Aika on rahaa. Sopimustehtävät voivat joskus tuntua monimutkaisilta, aikaa vieviltä, toistuvilta ja virhealttiilta. Sopimukset ovat kuitenkin yritystoiminnan selkäranka, jolla hallitaan liikesuhteita, kumppanuuksia ja sääntöjen noudattamista. Jos sopimushallintaprosessin tehottomuus vie resursseja ja aiheuttaa viivästyksiä, voi olla aika harkita automatisointia.
Seuraavassa on kymmenen yleistä sopimustehtävää, jotka vievät arvokasta aikaa, ja keinoja siihen, miten automaatio voi auttaa virtaviivaistamaan niitä.
1. Sopimusten laatiminen
Sopimusten laatiminen manuaalisesti MS Word- tai Google Docs -työkaluilla on edelleen useimmille yrityksille yleinen tapa. Tämä prosessi voi olla hidas ja altis virheille, varsinkin kun asiakirjoja muunnetaan vielä lopulta PDF-tiedostoiksi. Automatisoidut asiakirjamallit yksinkertaistavat prosessia täyttämällä keskeiset tiedot valmiiksi ja vähentämällä toistuvien tehtävien tarvetta.
2. Automatisoi sopimustehtävät: Muutosten seuranta
Eri sopimusversioiden seuraaminen voi olla suuri sekaannuksen aiheuttaja. Monilla yrityksillä on vaikeuksia varmistaa, että kaikki työskentelevät aina uusimman version parissa. Reaaliaikaisen yhteistyön tarjouava sopimusalusta ratkaisee tämän ongelman seuraamalla automaattisesti muutoksia ja näyttämällä, kuka on tehnyt asiakirjalle mitäkin.
Lue myös: Opas sopimusautomaatiosta
3. Allekirjoitusten kerääminen
Allekirjoitusten odottaminen aiheuttaa usein viivästyksiä, varsinkin jos keskeiset sidosryhmät eivät ole käytettävissä. Digitaaliset allekirjoitustyökalut, joissa on automaattiset ilmoitukset, helpottavat allekirjoitusten nopeaa keräämistä.
4. Hyväksyntöjen hallinta
Hyväksymisviiveet ovat yleinen pullonkaula sopimusten työnkulussa. Automatisoidut työnkulut voivat ohjata sopimukset oikeille sidosryhmille, ilmoittaa heille vireillä olevista hyväksynnöistä ja seurata niitä automaattisesti viivytysten estämiseksi.
5. Sopimusten tallentaminen – Automatisoi sopimustehtävät
Paikallisille asemille, sähköpostiketjuihin tai jopa tulostettuna tallennettuja sopimuksia voi olla vaikea löytää silloin, kun niitä tarvitaan. Keskitetty pilvitallennus helpottaa hakua, parantaa organisointia ja varmistaa tietosuojamääräysten noudattamisen.
6. Voimassaolon seuranta
Sopimusten uusimispäivämäärien manuaalinen seuranta voi johtaa tilaisuuksien menettämiseen tai sääntöjen noudattamiseen liittyviin ongelmiin. Automaattiset muistutukset ilmoittavat tiimeille tulevista sopimusten päättymisajankohdista ja varmistavat, ettei mikään jää huomaamatta.
Lue myös: Miten seurata muutoksia PDF-dokumentissa?
7. GDPR:n noudattamisen varmistaminen
Sähköpostin käyttäminen sopimusten tarkistamiseen ja jakamiseen altistaa arkaluonteiset tiedot mahdollisille tietoturvaloukkauksille. Turvalliset sopimusalustat salaavat tiedot, keskittävät tallennuksen ja tarjoavat ominaisuuksia, joilla voidaan noudattaa tietosuojaa koskevia lakeja, kuten GDPR:ää.
8. Sopimustietojen integrointi muihin työkaluihin
Eri järjestelmien välillä hyppiminen sopimusten hallinnoimiseksi voi johtaa epäsuhtaan ja tehottomuuteen. Automatisoidut työkalut integroituvat CRM-järjestelmiin ja muihin alustoihin, jotta sopimustiedot ja niihin liittyvät sopimustehtävät kulkevat saumattomasti järjestelmien välillä.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
9. Sopimusten räätälöinti sidosryhmille
Sopimusten räätälöinti eri tilanteisiin voi olla työlästä ja virhealtista. Automatisoidut sopimusjärjestelmät käyttävät ennalta määritettyjä sääntöjä ja syötteitä, jotta räätälöityjä sopimuksia voidaan luoda tehokkaasti.
10. Raporttien luominen sopimuksista
Hyväksymiseen kuluvan ajan ja sopimusten tilojen kaltaisten mittareiden manuaalinen seuranta voi olla aikaa vievää. Automaatio mahdollistaa välittömän pääsyn näkymiin ja raportteihin, jotka tarjoavat tietoa sopimusten tehokkuudesta ja tuovat esiin pullonkauloja.
Miksi sopimustehtävät automatisoimalla voit saavuttaa merkittäviä vaikutuksia?
Nämä sopimustehtävät automatisoimalla säästät aikaa, vähennät virheiden todennäköisyyttä ja parannat säännösten noudattamista. Kun käytössä on yksi alusta, jolla voidaan hallita koko sopimusten elinkaarta, yritykset voivat virtaviivaistaa toimintoja ja keskittyä arvokkaampiin tehtäviin.
Sopimusten hallinnan yksinkertaistaminen automaation avulla ei tarkoita sitä, että otetaan käyttöön lisää työkaluja, vaan sitä, että käytetään älykkäämpiä työkaluja. Keskittämällä ja automatisoimalla nämä prosessit tiimit voivat tehdä tehokkaampaa yhteistyötä, klousata kaupat nopeammin ja välttää tarpeettomia viivästyksiä.
Tutustu ja katso, miten voit automatisoida sopimuksesi Oneflown avulla.
