres.

Forbedret kommunikasjon og effektivitet

Integrasjon med eksisterende systemer betyr også at informasjonen flyter smidigere mellom ulike avdelinger. Dette eliminerer behovet for manuell dataregistrering og reduserer sjansene for feilkommunikasjon, slik at teamene dine kan jobbe mer effektivt.

Sikre sikkerhet og compliance

Sikkerhet og compliance er ikke til forhandling, spesielt ikke når det gjelder kontrakter, som uten tvil er de mest sensitive dokumentene i bedriften. Når du velger et verktøy for digital kontraktshåndtering, er det avgjørende å sørge for at det tilbyr solide, ISO-sertifiserte sikkerhetsfunksjoner for å beskytte sensitiv informasjon.

Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

Avansert kryptering og sikker lagring

Se etter et verktøy som bruker avanserte krypteringsmetoder for å beskytte kontraktene dine. Dette sikrer at bare autoriserte parter har tilgang til informasjonen, noe som reduserer risikoen for uautorisert tilgang eller datalekkasjer. Over 80 % av selskapene i rapporten stoler på sikkerheten i digitale kontrakter, noe som understreker hvor viktig denne funksjonen er.

Compliance med juridiske standarder

Det er også viktig å sørge for at verktøyet du velger, er i samsvar med relevante juridiske standarder, for eksempel GDPR eller andre bransjespesifikke forskrifter. Dette beskytter ikke bare selskapene dine, men gir deg også trygghet for at kontraktene dine er juridisk holdbare og kan håndheves.

Brukervennlig design og funksjonalitet

Et verktøy for digital kontraktshåndtering skal forenkle livet ditt, ikke komplisere det. Derfor er brukervennlig design og intuitiv funksjonalitet viktige egenskaper du bør se etter.

Brukervennlighet for alle interessenter

Verktøyet skal være enkelt å bruke for alle involverte, uansett om de er teknisk kyndige eller ikke. Dette inkluderer enkel navigering, intuitivt grensesnitt og nyttige supportalternativer. Når et verktøy er brukervennlig, reduserer det læringskurven og gjør det mye enklere å ta det i bruk i hele organisasjonen.

Tilpasning og skalerbarhet

I tillegg bør verktøyet tilby tilpasningsmuligheter som passer til dine spesifikke behov. Enten du er et lite eller et stort selskap, bør verktøyet være skalerbart, slik at du kan legge til funksjoner og brukere etter hvert som selskapet vokser.

Viktige tips – Hvordan velge riktig verktøy for digital kontraktshåndtering

Valg av riktig verktøy for digital kontraktshåndtering kan ha stor innvirkning på effektiviteten og sikkerheten i selskapet. Her er hva du bør huske på:

• Prioriter fleksibilitet og integrering
  Se etter et verktøy som er tilgjengelig på flere enheter, og som kan integreres sømløst med eksisterende systemer for å effektivisere arbeidsflyten.
• Sørg for god sikkerhet og compliance
  Velg et verktøy som har robuste sikkerhetsfunksjoner og overholder juridiske standarder for å beskytte sensitiv informasjon
• Velg brukervennlig design
  Et verktøy som er enkelt å bruke og tilpasse, gjør det enklere å ta i bruk og passer bedre til selskapenes behov

Ved å fokusere på disse nøkkelfunksjonene vil du være på god vei til å velge et verktøy for digital kontraktshåndtering som forbedrer driften og støtter veksten i selskapene dine