Joustavuuden ja saavutettavuuden merkitys
Sopimusten hallinnoinnissa nykypäivän nopeatempoisessa yritysmaailmassa joustavuus ja saavutettavuus ovat avainasemassa. Mahdollisuus työskennellä missä ja milloin tahansa ei ole enää ylellisyyttä, vaan välttämättömyys. Siksi yksi tärkeimmistä ominaisuuksista, joita digitaaliselta sopimushallinnan työkalulta kannattaa hakea, on käytön joustavuus erilaisilla laitteilla.
Miksi usean laitteen käyttömahdollisuudella on merkitystä
Kuvittele, että olet työmatkalla, ja kriittinen sopimus vaatii huomiotasi. Oikean digitaalisen sopimushallinnan työkalun avulla voit tarkastella, muokata ja allekirjoittaa sopimuksia puhelimellasi, tablet-laitteellasi tai kannettavalla tietokoneella, missä tahansa oletkin. Tällainen joustavuus varmistaa, ettei liiketoimintasi hidastu vain siksi, ettet ole toimistolla.
Lue myös: Mitä digitaaliset sopimukset ovat?
Reaaliaikainen yhteistyö liikkeellä ollessa
Usean laitteen käyttömahdollisuuden ansiosta voit työskennellä mistä tahansa samalla tehden reaaliaikaista yhteistyötä. Tämä tarkoittaa, että useat sidosryhmät voivat tarkistaa ja muokata sopimuksia samanaikaisesti, mikä nopeuttaa koko prosessia ja vähentää virheiden riskiä.
Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin saumatonta työskentelyä varten
Digitaalinen sopimushallinnan työkalu on vain niin hyvä kuin sen kyky integroitua jo käyttämiisi järjestelmiin. Olipa kyse sitten CRM-alustasta (Customer Relationship Management), asiakirjojen tallennuksesta tai viestintätyökaluista, saumaton integrointi on olennaisen tärkeää sujuvan työskentelyn kannalta.
Tietojen keskittäminen
Integroimalla sopimushallinnan työkalun CRM:ään voit keskittää kaikki asiakas- ja sopimustiedot yhteen paikkaan. Tämä ei ainoastaan helpota sopimusten hallintaa, vaan myös parantaa yhteistyötä eri tiimien välillä aina myynnistä HR:ään kanssa.
Viestinnän ja tehokkuuden parantaminen
Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin tarkoittaa myös sitä, että tiedot kulkevat sujuvammin eri osastojen välillä. Tämä poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen ja vähentää väärinkäytösten mahdollisuutta, mikä auttaa tiimejäsi työskentelemään tehokkaammin ja tuloksellisemmin.
Turvallisuuden ja compliancen varmistaminen
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus (compliance) ovat ehdottoman tärkeitä, erityisesti kun on kyse sopimuksista, jotka ovat kiistatta yrityksen arkaluonteisimpia asiakirjoja. Kun valitset digitaalista sopimushallinnan työkalua, on tärkeää varmistaa, että se tarjoaa vankat, ISO-sertifioidut turvaominaisuudet arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Kehittynyt salaus ja turvallinen tallennus
Etsi työkalu, joka käyttää kehittyneitä salausmenetelmiä sopimusten suojaamiseksi. Näin varmistetaan, että vain valtuutetut osapuolet voivat käyttää tietoja, mikä vähentää luvattoman käytön tai tietovuotojen riskiä. Yli 80 prosenttia tutkimukseemme osallistuneista yrityksistä luottaa digitaalisten sopimusten turvallisuuteen, mikä korostaa tämän ominaisuuden merkitystä.
Lainsäädännön noudattaminen
On myös tärkeää varmistaa, että valitsemasi työkalu noudattaa asiaankuuluvia oikeudellisia standardeja, kuten GDPR:ää ja muita alakohtaisia säännöksiä. Tämä ei ainoastaan suojaa yritystäsi, vaan antaa sinulle myös mielenrauhan siitä, että sopimuksesi ovat oikeudellisesti luotettavia ja täytäntöönpanokelpoisia.
Käyttäjäystävällinen suunnittelu ja toiminnallisuus
Digitaalisen sopimushallinnan työkalun pitäisi yksinkertaistaa elämääsi, ei monimutkaistaa sitä. Siksi käyttäjäystävällinen muotoilu ja intuitiivinen toiminnallisuus ovat olennaisia ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä.
Oikeudellisesti sitovat sopimusmallit Oneflowssa
Käytön helppous kaikille sidosryhmille
Työkalun pitäisi olla helppokäyttöinen kaikille osapuolille – olivatpa he sitten teknisesti taitavia tai eivät. Tähän kuuluu suoraviivainen navigointi, intuitiivinen käyttöliittymä ja hyödylliset tukivaihtoehdot. Kun työkalu on käyttäjäystävällinen, se lyhentää oppimiskäyrää ja tekee käyttöönotosta organisaatiossasi paljon sujuvamman.
Mukauttaminen ja skaalautuvuus
Lisäksi työkalun tulisi tarjota räätälöintivaihtoehtoja yrityksesi erityistarpeiden mukaan. Olitpa sitten pien- tai suuryritys, työkalun pitäisi olla skaalautuva, jotta voit lisätä ominaisuuksia ja käyttäjiä yrityksesi kasvaessa.
Tiivistelmä – Oikean digitaalisen sopimushallinnan työkalun valitseminen
Oikean digitaalisen sopimushallinnan työkalun valinnalla voi olla merkittävä vaikutus yrityksesi tehokkuuteen ja turvallisuuteen. Pidä siis mielessä seuraavat seikat:
- Aseta joustavuus ja integrointimahdollisuudet etusijalle
Etsi työkalu, joka on käytettävissä useilla eri laitteilla - Varmista vahva turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
Valitse työkalu, joka tarjoaa vankat tietoturvaominaisuudet ja noudattaa lakisääteisiä standardeja arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. - Valitse työkalu, jossa on käyttäjäystävällinen muotoilu
Helppokäyttöinen ja muokattavissa oleva työkalu helpottaa käyttöönottoa
Keskittymällä näihin keskeisiin ominaisuuksiin voit valita digitaalisen sopimushallinnan työkalun, joka tehostaa toimintaasi ja tukee yrityksesi kasvua.
