Utfordringer i kontraktshåndtering
Hvordan du kan bekjempe de største utfordringene innen kontraktshåndtering
Hva assosierer du med kontrakter?
Kontraktshåndtering er en av de viktigste delene av å drive en bedrift. Får du det riktig, holder du oversikt over overholdelse, unngår unødvendige problemer og kan inngå avtaler på null komma niks.
Vi har gjennomført en undersøkelse blant 200 selskaper, og identifisert tre store smertepunkter når det gjelder kontrakter: manuelt arbeid, compliance med GDPR og personvern, og friksjonen som følger med bruk av flere systemer. Disse problemene holder selskaper tilbake, fører til forsinkelser i kontraktsinngåelser og gjør det vanskelig å holde tritt med skiftende juridiske krav.
Kort om kontraktshåndtering
Kontraktshåndtering er prosessen med å håndtere avtaler som inngås med andre parter, og dekker hele kontraktens livssyklus – fra før til etter signering – inkludert fornyelse, reforhandling, gjennomføring, compliance og lagring.
Hvem opplever utfordringer i kontraktshåndteringen?
Over 300 selskaper på tvers av to kontinenter og syv land har fortalt oss om sine smerter og utfordringer i kontraktshåndteringen.
Mange av problemene skyldes manuell kontraktshåndtering
Compliance med GDPR er en stor utfordring
65,67 % av selskapene bruker e-post til å gjennomgå kontrakter, noe som gir grunn til bekymring for sikkerheten. I tillegg lagrer 17 % ferdige kontrakter på lokale harddisker, noe som innebærer en risiko for manglende compliance med GDPR.
Systemfriksjon forsinker kontraktsprosessen
70,67 % av selskapene bruker 2-3 ulike verktøy for å administrere kontrakter, noe som fører til forsinkelser og forvirring. 39,67 % av selskapene bruker 1-2 uker på å ferdigstille en kontrakt, mens 7,33 % rapporterer at det tar mer enn 4 uker.
De 3 vanligste utfordringene i kontraktshåndtering:
Manuelt arbeid fører til forsinkelser og misforståelser
Hold deg i forkant med GDPR og personvern
Friksjonen ved å bytte mellom flere systemer
Manuelt arbeid fører til forsinkelser og misforståelser
Noe av det mest tidkrevende ved kontraktshåndtering er det store omfanget av manuelt arbeid.
Prosessen begynner vanligvis med å utarbeide kontrakter i tekstbehandlere som MS Word eller Google Docs (66 % av alle selskaper), for deretter å fryse dokumentet som en ikke-redigerbar PDF-fil for signering.
Dette skaper en enorm ineffektivitet: Selskaper ender opp med å sjonglere med flere verktøy for å skape, ferdigstille og lagre kontrakter, noe som fører til forvirring og forsinkelser.
Hvordan skaper du primært kontrakter?
65,67 % av respondentene bruker e-post til å gjennomgå, kommentere og bli enige om kontraktsvilkår. Denne metoden øker ikke bare risikoen for feil, men gjør det også vanskeligere å spore dokumentversjoner. Uten samarbeid i sanntid er det ofte uklart hvem som jobber i den nyeste versjonen av en kontrakt, eller til og med hvilke endringer som har blitt gjort.
Tips!
Hvis du bruker tekstbehandlere og sender kontraktene dine som PDF-filer, bør du finne et verktøy der du kan legge til interaktive skjemafelt i PDF-filen, slik at du slipper å gå tilbake og endre dokumentet når motparten ønsker å fylle ut informasjonen sin. Se hvordan det gjøres.
Godkjenningsforsinkelser hindrer ferdigstillelse av kontrakter
31,33 % av selskapene oppga forsinkelser i godkjenningen som en av de største hindringene for å få kontraktene ferdigstilt raskt. Disse forsinkelsene oppstår ofte når flere interessenter er involvert, noe som gjør det vanskelig å få godkjenninger i tide og å få kontraktene videre.
Innhenting av signaturer er en annen utfordring for 29 % av selskapene. Selv om digitale signaturer er mye brukt, kan prosessen likevel bli forsinket hvis det er problemer med å få tak i signaturer eller hvis de rette personene ikke er tilgjengelige i tide.
Tips!
En annen ting som kan forsinke godkjennings- og signeringsprosessen, er at signeringsrekkefølgen er for snever. Signeringsrekkefølger er bra, slik at du vet hvilke brukere som må signere i hvilken rekkefølge, men sørg for at verktøyet ditt fortsatt lar deg legge til eller slippe deltakere når signeringsrekkefølgen er satt.
Manglende versjonskontroll fører til feil
18,33 % av selskapene sliter fortsatt med dokumentversjonskontroll. Uten et tydelig, sentralisert system for å spore revisjoner, jobber teamene ofte med utdaterte versjoner av kontrakter, noe som fører til forvirring og feil.
Til slutt nevnte 18 % av respondentene problemer med lagring og gjenfinning av kontrakter, noe som understreker vanskelighetene med å finne og administrere ferdigstilte kontrakter, spesielt når de er lagret i ulike systemer eller formater.
Det er fortsatt rom for raskere kontrakter
Hva er den største utfordringen i den nåværende kontraktsprosessen?
Risiko for utløpte kontrakter med manuell sporing
32,67 % av selskapene sporer utløps- og fornyelsesdatoer manuelt.
En av de ofte oversette utfordringene innen kontraktshåndtering er å holde oversikt over utløps- og fornyelsesdatoer for kontrakter. Med manuelle prosesser på plass er det lett at disse viktige datoene glipper, noe som kan føre til at man går glipp av muligheter eller problemer med compliance.
Faktisk sporer 32,67 % av bedriftene utløps- og fornyelsesdatoer manuelt, mens 58,33 % bruker automatiske påminnelser for å holde oversikt. Men for 9 % av bedriftene er dette fortsatt en blindsone, noe som betyr at kontrakter kan gå ubemerket hen eller utløpe uten oppfølging.
Har du oversikt over utløps- og fornyelsesdatoer for kontrakter?
Bekjemp utfordringene dine:
Automatiser kontraktshåndteringens arbeidsflyt
Et verktøy for kontraktshåndtering bidrar til å bekjempe manuelt arbeid ved å automatisere viktige oppgaver gjennom hele kontraktens livssyklus. Ved å bruke HTML-format – som Google Docs – gjør Oneflow det mulig å samarbeide i sanntid, vise hvem som har gjort endringer og sørge for at alle jobber ut fra den nyeste versjonen. Dette samarbeidet forebygger problemer med versjonskontroll, holder teamene på linje og reduserer behovet for manuelle oppdateringer og frem og tilbake.
Med automatiske påminnelser og godkjenningsflyt effektiviserer systemet prosessen, slik at kontrakter blir gjennomgått og signert i tide – som magi. I tillegg sporer systemet automatisk viktige datoer som fornyelser og utløp, og fjerner behovet for manuell oppfølging, slik at ingen frister blir oversett.
Hold deg i forkant med GDPR og personvern
Etter hvert som bedrifter håndterer mer sensitive kundedata, har personvern og compliance med regelverk som GDPR blitt viktigere enn noensinne.
Contracts often involve the exchange of personal data, and when sent via unsecured methods like email, the risk of breaching privacy laws increases.
As mentioned before, 65.67% of businesses still rely on email to review and sign contracts. This opens up numerous security concerns, as personal data could be sent to unintended recipients, stored on insecure systems, or exposed during the review and approval stages.
Hvilke verktøy eller plattformer bruker du for å gjennomgå, kommentere og bli enige om kontraktsvilkårene før du signerer?
Hvor oppbevarer dere vanligvis ferdige kontrakter?
Spredt data setter compliance i fare
En av de viktigste komponentene i GDPR er kravet om å bevise at personopplysninger er slettet når man ber om det. Men hvordan kan selskaper sørge for at dette skjer når kontrakter som inneholder personopplysninger, lagres på tvers av flere systemer?
Risikoen for manglende compliance øker når kontrakter lagres på steder som lokale stasjoner eller nettverksstasjoner (17 %). Selv selskaper som bruker skylagring (48,67 %) eller programvare for kontraktshåndtering (18,67 %), står fortsatt overfor risikoer hvis disse systemene ikke er ordentlig integrert eller administrert, noe som gir hull i sikkerhet og compliance.
For de 14,67 % av selskapene som lagrer kontrakter fysisk i trykte og arkiverte formater, er utfordringene enda større – det er nesten umulig å destruere eller slette alle eksemplarer av en kontrakt på riktig måte uten en omfattende digital løsning. Fragmenterte systemer kan føre til hull i compliance, spesielt når informasjonen lagres i ulike siloer, noe som gjør det vanskeligere å spore dataenes livssyklus.
Manuelle kontrakter øker risikoen for juridiske problemer og compliance
Manuelle kontrakter garanterer ikke compliance
Kontraktslagring er ofte ikke sentralisert på tvers av organisasjoner. Mens 71,33 % av selskapene lagrer alle kontrakter i et sentralt system, administrerer 18 % kontraktene separat etter avdeling, og 10,67 % er usikre på hvordan kontraktene i det hele tatt lagres.
Denne mangelen på sentralisering øker kompleksiteten i håndteringen av compliance, ettersom det blir vanskeligere å garantere at personopplysninger håndteres og slettes i tråd med GDPR-kravene på tvers av ulike avdelinger og systemer.
Bekjemp utfordringene: Lagre kontraktsdataene dine i et GDPR-kompatibelt system
Med et sikkert, skybasert system som Oneflow, kan bedrifter lagre kontrakter på en måte som er i samsvar med GDPR. Sensitive data er kryptert, lagret trygt, og kan slettes på forespørsel. Automatiske funksjoner for journalføring og revisjon gjør det enkelt å dokumentere samsvar ved en revisjon, og gir trygghet i at selskapene oppfyller lovkravene.
Friksjonen ved å bytte mellom flere systemer
70,67 % av respondentene bruker 2-3 ulike verktøy for å administrere hele kontraktens livssyklus.
I mange organisasjoner er kontraktsprosessen fortsatt fragmentert. Teamene veksler ofte mellom flere verktøy for å skape, gjennomgå og signere kontrakter. 70,67 % av respondentene bruker 2-3 forskjellige verktøy for å administrere hele kontraktens livssyklus, og 20,33 % bruker bare ett. Dette resulterer i bortkastet tid og tapt momentum, spesielt for salgsteam som må inngå avtaler raskt.
Hvor mange ulike verktøy eller programvare bruker dere for å håndtere hele kontraktens livssyklus (fra utarbeidelse til lagring)?
Når man bytter mellom systemer, øker risikoen for at dataene ikke stemmer overens. Når kontraktsdata lagres på flere steder – for eksempel i CRM-systemer, e-posttråder eller på lokale harddisker – er det alltid en risiko for at dataene er inkonsekvente eller utdaterte.
Synkroniseringsproblemer ved bruk av flere verktøy
Ifølge undersøkelsen vår rapporterer 37 % av selskapene at den gjennomsnittlige kontraktsprosessen tar mindre enn én uke, mens 39,67 % bruker 1-2 uker.
I tillegg til ineffektiviteten står selskaper overfor synkroniseringsproblemer når kontraktsdata er spredt på tvers av ulike verktøy. Denne fragmenteringen skaper flere muligheter for menneskelige feil og forsinker prosessen med å godkjenne kontrakter.
Når selskaper bruker flere systemer for ulike stadier av kontraktshåndteringen, blir det vanskelig å sikre at alle teamene er samkjørte og jobber ut fra den mest oppdaterte versjonen av en kontrakt. Resultatet er at hele prosessen tar lengre tid enn nødvendig.
Tiden det tar å fullføre en kontraktsprosess, kan være en tydelig indikator på ineffektiviteten som oppstår når man bytter mellom systemer. Ifølge undersøkelsen vår rapporterer 37 % av selskapene at den gjennomsnittlige kontraktsprosessen tar mindre enn én uke, mens 39,67 % bruker 1-2 uker.
16 % av selskapene bruker imidlertid mellom 2-4 uker, og 7,33 % sier at prosessen strekker seg over mer enn 4 uker. Disse forsinkelsene er ofte et direkte resultat av ineffektivitet og manglende synkronisering på grunn av bruk av flere ulike verktøy.
Hvordan ser den gjennomsnittlige kontraktsprosessen ut, fra utarbeidelse til endelig lagring?
Bekjemp utfordringene: Utarbeid, forhandle og signer kontrakter på ett sted
En programvare for kontraktshåndtering sentraliserer hele kontraktens livssyklus i én plattform. Salgsteamene kan utarbeide, forhandle og signere kontrakter i samme verktøy, slik at de kan inngå avtaler raskere. Automatiske påminnelser holder avtalene i rute, mens integrasjoner med CRM-systemer sørger for sømløs dataflyt, noe som reduserer friksjonen og øker produktiviteten.
Ved å slippe å bytte mellom ulike verktøy reduserer systemet de administrative kostnadene og gir en tydeligere oversikt over kontraktsstatus, noe som gjør det enklere å spore fremdriften og handle raskere.
