InfoCaption
Mer tid til kundene takket være
Oneflow og SuperOffice
100%
6x
Alle kontrakter
I over 20 år har InfoCaption hjulpet bedrifter og organisasjoner med å dele kunnskap gjennom digitale veiledninger og opplæring. Men når det gjaldt kontraktshåndtering, var det fortsatt PDF-løsninger som dominerte. For å bli mer effektive valgte InfoCaption å ta steget inn i fremtiden med Oneflow integrert med SuperOffice CRM.
InfoCaption er Skandinavias ledende plattform for digitale guider og opplæring. Siden oppstarten i 2002 har selskapet hjulpet organisasjoner med å effektivisere kunnskapsdeling gjennom interaktive guider, håndbøker og opplæringsmateriell. Kundene befinner seg hovedsakelig i Sverige og Norge, og omfatter både private bedrifter og offentlig sektor, med noen større kunder som bruker plattformen globalt.
Vi har snakket med Petter Lundqvist, salgssjef i InfoCaption, som har fulgt selskapets utvikling i over ti år. Fra å være en enkel skjermopptaksløsning har InfoCaption vokst til å bli en omfattende plattform som kombinerer formell opplæring med situasjonsspesifikke veiledninger. En viktig suksessfaktor har vært brukervennligheten – verktøyet er intuitivt og enkelt å bruke, selv for personer med begrenset digital erfaring.
Behovet: Smidigere salgsprosesser
I likhet med mange andre selskaper brukte InfoCaption tidligere PDF-baserte løsninger for kontraktshåndtering. Hver endring eller oppdatering innebar at en ny versjon av dokumentet måtte skapes, lagres og sendes manuelt – en tidkrevende og ineffektiv prosess.
I tillegg ble kontraktsmalene lagret i separate systemer, noe som krevde manuelle oppdateringer og skapte unødvendig administrasjon.
Med en ambisjon om å forenkle og fremskynde håndteringen begynte InfoCaption derfor å se seg om etter en moderne og digital løsning for signering og kontraktshåndtering – en løsning som ikke bare ville effektivisere arbeidsflyten, men også sørge for en smidig og sikker håndtering av alle kontrakter.
Utfordringen:
- Hver endring i PDF-kontrakter krevde manuell oppdatering og distribusjon.
- Separate systemer for kontraktsmaler medførte unødvendig administrasjon.
- Behov for mer effektiv og sikker kontraktshåndtering.
Løsningen: Oneflow integrert i SuperOffice
For å modernisere og effektivisere kontraktshåndteringen valgte InfoCaption å implementere Oneflow, som er fullt integrert med SuperOffice CRM.
«Forskjellen er enorm. Før slet vi med å redigere PDF-maler og administrere ulike nye versjoner. Nå er prosessen mye raskere og smidigere. Og integrasjonen med SuperOffice gjør at vi kan håndtere hele kontraktens livssyklus på en digital, effektiv og sikker måte», sier Petter.
Den sømløse integrasjonen betyr at salgsteamet nå kan skape kontrakter direkte i SuperOffice, hvoretter Oneflow automatisk åpnes for videre behandling. Her kan kontrakten enkelt redigeres, tilpasses og sendes til digital signering – uten å forlate systemet.
Integrasjonen gjør det også mulig å automatisere hele kontraktens livssyklus, fra utarbeidelse til signering og arkivering. Ved å eliminere behovet for å laste opp, sende og administrere kontrakter manuelt i ulike systemer, har InfoCaption redusert den administrative byrden betydelig. I tillegg betyr koblingen til SuperOffice at alle kontraktsdata er sentralisert, noe som gjør det enklere å følge opp kunderelasjoner og holde oversikt over kontraktsstatus i sanntid.
«Det å kunne håndtere hele kontraktsflyten i ett og samme system har vært en game changer for oss. Vi unngår dobbeltarbeid og kan jobbe mye mer effektivt.»
Når kontrakten er signert, blir den automatisk arkivert, lett tilgjengelig og søkbar i systemet, noe som gir full oversikt og kontroll over alle kontrakter. Denne automatiserte prosessen erstatter tidligere manuelle og tidkrevende trinn, noe som sparer både tid og ressurser.
“Forskjellen er enorm. Før slet vi med å redigere PDF-maler og administrere ulike nye versjoner. Nå er prosessen mye raskere og smidigere. Og integrasjonen med SuperOffice gjør at vi kan administrere hele kontraktens livssyklus på en digital, effektiv og sikker måte”
Petter Lundqvist
Salgssjef
InfoCaption
6 ganger raskere håndtering
InfoCaption testet tidligere to andre digitale signeringsløsninger før de bestemte seg for Oneflow. De tidligere alternativene var PDF-baserte, noe som innebar at hver endring i en kontrakt krevde manuell oppdatering og opplasting av nye filer. Med Oneflows dynamiske maler kan InfoCaption nå redigere kontrakter i sanntid, noe som har redusert tidsbruken drastisk og gjort prosessen mer fleksibel.
«Det å kunne gjøre endringer i kontraktene i sanntid uten å måtte sende nye versjoner har spart oss for utrolig mye tid og frustrasjon», sier Petter.
I tillegg har den digitale signeringsprosessen forkortet salgssyklusen betydelig. Tidligere kunne det ta opptil 1 time og 15 minutter å behandle en kontrakt, mens det med Oneflow nå bare tar rundt 12 minutter – en effektivitetsgevinst på nesten seks ganger raskere behandling.
Verdifullt for andre deler av organisasjonen
Oneflow har hovedsakelig blitt implementert i salgsavdelingen, der det brukes til å skape og sende kontrakter og følge opp kundeforhold. Men løsningen har også vist seg å være verdifull for andre deler av organisasjonen. HR- og administrasjonsavdelingen bruker nå Oneflow til å administrere personalkontrakter, GDPR-relaterte dokumenter og andre viktige juridiske dokumenter.
«Vi innså raskt at Oneflow ikke bare var en løsning for salgsteamet. HR- og administrasjonsavdelingen har også hatt stor nytte av den, noe som har gjort hele organisasjonen mer effektiv.»
Resultatet: Mer effektiv arbeidsflyt og bedre oversikt
Med Oneflow har InfoCaption opplevd flere konkrete forbedringer:
- Raskere prosess – Det går mye raskere enn før å skape, justere og sende kontrakter.
- Bedre oversikt – Med alle kontrakter samlet i Oneflow og koblet til SuperOffice CRM, kan teamet enkelt søke og følge med på statusen til kontraktene.
- Redusert risiko for feil – Standardiserte maler og automatisk versjonering reduserer risikoen for feil.
Små skritt, store gevinster
Implementering av en ny digital løsning kan ofte bety en lang og komplisert overgang. For InfoCaption var det imidlertid en smidig prosess takket være Oneflows intuitive grensesnitt og brukervennlige funksjoner. Systemet var enkelt å forstå og tilpasse til virksomhetens behov, noe som gjorde at teamet kom raskt i gang.
Den største utfordringen var å sikre at alle ansatte forsto hvordan delegering og signering fungerte i det nye systemet. Det var spesielt viktig å sikre at de riktige personene hadde tilgang til de riktige kontraktene, og at alle dokumenter ble håndtert i henhold til selskapets retningslinjer. Takket være strukturert intern opplæring og InfoCaptions egne veiledninger kunne eventuelle spørsmål besvares raskt, og prosessen ble lett å forstå for hele organisasjonen.
«Steget til Oneflow var lite, men fordelene var store. Vi var allerede vant til digital signering, men Oneflow gjorde prosessen enda enklere og mer fleksibel.»
Med en rask og smidig innføringsprosess kunne InfoCaption raskt begynne å høste fordelene med Oneflow. Den digitale signeringsløsningen har ikke bare effektivisert arbeidet, men også skapt en mer fleksibel og moderne kontraktshåndtering som sparer tid og reduserer risikoen for feil.
Fremtiden: Fortsatt kunnskapsdeling på en smart og brukervennlig måte
InfoCaption har vokst jevnt og trutt i løpet av sine 20 år og har ambisiøse planer for fremtiden. Med et fortsatt fokus på innovasjon og smarte løsninger for kunnskapsdeling ser selskapet et stort potensial i å videreutvikle plattformen sin.
Oneflow vil fortsette å være en sentral del av InfoCaptions digitale arbeidsflyt og hjelpe teamet med å jobbe mer effektivt og fokusere på det som virkelig skaper verdi – å hjelpe kundene med å dele kunnskap på en smart og brukervennlig måte.
Med Oneflow og integrasjonen i SuperOffice har InfoCaption tatt et stort skritt mot en mer moderne og effektiv kontraktshåndtering. Ved å automatisere og forenkle prosesser kan teamet bruke mer tid på å utvikle og forbedre tjenestene sine – og fortsette å hjelpe kundene med å skape og dele kunnskap på en smart og brukervennlig måte.
Hvis du er klar til å forbedre arbeidsflyten din på samme måte som InfoCaption, kan du begynne å utforske Oneflow i dag.
HEIMR Collection: Oneflow effektiviserer kontrakthåndtering i en hotellkjede i vekst.
Les hele historien
Evoy benytter Oneflows kontraktshåndteringssystem for å effektivisere sine prosesser. Med fokus på digitalisering har de forbedret håndteringen av kontrakter, noe som bidrar til bedre oversikt…
Les hele historien
Arbeidet er blitt effektivisert, og en administrator sparer minst 3-5 arbeidsdager per skolestart, som er en hektisk periode.
Les hele historien