Statusrapport: Smärtpunkter inom avtalshantering
Så här hanterar du dina största utmaningar och smärtpunkter inom avtalshantering
Vad är det första du tänker på när du hör ordet “avtal”?
Avtalshantering är den mest kritiska delen av att driva ett företag. Om du gör rätt kommer du att hålla koll på efterlevnaden, undvika onödig huvudvärk och sluta avtal på ett ögonblick.
We have surveyed 200 business professionals, and identified three major contract pain points: manual work, GDPR and data privacy compliance, and the friction that comes with using multiple systems. These issues are holding businesses back, causing delays in finalizing contracts and making it hard to keep up with shifting legal requirements.
In this report, we’ll break down each pain point, look at how they impact businesses, and share practical solutions to combat them head-on.
Kort om avtalshantering
Avtalshantering är processen för att hantera avtal som ingås med andra parter och omfattar hela avtalets livscykel – från det att avtalet signeras till efter att det har signerats – inklusive förnyelse, omförhandling, genomförande, efterlevnad och lagring.
Vilka upplever problem med avtalshanteringen?
Över 300 affärsmän på två kontinenter och i sju länder har berättat för oss om sina problem och utmaningar i avtalshanteringen.
Många problem beror på manuell avtalshantering
GDPR-efterlevnad är en stor utmaning
65,67% av företagen använder e-post för att granska avtal, vilket ger upphov till säkerhetsproblem. Dessutom lagrar 17% färdiga avtal på lokala enheter, vilket innebär att känsliga uppgifter riskerar att inte uppfylla kraven i GDPR.
Systemfriktion saknar ner avtalsprocessen
70,67% av företagen använder 2-3 olika verktyg för att hantera avtal, vilket orsakar förseningar och förvirring. 39,67% av företagen uppger att det tar 1-2 veckor att slutföra ett avtal, medan 7,33% uppger att det tar mer än 4 veckor.
De 3 vanligaste smärtpunkterna inom avtalshantering
Manuellt arbete leder till förseningar och missförstånd
Håll koll på GDPR och datasekretess
Friktionen i att växla mellan flera system
Manuellt arbete leder till förseningar och missförstånd
En av de mest tidskrävande aspekterna av avtalshantering är den stora mängden manuellt arbete som krävs.
The process typically begins with drafting contracts in word processors like MS Word or Google Docs (66% of businesses), only to later freeze the document as a non-editable PDF for signing.
This creates a huge inefficiency: businesses end up juggling multiple tools to create, finalize, and store contracts, leading to confusion and delays.
Hur skapar ni i första hand avtal?
65,67% av respondenterna använder e-post för att granska, kommentera och komma överens om villkoren i avtalet. Den här metoden ökar inte bara risken för fel utan försvårar också arbetet med att spåra dokumentversioner. Utan samarbete i realtid är det ofta oklart vem som arbetar med den senaste versionen av ett avtal eller ens vilka ändringar som har gjorts.
Tips!
Om du använder ordbehandlare och skickar dina avtal som PDF-filer, hitta ett verktyg där du kan lägga till interaktiva formulärfält ovanpå PDF-filen så att du inte behöver gå tillbaka och ändra i dokumentet när din motpart vill fylla i sin information. Se hur det går till.
Försenade godkännanden hindrar slutförande av avtal
31,33% av företagen pekar ut förseningar i godkännanden som en av de största bromsklossarna för att snabbt få avtal i mål. Dessa förseningar uppstår ofta när flera intressenter är inblandade, vilket gör det svårt att få godkännanden i tid – och avtalen fastnar på vägen.
För 29% av företagen är insamling av underskrifter en stor utmaning. Även om digitala signaturer används i stor utsträckning kan processen dra ut på tiden, antingen för att signaturer fastnar på vägen eller för att rätt personer inte är tillgängliga i rätt ögonblick.
Tips!
En sak som kan bromsa din signeringsprocess är begränsningar i signeringsordningen. Att ha en tydlig ordning är smart – det hjälper dig att hålla koll på vem som ska signera när. Men se till att ditt verktyg ger dig flexibiliteten att lägga till eller ta bort deltagare även efter att signeringsordningen är satt.
Bristande versionskontroll orsakar fel
Versionhantering av dokument är fortfarande en utmaning för 18,33% av företagen. Utan ett tydligt och centraliserat system för att spåra ändringar riskerar team att jobba med utdaterade avtal, vilket skapar onödig förvirring och ökar risken för fel.
Slutligen angav 18% av respondenterna att de upplever utmaningar med lagring och hämtning av avtal. Det belyser hur svårt det kan vara att hitta och hantera färdiga avtal – särskilt när de är spridda över olika system och format.
Det finns fortfarande utrymme för snabbare avtal
Vilken är den största utmaningen i er nuvarande process för avtal?
Risk för utgångna avtal med manuell spårning
32,67% av företagen håller manuellt reda på utgångs- och förnyelsedatum.
One of the often-overlooked challenges in contract management is keeping track of contract expiration and renewal dates. With manual processes in place, it’s easy for these important dates to slip through the cracks, leading to missed opportunities or compliance issues.
In fact, 32.67% of businesses manually track expiration and renewal dates, while 58.33% use automated reminders to keep on top of them. But for 9% of businesses, this is still a blind spot, meaning contracts may go unnoticed or expire without any follow-up.
Har ni koll på när avtal löper ut och förnyas?
Ta kontroll över problemen:
Automatisera arbetsflödet för avtalshantering
Ett avtalshanteringsverktyg minskar manuellt arbete genom att automatisera viktiga steg i avtalets livscykel. Oneflow använder HTML-format – precis som Google Docs – vilket möjliggör samarbete i realtid, visar vem som har gjort ändringar och säkerställer att alla arbetar med den senaste versionen. Det eliminerar versionsproblem och håller teamet synkat, så att ni slipper manuella uppdateringar och onödigt fram och tillbaka.
Med automatiska påminnelser och smidiga godkännandeflöden ser systemet till att avtalen granskas och signeras i tid – nästan som magi. Det håller dessutom koll på viktiga datum, som förnyelser och utgångar, så att ni slipper manuell uppföljning och aldrig missar en deadline.
Håll koll på GDPR och datasekretess
I takt med att företagen hanterar allt känsligare kunddata har datasekretess och efterlevnad av regelverk som GDPR blivit viktigare än någonsin.
Contracts often involve the exchange of personal data, and when sent via unsecured methods like email, the risk of breaching privacy laws increases.
As mentioned before, 65.67% of businesses still rely on email to review and sign contracts. This opens up numerous security concerns, as personal data could be sent to unintended recipients, stored on insecure systems, or exposed during the review and approval stages.
Vilka verktyg eller plattformar använder ni för att granska, kommentera och komma överens om villkoren i avtalet innan ni signerar det?
Var förvarar ni vanligtvis färdiga avtal?
Spridda data äventyrar er efterlevnad
En av de viktigaste komponenterna i GDPR är kravet på att bevisa att personuppgifter har raderats på begäran. Men hur kan företag se till att detta sker när avtal som innehåller personuppgifter lagras i flera olika system?
Risken för bristande efterlevnad ökar när avtalen lagras på platser som lokala enheter eller nätverksenheter (17%). Även företag som använder molnlagring (48,67%) eller programvara för avtalshantering (18,67%) står fortfarande inför risker om dessa system inte är ordentligt integrerade eller hanterade, vilket leder till luckor i säkerhet och efterlevnad.
För de 14,67 % av företagen som fortfarande skriver ut och lagrar avtal i fysiska arkiv är utmaningarna ännu större. Att säkerställa att alla kopior av ett avtal förstörs eller raderas korrekt blir nästintill omöjligt utan en heltäckande digital lösning. Fragmenterade system ökar dessutom risken för bristande efterlevnad, särskilt när information är utspridd i olika silos – vilket gör det svårare att spåra och hantera avtalens livscykel.
Manuella avtal ökar både de juridiska riskerna och risken för bristande efterlevnad
Manuella avtal garanterar inte efterlevnad
Lagring av avtal är ofta inte centraliserad i olika organisationer. Medan 71,33% av företagen lagrar alla avtal i ett centralt system, hanterar 18% avtalen separat per avdelning, och 10,67% är osäkra på hur avtalen lagras överhuvudtaget.
Denna brist på centralisering ökar komplexiteten i hanteringen av efterlevnad, eftersom det blir svårare att garantera att personuppgifter hanteras och raderas i enlighet med GDPR-kraven på olika avdelningar och i olika system.
Ta kontroll över problemen: Lagra uppgifter om dina avtal i ett GDPR-kompatibelt system
Med ett säkert, molnbaserat system som Oneflow kan företag lagra avtal på ett sätt som överensstämmer med GDPR. Känsliga uppgifter krypteras, lagras säkert och kan raderas på begäran. Automatisk registerhållning och granskningsfunktioner gör det enkelt att visa att kraven uppfylls vid en eventuell revision, vilket ger trygghet i att ditt företag uppfyller lagkraven.
Friktionen med att växla mellan flera system
70,67% av respondenterna använder 2-3 olika verktyg för att hantera hela avtalslivscykeln.
In many organizations, the contract process is still fragmented. Teams often switch between multiple tools to create, review, and sign contracts. 70.67% of respondents use 2-3 different tools to manage the entire contract lifecycle, and 20.33% use just one. This results in wasted time and lost momentum, especially for sales teams that need to close deals quickly.
Hur många olika verktyg eller programvaror använder ni för att hantera hela avtalslivscykeln (från upprättande till lagring)?
Att hoppa mellan olika system ökar risken för att data blir inkonsekvent. När avtal lagras på flera platser – som i CRM-system, e-posttrådar eller lokala hårddiskar – finns alltid risken att informationen är föråldrad eller inte stämmer överens, vilket skapar onödiga fel och ineffektivitet.
Användning av flera verktyg leder till synkroniseringsproblem
Enligt vår undersökning rapporterar 37% av företagen att deras genomsnittliga avtalsprocess tar mindre än en vecka, medan 39,67% tar 1-2 veckor.
In addition to the inefficiencies, businesses face synchronization issues when contract data is scattered across different tools. This fragmentation creates more opportunities for human error and delays the contract approval process.
When businesses use multiple systems for different stages of contract management, it becomes difficult to make sure that all teams are aligned and working off the most up-to-date version of a contract. As a result, the entire process takes longer than necessary.
The time it takes to complete a contract process can be a clear indicator of the inefficiencies caused by switching between systems. According to our survey, 37% of businesses report that their average contract process takes less than one week, while 39.67% take 1-2 weeks.
However, 16% of businesses take between 2-4 weeks, and 7.33% say the process extends to more than 4 weeks. These delays are often a direct result of inefficiencies and a lack of synchronization caused by the use of multiple tools.
Hur lång tid tar ett avtal i genomsnitt, från skapande till slutlig lagring?
Ta kontroll över problemen: Upprätta, förhandla och signera avtal på ett och samma ställe
En programvara för avtalshantering centraliserar hela avtalets livscykel i en och samma plattform. Säljteamen kan skriva, förhandla och signera avtal i samma verktyg, vilket gör att de kan avsluta affärer snabbare. Automatiska påminnelser håller affärerna på rätt spår och integrationer med CRM-system gör att data kan flöda sömlöst, vilket minskar friktionen och ökar produktiviteten.
Genom att inte längre behöva växla mellan olika verktyg minskar systemet de administrativa kostnaderna och ger en tydligare överblick över avtalets status, vilket gör det lättare att följa utvecklingen och agera snabbare.
