Begrensningene ved bruk av e-post i kontraktshåndtering
I mange år har e-post vært det foretrukne verktøyet for kontraktskommunikasjon. Det er velkjent, mye brukt og lett tilgjengelig. Men etter hvert som forretningslandskapet utvikler seg, blir det stadig tydeligere at e-post alene ikke er nok til å håndtere kompleksiteten i moderne kontraktshåndtering. Begrensningene ved e-post kan føre til forsinkelser, feilkommunikasjon og til og med sikkerhetsrisikoer som bedrifter ikke har råd til.
Ineffektivitet og risiko ved e-postkommunikasjon
Selv om e-post er praktisk, har den betydelige ulemper når det gjelder å håndtere kontrakter. Ifølge rapporten er 75 % av respondentene fortsatt avhengige av e-post som primær kommunikasjonsmetode for kontrakter. Denne avhengigheten innebærer imidlertid en risiko. E-posttrådene kan bli lange og innviklede, noe som gjør det vanskelig å spore endringer eller sikre at alle er på samme side. Dette kan føre til misforståelser, oversittelse av tidsfrister og til og med tapte avtaler.
E-post er heller ikke den sikreste metoden for å dele sensitiv informasjon. Risikoen for uautorisert tilgang, datainnbrudd og phishing-angrep er alltid til stede. Etter hvert som virksomheter håndterer stadig mer sensitive data, kan det å bruke e-post til kontraktskommunikasjon utsette dem for betydelige sikkerhetstrusler.
Les også: Hvordan er kontraktshåndtering viktig for selskapet ditt?
Fordelene med dedikerte systemer for kontrakthåndtering
Med tanke på e-postens begrensninger er det ikke overraskende at flere og flere virksomheter velger å bruke dedikerte systemer for kontraktshåndtering. Disse plattformene er utviklet for å håndtere de spesifikke behovene knyttet til kontraktskommunikasjon, og tilbyr forbedret sikkerhet, bedre organisering og mer effektive arbeidsflyter.
Effektivisering av kommunikasjon med sentraliserte systemer
Et kontraktshåndteringssystem sentraliserer all kontraktsrelatert kommunikasjon på én sikker plattform. Dette eliminerer forvirringen som følger med endeløse e-posttråder, og sikrer at alle parter har tilgang til den mest oppdaterte informasjonen. Ifølge rapporten lagrer 54 % av respondentene kontraktene sine elektronisk på datamaskinen eller i skyen, og de bruker ofte samme programvare til både signering og opprettelse av kontrakter. Ved å bruke et dedikert system kan du holde alt organisert og lett tilgjengelig, noe som reduserer risikoen for feil eller forsinkelser.
Økt sikkerhet og compliance
Sikkerhet er et viktig tema for bedrifter, og systemer for kontraktsadministrasjon tilbyr avansert beskyttelse som e-post ikke kan matche. Disse plattformene er utviklet med tanke på sikkerhet, med kryptering, tilgangskontroller og revisjonsspor for å beskytte sensitiv informasjon. Rapporten fremhever at over 80 % av respondentene stoler på sikkerheten til elektroniske signaturer, som ofte er integrert i disse systemene. Ved å gå bort fra e-post og ta i bruk en dedikert plattform kan bedrifter beskytte kontraktene sine bedre og sikre compliance med juridiske og regulatoriske krav.
Automatisering kan bidra til å forbedre arbeidsflyten i kontraktsarbeidet
En av de viktigste fordelene ved å bruke et kontraktstyringssystem er muligheten til å automatisere ulike aspekter av kontraktens livssyklus. Automatisering sparer ikke bare tid, men reduserer også risikoen for menneskelige feil, noe som gjør hele prosessen mer effektiv og pålitelig.
Fremskynde kontraktens livssyklus
Automatisering kan akselerere kontraktens livssyklus betydelig, fra første utkast til endelig godkjenning. Rapporten viser at 75 % av respondentene kan få en kontrakt signert i løpet av én uke, men bare 17 % klarer det på mindre enn én dag. Med automatisering kan oppgaver som å sende påminnelser, spore godkjenninger og generere rapporter gjøres automatisk, noe som frigjør tid til mer strategiske aktiviteter og hjelper bedrifter med å inngå avtaler raskere.
Reduserer feil og forbedrer nøyaktigheten
Manuelle prosesser er utsatt for feil – enten det er en skrivefeil i en kontrakt eller en manglende signatur. Automatisering bidrar til å minimere disse feilene ved å sikre at alle trinn blir fullført nøyaktig og i tide. Dette forbedrer ikke bare kvaliteten på kontraktene dine, men reduserer også risikoen for kostbare forsinkelser eller tvister. Ved å ta i bruk et kontraktshåndteringssystem med automatiseringsfunksjoner kan bedrifter oppnå større nøyaktighet og effektivitet gjennom hele kontraktsprosessen.
Les også: Topp 10 programvarer for kontraktsadministrasjon i 2025
Viktigheten av å integrere kontraktshåndtering med andre forretningsverktøy
For å virkelig maksimere fordelene med digital kontraktshåndtering er det viktig å integrere disse systemene med andre verktøy som virksomheten bruker, for eksempel CRM-plattformer (Customer Relationship Management) og programvare for prosjektstyring. Integrasjon effektiviserer arbeidsflyten, forbedrer samarbeidet og sørger for at all relevant informasjon er lett tilgjengelig.
Sentralisering av data for bedre beslutningstaking
Integrasjon gjør det mulig for bedrifter å sentralisere alle kontraktsrelaterte data i sine eksisterende systemer. Ved å koble kontraktshåndteringssystemet til CRM-systemet ditt kan du for eksempel sørge for at all kundeinformasjon, inkludert kontrakter, er samlet på ett sted. Dette gjør det ikke bare enklere å administrere kontrakter, men gir også verdifull innsikt som kan brukes som grunnlag for forretningsbeslutninger. Rapporten viser at 28 % av respondentene anser muligheten til å integrere kontrakter i CRM-systemet eller plattformen de har valgt, som en kritisk funksjon for fremtidige kontrakter.
Gratis kontraktsmaler i Oneflow
Bedre samarbeid på tvers av team
Når kontraktshåndtering integreres med andre forretningsverktøy, forbedres samarbeidet på tvers av teamene. Salg, juridisk avdeling, innkjøp og andre avdelinger får alle tilgang til den samme informasjonen, noe som reduserer siloene og sikrer at alle jobber mot de samme målene. Denne samarbeidstilnærmingen fører til raskere og mer effektiv kontraktshåndtering, noe som til syvende og sist kommer hele organisasjonen til gode.
Det viktigste å ta med seg: Gå bort fra e-post for kontraktskommunikasjon
Etter hvert som forretningsverdenen utvikler seg, er det tydelig at e-post ikke lenger er tilstrekkelig for å håndtere kompleksiteten i kontraktskommunikasjonen. Derfor er det på tide å gå bort fra e-post og ta i bruk dedikerte systemer for kontraktshåndtering:
- Håndtere ineffektivitet og risiko.
E-postkommunikasjon er utsatt for misforståelser og sikkerhetstrusler. Et dedikert kontraktshåndteringssystem tilbyr en sikrere og mer organisert måte å håndtere kontrakter på. - Effektiviser kommunikasjonen.
Ved å sentralisere kontraktsrelatert kommunikasjon på én plattform sikrer man at alle har tilgang til den mest oppdaterte informasjonen, noe som reduserer feil og forsinkelser. - Utnytt automatisering.
Automatisering av oppgaver i kontraktens livssyklus forbedrer effektiviteten og nøyaktigheten, slik at du kan inngå avtaler raskere. - Integrate with other tools.
Ved å integrere kontraktshåndteringssystemet med CRM og andre forretningsverktøy kan du forbedre samarbeidet og få verdifull innsikt.
Ved å gå fra e-post til et dedikert system for kontraktshåndtering kan virksomheten din øke effektiviteten, forbedre sikkerheten og sikre en mer vellykket kontraktshåndtering.
