Effektiv dokumentarkivering er avgjørende for både bedrifter og enkeltpersoner i en tid med hyperinformasjon. Dokumentarkivering sikrer bevaring, organisering og sikring av viktige dokumenter, og gjør det enkelt å få tilgang til dem når det trengs.
I denne guiden går vi gjennom beste praksis, forskjellene mellom lagring og arkivering, hva som skjer med arkiverte dokumenter, de beste systemene for dokumentarkivering og viktige tips for effektiv dokumentarkivering. La oss dykke ned i alt du trenger å vite om dokumentarkivering.
I denne guiden går vi gjennom beste praksis, forskjellene mellom lagring og arkivering, hva som skjer med arkiverte dokumenter, de beste dokumentarkiveringssystemene og viktige tips for effektiv dokumentarkivering. La oss dykke ned i alt du trenger å vite om dokumentarkivering.
Hva er den beste måten å arkivere dokumenter på?
Hvilken måte som er best å arkivere dokumenter på, avhenger av flere faktorer, blant annet dokumentmengden, behovet for tilgjengelighet og viktigheten av sikkerhet. Her er to primære metoder for dokumentarkivering:
Fysisk arkivering
Fysisk arkivering innebærer lagring av papirdokumenter på et sikkert sted. Denne metoden omfatter bruk av arkivskap, esker eller spesialiserte arkivlokaler. Selv om fysisk arkivering er håndgripelig og ikke krever digital teknologi, har den også sine ulemper:
- Plassbehov: Fysiske dokumenter tar opp mye plass.
- Degradation: Over time, paper can degrade, compromising the integrity of the documents.
- Accessibility: Finding specific documents can be time-consuming.
Digital arkivering
Digital arkivering er prosessen med å konvertere fysiske dokumenter til elektroniske formater og lagre dem ved hjelp av dokumenthåndteringssystemer (DMS). Denne metoden byr på en rekke fordeler:
- Arealeffektivitet: Digitale dokumenter sparer fysisk plass.
- Søkbarhet: Metadata og indeksering gjør det enkelt å finne dokumenter raskt.
- Security: Digital archives can be encrypted and access-controlled.
- Backup: Digital files can be backed up regularly to prevent data loss.
For most organizations, digital archiving is the best way to archive documents due to its efficiency, security, and ease of access.
Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide
Hva er forskjellen mellom lagring og arkivering?
Å forstå forskjellen mellom lagring og arkivering er avgjørende for effektiv informasjonshåndtering. Selv om disse begrepene ofte brukes om hverandre, refererer de til forskjellige prosesser.
Storage
Lagring er prosessen med å oppbevare dokumenter som fortsatt brukes aktivt og som man ofte har tilgang til. Disse dokumentene må være lett tilgjengelige for den daglige driften. Lagringsløsninger omfatter både fysiske arkiveringssystemer og digitale arkiver der aktuelle dokumenter oppbevares slik at de er lett tilgjengelige.
Archiving
Arkivering, derimot, innebærer bevaring av dokumenter som ikke lenger er i regelmessig bruk, men som må bevares av hensyn til fremtidig referanse, overholdelse av lover og regler eller historiske formål. Arkiverte dokumenter lagres sikkert og systematisk, ofte på mindre tilgjengelige steder enn aktive dokumenter.
Mens lagring handler om å holde dokumenter lett tilgjengelige for aktiv bruk, er arkivering fokusert på å bevare viktige dokumenter for langsiktig oppbevaring og sporadisk gjenfinning.
Hva skjer med arkiverte dokumenter?
Arkiverte dokumenter blir omhyggelig bevart for å sikre deres levetid og integritet. Dette er hva som vanligvis skjer med arkiverte dokumenter:
Bevaring
Dokumenter lagres på en måte som beskytter dem mot fysisk skade, miljøfaktorer og uautorisert tilgang. For fysiske arkiver kan dette omfatte klimakontrollerte omgivelser og sikre lagringsfasiliteter. For digitale arkiver er kryptering og regelmessige sikkerhetskopier avgjørende.
Organisering
Archived documents are systematically organized using metadata, indexing, and categorization. This organization makes it easier to retrieve documents when needed, even after many years.
Tilgjenglighet
While archived documents are not accessed as frequently as stored documents, they must still be retrievable. Access controls and retrieval procedures are put in place to ensure that authorized personnel can access these documents when necessary.
Overholdelse av lover og regler
Mange bransjer har lovpålagte krav til oppbevaring av dokumenter. Arkiverte dokumenter oppbevares i samsvar med disse forskriftene, slik at de er tilgjengelige for revisjoner, rettssaker eller andre offisielle formål.
Arkiverte dokumenter bevares, organiseres og lagres på en sikker måte for å sikre tilgjengelighet og integritet på lang sikt.
Les også: Et bedre kontraktsarkiv med mapper inne i Oneflow
Noen gode systemer for dokumentarkivering
Å velge riktig dokumentarkiveringssystem er avgjørende for effektiv og sikker dokumenthåndtering. Her er noen av de beste dokumentarkiveringssystemene på markedet:
Oneflow
Oneflow er en utmerket løsning for dokumentarkivering og -håndtering som er utviklet for å effektivisere hele dokumentets livssyklus. Den tilbyr funksjoner som sikker lagring, enkel gjenfinning og overholdelse av juridiske krav. Oneflows intuitive grensesnitt og avanserte søkefunksjoner gjør det til et utmerket valg for bedrifter av alle størrelser.
SharePoint
Microsoft SharePoint er et allsidig ECM-system (Enterprise Content Management) som tilbyr omfattende løsninger for dokumentarkivering. Det integreres sømløst med andre Microsoft Office-applikasjoner og tilbyr kraftige verktøy for samarbeid, versjonskontroll og sikker lagring av dokumenter.
OpenText
OpenText er et ledende ECM-system som er kjent for sin skalerbarhet og sine robuste funksjoner. Det gir en sikker plattform for arkivering og håndtering av dokumenter, og sikrer samsvar med bransjens regelverk. OpenText har avanserte søke- og gjenfinningsfunksjoner som gjør det ideelt for store organisasjoner med omfattende behov for dokumentarkivering.
Laserfiche
Laserfiche er et populært dokumenthåndteringssystem som tilbyr kraftige arkiveringsfunksjoner. Det gir sikker lagring, metadatamerking og effektiv gjenfinning av dokumenter. Laserfiches brukervennlige grensesnitt og tilpasningsmuligheter gjør det egnet for ulike bransjer.
Les også: De 5 beste strategiene for kontraktshåndtering for B2B-bedrifter
Tips for bedre arkivering av dokumentene dine
Effektiv dokumentarkivering krever nøye planlegging og implementering. Her er noen tips og beste praksis for å sikre vellykket dokumentarkivering:
Utvikle retningslinjer for dokumentarkivering
Utarbeid en omfattende policy for dokumentarkivering som beskriver prosedyrer, ansvarsområder og tidsplaner for oppbevaring. Retningslinjene bør inneholde detaljer om hvordan dokumenter skal arkiveres, hvem som er ansvarlig for arkiveringen, og hvor lenge dokumentene skal oppbevares.
Bruk metadata og indeksering
Metadata og indeksering er avgjørende for å organisere og gjenfinne arkiverte dokumenter. Bruk konsistente metadatatagger og indekseringssystemer for å kategorisere dokumenter, slik at det blir enkelt å finne frem til bestemte filer når det er behov for det.
Implementere tilgangskontroller
Beskytt arkiverte dokumenter mot uautorisert tilgang ved å implementere strenge tilgangskontroller. Sørg for at kun autorisert personell har tilgang til sensitive dokumenter, og gjennomgå tilgangstillatelsene regelmessig for å opprettholde sikkerheten.
Ta jevnlig sikkerhetskopi av digitale arkiver
Beskytt arkiverte dokumenter mot uautorisert tilgang ved å innføre strenge tilgangskontroller. Sørg for at kun autorisert personell har tilgang til sensitive dokumenter, og gjennomgå tilgangstillatelsene regelmessig for å opprettholde sikkerheten.
Lær opp personalet ditt
Sørg for at alle ansatte får opplæring i dokumentarkiveringssystemet og retningslinjene. Regelmessige opplæringsøkter kan bidra til å opprettholde konsistens og sikre at alle forstår sin rolle i arkiveringsprosessen.
Overvåke og gjennomgå
Overvåk og gjennomgå dokumentarkiveringssystemet regelmessig for å sikre at det fortsatt er effektivt og i samsvar med lovkravene. Periodiske revisjoner kan bidra til å avdekke eventuelle problemer og muliggjøre justeringer i tide.
Velg riktig teknologi
Velg et dokumentarkiveringssystem som passer til organisasjonens behov. Ta hensyn til faktorer som skalerbarhet, sikkerhet, brukervennlighet og integrasjon med eksisterende systemer når du velger arkiveringsløsning.
Konsekvente navnekonvensjoner
Bruk standardiserte navnekonvensjoner for filer og mapper for å opprettholde konsistens og gjøre det enklere å finne dokumenter. Unngå å bruke tvetydige eller altfor komplekse navn som kan forvirre brukerne.
Sammendrag
Dokumentarkivering er en viktig praksis for å bevare viktige dokumenter og sikre at man overholder lover og forskrifter. Ved å forstå de beste måtene å arkivere dokumenter på, forskjellene mellom lagring og arkivering og prosessene som er involvert i vedlikehold av arkiverte dokumenter, kan organisasjoner skape effektive og sikre arkiveringssystemer. Ved å implementere beste praksis og velge riktig dokumentarkiveringssystem, for eksempel Oneflow, kan du effektivisere dokumenthåndteringsstrategien din ytterligere. På denne måten kan du sikre at dokumentene dine blir bevart, organisert og tilgjengelige i mange år fremover.
