Knowit x Oneflow

Knowit er et ledende nordisk konsulentselskap med kontorer i Norge, Sverige, Finland, Danmark, Polen og Tyskland. De bistår virksomheter med å lykkes i en digital tidsalder fra strategi og design til teknologisk utvikling og implementering. Christian Martinsen, Chief Commercial Officer i Knowit, forteller hvordan Oneflow har forvandlet deres kontraktshåndtering på tvers av avdelinger, prosjekter og markeder.

Vi jobber med et bredt spekter av kunder, fra små og mellomstore selskaper til store internasjonale aktører. Kontrakter er en sentral del av hvordan vi leverer våre tjenester, enten det gjelder kundeavtaler, leverandørkontrakter eller ansettelsesavtaler, sier Martinsen.

Tiden før Oneflow: Manuelle prosesser og mye frustrasjon

Før Oneflow ble kontrakter skapt i Word, sendt via e-post og lagret i ulike mappestrukturer. Denne manuelle måten å jobbe på var både tidkrevende og uoversiktlig. Det oppsto stadig usikkerhet rundt hvilken versjon som var gjeldende, og signaturprosesser krevde ofte mange runder med oppfølging. Vi mistet tid, versjonskontroll og i verste fall viktige dokumenter. Det var rett og slett en tungvint måte å jobbe på, forteller han.

Det ble også stadig tydeligere at mangelen på oversikt og kontroll var en flaskehals for effektiv kontraktshåndtering. Flere avdelinger var involvert i kontraktsarbeidet, men uten et felles system for håndtering ble samarbeidet tungrodd.

Valget av løsning: Brukervennlig, fleksibel og integrert

Da Knowit begynte å vurdere ulike løsninger for kontraktshåndtering, var kravene tydelige. Systemet måtte være enkelt å bruke for hele organisasjonen, ikke bare for jurister. Det måtte også være fleksibelt nok til å håndtere mange typer kontrakter, og gi rom for sanntidssamarbeid på tvers av team.

Men kanskje viktigst av alt: løsningen måtte kunne integreres med Knowits eksisterende systemer. Oneflow skilte seg ut nettopp her, med sømløse integrasjoner mot både CRM og HR – blant annet HubSpot, som brukes i salgsprosessene, og selskapets interne HR-verktøy. Med integrasjonen til HubSpot slipper vi å fylle inn kundedata manuelt i kontraktene. Det går raskere, og vi unngår feil. Det samme gjelder HR, der Oneflow brukes til håndtering av ansettelseskontrakter, sier Martinsen.

En smidig implementering – og rask effekt

Implementeringen av Oneflow ble gjort i tett samarbeid mellom Knowits prosjektteam og Oneflows onboarding-team. Ifølge Martinsen opplevde de prosessen som både enkel og effektiv, med god opplæring og rask gevinst. Oneflow-teamet var veldig tilgjengelige, og vi fikk støtte til å tilpasse løsningen til våre behov. Det gjorde at vi kunne komme raskt i gang og se resultater nesten umiddelbart.

I dag brukes Oneflow bredt i organisasjonen, fra salg til forskjellige referater (styreprotokoller, generalforsamlingsprotokoller, samarbeidsavtaler etc). Alle kontrakter håndteres i samme system, fra utarbeidelse til signering og lagring og det har revolusjonert måten Knowit jobber med kontrakter på.

Enklere, raskere – og med full kontroll

Etter at Oneflow ble implementert, har Knowit digitalisert og effektivisert hele kontraktsreisen. Der det tidligere kunne ta flere dager å få en kontrakt signert og arkivert, skjer det nå på få timer. 

Vi har spart enormt mye tid, spesielt på oppfølging og administrasjon. Nå får vi automatiske påminnelser og har sanntidsoversikt over hvor i prosessen hver kontrakt befinner seg.

Martinsen forteller også at samarbeidet mellom avdelingene har blitt betydelig bedre. Tidligere kunne det være vanskelig å vite hvem som hadde siste versjon, eller hvor kontrakten befant seg i løypa. Nå ser alle det samme, og det gir oss en trygghet vi ikke hadde før.

Oneflow har også gjort det lettere for de ansatte å gjøre jobben sin. Muligheten til å redigere kontrakter direkte i systemet, sende til godkjenning og signering, og se status på alle kontrakter i sanntid, gjør hverdagen enklere. De ansatte er veldig fornøyde. Det har blitt et intuitivt verktøy som gjør det de skal og det fungerer, sier han.

En viktig brikke for fremtidig vekst

Knowit ser Oneflow som en nøkkelinvestering i videre vekst og utvikling. Når selskapet vokser, blir det stadig viktigere å ha verktøy som skalerer uten at det går på bekostning av kvalitet eller oversikt – og som sikrer bedre compliance med våre kvalitetsprosesser.

Vi vurderer nå å koble Oneflow enda tettere til våre leveranse- og tilbudsvektøy, og ser også på muligheter for mer automatisering av kontraktsfornyelser og påminnelser. I tillegg ønsker vi å utforske rapporteringsfunksjoner for å hente innsikt og jobbe mer datadrevet.

Martinsen mener også at Oneflow er spesielt verdifullt for bedrifter som jobber med statlige avtaler eller SSA-kontrakter. For de som håndterer SSA’er, er versjonskontroll og sporbarhet helt avgjørende. Oneflow har vært utrolig effektivt for oss, både for å sikre at vi følger standardene og for å jobbe raskt og presist.