Sopimusten manuaalinen hallinta voi maksaa enemmän kuin luuletkaan. Tämä johtuu siitä, että manuaalinen työ johtaa usein tehottomuuteen ja kalliisiin virheisiin. Äskettäinen asiakastutkimuksemme osoitti, että sopimusten automatisointi voi auttaa saamaan viikoittain 4 tuntia aikaa takaisin, jotta voit keskittyä muihin tärkeämpiin tehtäviin kuin manuaaliseen työhön ja näin välttää sopimushallinnan piilokustannukset.
Mitä tekisit neljällä lisätunnilla viikossa?
Myynnin, HR:n ja lakiasioiden ammattilaisille aika on rahaa, ja vanhentuneet prosessit voivat johtaa hukattuihin tilaisuuksiin ja sääntöjen noudattamiseen liittyviin ongelmiin. Mieti: kuinka monta kauppaa voisit solmia, kuinka monta uutta työntekijää palkata tai kuinka monta oikeudellista tarkastusta viimeistellä, jos sinulla olisi neljä lisätuntia viikossa?
Nämä manuaalisen sopimushallinnan piilokustannukset ovat olemassa ja niiden ymmärtäminen on ensimmäinen askel kohti tehokkaiden ratkaisujen käyttöönottoa. Sopimusten työnkulkujen virtaviivaistamisessa ei ole kyse vain mukavuudesta, vaan myös kilpailukyvyn ja vaatimustenmukaisuuden säilyttämisestä nykypäivän nopeatempoisessa liiketoiminnassa.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Miksi manuaalinen sopimusten hallinnointi on tehotonta?
Manuaalisiin prosesseihin, kuten tekstinkäsittelyohjelmiin ja taulukkolaskentaohjelmiin, luottaminen voi johtaa seuraavaan:
- Aikaa vievät tehtävät: Sopimusten manuaalinen laatiminen, tarkistaminen ja hyväksyminen hidastaa liiketoimintaa
- Lisääntynyt virhetaso: Ilman automatisoituja tarkastuksia sopimuksissa esiintyy todennäköisemmin virheitä
- Näkyvyyden puute: Sopimuksen tilan seuranta manuaalisesti vaikeuttaa edistymisen ja määräaikojen seurantaa
Procurement Tacticsin mukaan tehoton sopimusten hallinta voi johtaa erilaisiin haasteisiin, kuten tulojen menetyksiin ja virheisiin sopimuksissa.
Sopimushallinnan piilokustannukset nousevat ja aikaa kuluu. Nykypäivän kilpailluilla markkinoilla nämä tehottomuudet voivat myös vahingoittaa asiakassuhteita ja organisaatiosi mainetta.
Mitkä ovat huonon sopimushallinnan todelliset seuraukset – ja sopimushallinnan piilokustannukset pahimmassa tapauksessa?
Tehoton sopimusten hallinnointi voi johtaa vakaviin taloudellisiin seuraamuksiin. Esimerkiksi vuonna 2023 puolustusalan urakoitsija RTX (entinen Raytheon) joutui maksamaan yli 950 miljoonan dollarin sakot korvatakseen hallituksen tekemät tutkimukset, jotka koskivat Qatarin ilmavoimia koskevia väitteitä sopimuspetoksista ja lahjonnasta.
Tämä tapaus osoittaa, miten huono sopimusvalvonta voi johtaa huomattaviin sakkoihin ja maineelle aiheutuviin vahinkoihin. Jopa organisaatiot, jotka eivät syyllisty sääntelyn rikkomiseen, menettävät usein tuloja tehottomuuden vuoksi, ja tutkimusten mukaan yritykset voivat menettää jopa 9 prosenttia vuosituloista huonojen sopimushallintokäytäntöjen vuoksi. Nämä huonon sopimushallinnan piilokustannukset olivat merkkittävät, mutta arkisessa toiminnassa myös pienet tehottomuudet voivat johtaa pitkän aikavälin korkeisiin kustannuksiin.
Miten manuaalinen sopimushallinta lisää riskejä ja vaarantaa sääntöjen noudattamisen?
Manuaaliset sopimusprosessit lisäävät säännösten noudattamatta jättämisen riskiä, mikä johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin. Oikeudellisten huolenaiheiden lisäksi epäjohdonmukaiset tai epäselvät sopimusehdot voivat johtaa riitoihin, jotka voivat romuttaa keskeiset liiketoiminnot ja vahingoittaa asiakkaiden luottamusta.
Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa vuonna 2025
Miten manuaalinen sopimushallinta voidaan korvata teknologialla?
Näihin haasteisiin vastaamiseksi organisaatioiden tulisi harkita seuraavia toimenpiteitä:
- Sopimusten hallintaohjelmiston käyttöönotto: Automatisoi työnkulut, vähennä virheitä ja paranna näkyvyyttä.
- Selkeän sopimushallintaprosessin luominen: Varmista, että liiketoiminta noudattaa valvottua ja turvallista prosessia, joka vähentää sääntöjen noudattamatta jättämisen riskejä.
- Sopimusprosessin säännöllinen tarkastaminen: Auttaa tunnistamaan ja korjaamaan ongelmat nopeasti.
Tehokkaalla sopimusten hallinnoinnilla ei ainoastaan vähennetä riskejä, vaan myös edistetään toiminnan tehokkuutta ja kustannussäästöjä – sopimushallinnan piilokustannukset minimoiden. Investoimalla nykyaikaisiin ratkaisuihin organisaatiot voivat antaa tiimeilleen valtuuksia tehdä sopimuksia nopeammin ja luoda luotettavamman sopimusprosessin.
Suosituimmat sopimusmallit
Tiivistelmä
- Sopimusten manuaalinen hallinnointi johtaa tehottomuuteen ja lisää kalliiden virheiden riskiä
- Todelliset tapaukset osoittavat, että huonolla sopimusvalvonnalla on vakavia taloudellisia ja maineeseen liittyviä seurauksia
- Automaattisten sopimusten hallintaratkaisujen käyttöönotto parantaa vaatimustenmukaisuutta, vähentää riskejä ja lisää toiminnan tehokkuutta
- Pienet, asteittaiset muutokset sopimusten hallintaprosessiin voivat johtaa merkittäviin pitkän aikavälin hyötyihin
Jos ryhdyt jo tänään toimiin sopimustyöprosessien nykyaikaistamiseksi, säästyt tehottomuudesta aiheutuvilta piilokustannuksilta ja saat samalla kilpailuetua markkinoilla. Älä anna manuaalisten prosessien hidastaa sinua!
