Tid er penger. Kontraktshåndtering kan føles som å navigere i en labyrint, tidkrevende, repeterende og full av fallgruver. Likevel er kontrakter ryggraden i driften av selskaper, og de styrer avtaler, partnerskap og compliance. Hvis ineffektivitet i kontraktshåndteringen tapper ressurser og forårsaker forsinkelser, er det kanskje på tide å vurdere automatisering.
Her er ti vanlige kontraktsoppgaver som tar opp verdifull tid, og hvordan automatisering kan bidra til å effektivisere dem.
1. Skrive utkast til kontrakter
Manuell utarbeidelse av kontrakter i verktøy som MS Word eller Google Docs er fortsatt det vanligste for de fleste selskaper. Denne prosessen kan være treg og utsatt for feil, særlig når dokumenter konverteres til PDF-filer. Automatiserte maler forenkler prosessen ved å forhåndsutfylle viktige detaljer og redusere behovet for repetitive oppgaver.
2. Automatisering av kontraktsoppgaver: Sporing av endringer
Å holde oversikt over kontraktsversjoner kan være en stor kilde til forvirring. Mange selskaper sliter med å sikre at alle jobber med den nyeste versjonen. En kontraktsplattform for sanntidssamarbeid løser dette problemet ved automatisk å spore endringer og vise hvem som har gjort endringer.
Les også: Alt du trenger å vite om kontraktsautomatisering
3. Samle inn signaturer
Å vente på signaturer fører ofte til forsinkelser, spesielt når viktige interessenter ikke er tilgjengelige. Digitale signaturverktøy med automatiserte varsler gjør det enklere å få signaturer raskt.
4. Håndtering av godkjenninger
Forsinkelser i godkjenningsprosessen er en vanlig flaskehals i kontraktsarbeidsflyten. Automatiserte arbeidsflyter kan rute kontrakter til de rette interessentene, varsle dem om ventende godkjenninger og følge opp automatisk for å forhindre forsinkelser.
5. Lagring av kontrakter – Automatiser kontraktsoppgaver
Kontrakter som er lagret på lokale stasjoner, i e-posttråder eller til og med i trykt form, kan være vanskelig å finne når man trenger dem. Sentralisert skylagring forenkler gjenfinning, forbedrer organiseringen og sikrer compliance med personvernregelverket.
6. Sporing av utløpsdatoer
Manuell sporing av datoer for kontraktsfornyelser kan føre til at man går glipp av muligheter eller problemer med compliance. Automatiserte påminnelser varsler teamene om kommende kontraktsutløp, slik at ingenting faller mellom stolene.
7. Sikre compliance med GDPR
Når du bruker e-post til å gjennomgå og dele kontrakter, utsetter du sensitive data for potensielle datainnbrudd. Sikre kontraktsplattformer krypterer data, sentraliserer lagring og tilbyr funksjoner for å overholde personvernlover som GDPR.
8. Integrering av kontraktsdata med andre verktøy
Å bytte mellom flere systemer for å administrere kontrakter kan føre til feiltilpasning og ineffektivitet. Automatiserte verktøy integreres med CRM-systemer og andre plattformer for å sikre at kontraktsdata flyter sømløst mellom systemene.
9. Tilpasning av kontrakter for interessenter
Å skreddersy kontrakter for ulike scenarier kan være både tidkrevende og feilutsatt. Automatiserte avtalesystemer bruker forhåndsdefinerte regler og inndata for å skape tilpassede avtaler på en effektiv måte.
10.Generering av rapporter om kontraktprestasjoner
Det kan være tidkrevende å spore måltall som godkjenningstider og kontraktsstatus manuelt. Automatisering gir umiddelbar tilgang til dashbord og rapporter som gir innsikt i effektiviteten i kontraktene og synliggjør flaskehalser.
Hvorfor automatisering av kontraktsoppgaver utgjør en forskjell
Automatisering av disse kontraktsoppgavene sparer ikke bare tid, men reduserer også sannsynligheten for feil og forbedrer compliance med regelverket. Med én enkelt plattform for å administrere hele kontraktens livssyklus kan selskaper effektivisere driften og fokusere på oppgaver med høyere verdi.
Forenkling av kontraktshåndtering gjennom automatisering handler ikke om å ta i bruk flere verktøy, men om å bruke smartere verktøy. Ved å sentralisere og automatisere disse prosessene kan teamene samarbeide mer effektivt, inngå avtaler raskere og unngå unødvendige forsinkelser.
Ta en produktomvisning og se hvordan du kan automatisere kontraktene dine med Oneflow