Tid är pengar. Avtalshantering kan ofta kännas som att navigera i en labyrint – tidskrävande, repetitiv och fylld av fallgropar. Samtidigt är avtal själva ryggraden i affärsverksamheten och styr allt från avtal och partnerskap till efterlevnad. Om ineffektiva processer för avtalshantering tär på resurser och orsakar förseningar, kan det vara dags att överväga avtalsautomatisering.
Här är tio vanliga avtalsrutiner som slukar värdefull tid – och hur avtalsautomatisering kan effektivisera dem.
1. Upprätta avtal
Att manuellt skriva avtal i verktyg som MS Word eller Google Docs är fortfarande standard för många företag. Men den här processen är ofta långsam och felbenägen, särskilt när dokument ska konverteras till PDF-filer. Automatiserade mallar förenklar arbetet genom att förifylla viktiga detaljer och minska behovet av repetitiva avtalsrutiner, vilket sparar tid och minimerar risken för fel.
2. Spåra ändringar
Att hålla reda på olika versioner av avtal är ofta en stor källa till förvirring. Många företag kämpar med att säkerställa att alla arbetar i den senaste versionen. En avtalsplattform med samarbete i realtid löser detta problem genom att automatiskt spåra ändringar och tydligt visa vem som har gjort dem. Det säkerställer att alla är synkroniserade och att avtalsprocessen blir smidigare och mer effektiv.
Läs även: Allt du behöver veta om avtalsautomatisering
3. Samla in signaturer
Att vänta på underskrifter orsakar ofta onödiga förseningar, särskilt när viktiga intressenter är svåra att nå. Digitala signaturverktyg med automatiska aviseringar förenklar processen och säkerställer att signaturer samlas in snabbt och effektivt, utan att tiden går förlorad.
4. Hantera godkännanden
Försenade godkännanden är en vanlig flaskhals i avtalsarbetsflöden. Automatiserade arbetsflöden löser detta genom att dirigera avtal till rätt intressenter, meddela dem om väntande godkännanden och automatiskt följa upp för att undvika onödiga fördröjningar.
5. Lagra avtal
Avtal som lagras på lokala enheter, i e-posttrådar eller i tryckt form är ofta svåra att hitta när de verkligen behövs. Med centraliserad molnlagring blir återsökning enkel, organisationen förbättras och det blir lättare att säkerställa efterlevnad av dataskyddsbestämmelser.
6. Spåra utgångsdatum
Att manuellt spåra datum för förnyelse av avtal kan leda till missade möjligheter eller efterlevnadsproblem. Automatiserade påminnelser meddelar teamen om kommande avtalsutgångar och säkerställer att inget faller mellan stolarna.
Läs även: Hur spårar man ändringar i ett PDF-dokument?
7. Säkerställa efterlevnad av GDPR
Att använda e-post för att granska och dela avtal innebär att känsliga uppgifter utsätts för potentiella säkerhetsrisker. Säkra avtalsplattformar krypterar data, centraliserar lagring och erbjuder funktioner som säkerställer att dataskyddslagar som GDPR följs.
8. Integrera avtalsdata i andra verktyg
Att växla mellan flera system för att hantera avtal kan leda till felanpassning och ineffektivitet. Automatiserade verktyg integreras med CRM-system och andra avtalsplattformar för att säkerställa att avtalsdata flödar sömlöst mellan systemen, vilket effektiviserar processerna och minskar risken för fel.
9. Anpassa avtal för olika intressenter
Att skräddarsy avtal för olika scenarier kan vara tråkigt och felbenäget. Automatiserade avtalssystem använder fördefinierade regler och indata för att skapa skräddarsydda överenskommelser på ett effektivt sätt.
10. Generera rapporter om hur avtalet fullgörs
Att manuellt spåra mätvärden som godkännandetider och avtalsstatus kan vara tidskrävande. Avtalsautomatisering ger omedelbar tillgång till instrumentpaneler och rapporter som ger insikter i avtalens effektivitet och identifierar flaskhalsar.
Därför gör det skillnad att automatisera avtalsrutiner
Automatisering av dessa avtalsrutiner sparar inte bara tid, utan minskar också risken för fel och förbättrar efterlevnaden av regler. Med en enda plattform för att hantera hela avtalslivscykeln kan företag effektivisera sina processer och fokusera på uppgifter med högre värde.
Att förenkla avtalshanteringen genom automatisering handlar inte om att använda fler verktyg, utan om att använda smartare verktyg. Genom att centralisera och automatisera dessa processer kan teamen samarbeta mer effektivt, sluta avtal snabbare och undvika onödiga förseningar.
Ta en titt på produktsidan och se hur du kan automatisera dina avtal med Oneflow.