Sähköpostin rajoitukset sopimusten hallinnoinnissa
Sähköposti on jo vuosia toiminut ensisijaisena välineenä sopimusviestintään. Se on tuttu, laajalti käytetty ja helppokäyttöinen. Liiketoimintaympäristön kehittyessä on kuitenkin käynyt yhä selvemmäksi, että sähköposti ei yksin riitä nykyaikaisen sopimushallinnan monimutkaisuuden hallintaan. Sähköpostin rajoitukset voivat johtaa viivästyksiin, väärinkäytöksiin ja jopa turvallisuusriskeihin, joihin yrityksillä ei ole varaa.
Sähköpostiviestinnän tehottomuus ja riskit
Vaikka sähköposti on työkaluna kätevä, siinä on merkittäviä haittoja sopimusten hallinnoinnissa. Tutkimuksemme mukaan 75 prosenttia vastaajista käyttää edelleen sähköpostia ensisijaisena viestintämenetelmänä sopimusten osalta. Tähän liittyy kuitenkin riskejä. Sähköpostiviesteistä voi tulla pitkiä ja mutkikkaita, mikä vaikeuttaa muutosten seuraamista tai sen varmistamista, että kaikki ovat samalla sivulla. Tämä voi johtaa väärinkäsityksiin, myöhästyksiin ja jopa menetettyihin sopimuksiin.
Sähköposti ei myöskään ole kaikkein turvallisin tapa jakaa arkaluonteisia tietoja. Luvattoman pääsyn, tietomurtojen ja tietojenkalasteluhyökkäysten riski on aina olemassa. Kun yritykset käsittelevät yhä arkaluonteisempia tietoja, sähköpostin käyttäminen sopimusviestinnässä voi altistaa ne merkittäville tietoturvauhille.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Sopimushallintajärjestelmien edut
Kun otetaan huomioon sähköpostin rajoitukset, ei ole yllättävää, että yhä useammat yritykset käyttävät sopimushallintajärjestelmiä. Nämä alustat on suunniteltu sopimusviestintää ja sen erityistarpeita varten, ja ne tarjoavat paremman turvallisuuden ja organisoinnin sekä tehokkaammat työnkulut.
Sopimusviestintä keskitettyjen järjestelmien avulla
Sopimusten hallintajärjestelmä keskittää kaiken sopimuksiin liittyvän viestinnän yhdelle turvalliselle alustalle. Näin vältytään loputtomilta sähköpostiviesteiltä ja varmistetaan, että kaikilla osapuolilla on käytettävissään ajantasaisin tieto. Raportin mukaan 54 prosenttia vastaajista säilyttää sopimuksiaan sähköisesti tietokoneella tai pilvipalvelussa ja käyttää usein samaa ohjelmistoa sekä sopimusten allekirjoittamiseen että luomiseen. Käyttämällä omaa järjestelmää voit pitää kaiken järjestyksessä ja helposti saatavilla, mikä vähentää virheiden tai viivästysten riskiä.
Turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden parantaminen
Tietoturva on yrityksille tärkeä huolenaihe, ja sopimusten hallintajärjestelmät tarjoavat kehittyneen suojan, jota sähköposti ei yksinkertaisesti pysty tarjoamaan. Nämä alustat on suunniteltu turvallisuutta silmällä pitäen, ja niissä on salaus, käyttöoikeuksien valvonta ja kirjausketjut arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Raportissa korostetaan, että yli 80 prosenttia vastaajista luottaa sähköisten allekirjoitusten turvallisuuteen, sillä ne on usein integroitu näihin järjestelmiin. Siirtymällä pois sähköpostin käytöstä ja ottamalla käyttöön oman alustan yritykset voivat suojata sopimuksiaan paremmin ja varmistaa, että ne noudattavat lainsäädäntöä ja sääntelyvaatimuksia.
Automaation rooli sopimusten työnkulkujen parantamisessa
Yksi sopimushallintajärjestelmän käytön tärkeimmistä eduista on mahdollisuus automatisoida sopimuksen elinkaaren eri osa-alueita. Automatisointi säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä tehden koko prosessista tehokkaamman ja luotettavamman.
Sopimusten elinkaaren nopeuttaminen
Automaatio voi nopeuttaa merkittävästi sopimusten elinkaarta, joka ulottuu sopimuksen laatimisesta sen lopulliseen hyväksymiseen. Raportissa todetaan, että 75 prosenttia vastaajista saa sopimuksen allekirjoitettua viikossa, mutta vain 17 prosenttia onnistuu tekemään sen alle päivässä. Automaation avulla muistutusten lähettäminen, hyväksyntöjen seuranta ja raporttien luominen voidaan tehdä automaattisesti, jolloin aikaa vapautuu strategisempiin toimiin ja yritykset voivat tehdä sopimuksia nopeammin.
Virheiden vähentäminen ja tarkkuuden parantaminen
Manuaaliset prosessit ovat alttiita virheille – olipa kyse sitten kirjoitusvirheestä sopimuksessa tai puuttuvasta allekirjoituksesta. Automaatio auttaa minimoimaan nämä virheet varmistamalla, että kaikki vaiheet suoritetaan tarkasti ja ajallaan. Tämä ei ainoastaan paranna sopimustesi laatua, vaan vähentää myös kalliiden viivästysten tai riitojen riskiä. Ottamalla käyttöön automatisointiominaisuuksilla varustetun sopimushallintajärjestelmän yritykset voivat saavuttaa suurempaa tarkkuutta ja tehokkuutta koko sopimusprosessin ajan.
Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa vuonna 2024
Sopimusten hallinnan integroiminen muihin liiketoimintavälineisiin on tärkeää
Jotta digitaalisen sopimushallinnan hyödyt voidaan todella maksimoida, on tärkeää integroida nämä järjestelmät muihin yrityksesi käyttämiin työkaluihin, kuten CRM– ja projektinhallintaohjelmistoihin. Integrointi virtaviivaistaa työnkulkuja, parantaa yhteistyötä ja varmistaa, että kaikki olennainen tieto on helposti saatavilla.
Tietojen keskittäminen parempaa päätöksentekoa varten
Integroinnin avulla yritykset voivat keskittää kaikki sopimuksiin liittyvät tiedot nykyisiin järjestelmiinsä. Esimerkiksi yhdistämällä sopimustenhallintajärjestelmäsi CRM-järjestelmääsi voit varmistaa, että kaikki asiakastiedot, myös sopimukset, ovat yhdessä paikassa. Tämä ei ainoastaan helpota sopimusten hallintaa, vaan tarjoaa myös arvokasta dataa, jonka avulla voidaan tehdä liiketoimintapäätöksiä. Raportin mukaan 28 prosenttia vastaajista pitää mahdollisuutta integroida sopimukset CRM-järjestelmäänsä tai valitsemaansa alustaan kriittisenä ominaisuutena tulevien sopimusten kannalta.
Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa
Tiimien välisen yhteistyön parantaminen
Kun sopimusten hallinta on integroitu muihin liiketoimintatyökaluihin, se parantaa tiimien välistä yhteistyötä. Myynti, laki, hankinta ja muut osastot voivat käyttää samoja tietoja, mikä vähentää siiloja ja varmistaa, että kaikki työskentelevät samojen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä yhteistyöhön perustuva lähestymistapa johtaa nopeampaan ja tehokkaampaan sopimusten hallintaan, mistä on lopulta hyötyä koko organisaatiolle.
Tiivistelmä: Siirtyminen pois sähköpostista sopimusviestinnässä
Yritysmaailman kehittyessä on selvää, että sähköposti ei enää riitä monimutkaiseen sopimusviestintään. Seuraavassa syitä, miksi sinunkin on aika luopua sähköpostista ja ottaa käyttöön oma sopimusten hallintajärjestelmä:
- Tehottomuuden ja riskien poistaminen: Sopimushallinnan järjestelmä tarjoaa turvallisemman ja organisoidumman tavan käsitellä sopimuksia. Sen sijaan sähköpostiviestintä on altis väärinkäsityksille ja turvallisuusuhille.
- Viestinnän tehostaminen: Sopimuksiin liittyvän viestinnän keskittäminen yhdelle alustalle varmistaa, että kaikilla on käytössään ajantasaisin tieto. Näin voit myös vähentää virheitä ja viivästyksiä.
- Automaation hyödyntäminen: Sopimuksen elinkaaren tehtävien automatisointi parantaa tehokkuutta ja tarkkuutta ja auttaa sinua tekemään sopimuksia nopeammin.
- Integroiminen: Integrointi CRM:ään ja muihin liiketoimintatyökaluihin parantaa yhteistyötä ja tarjoaa arvokasta tietoa.
Siirtymällä sähköpostin sijaan omaan sopimushallintajärjestelmään yrityksesi voi parantaa tehokkuutta ja turvallisuutta sekä varmistaa onnistuneemman sopimushallinnan.
