Skip to content

Avtal

Här är hur och varför du bör använda AI vid upphandling: En komplett guide för 2024

AI vid upphandling. Den kan göra upphandlingen smidigare och effektivare än någonsin tidigare. Men det är hur du använder den som räknas. Det här är hur och varför du bör använda AI i upphandlingar. 

What is AI?

AI står för artificiell intelligens. Det avser en rad datorprogram och programvaror som kan utföra uppgifter som normalt skulle kräva mänsklig intelligens. I huvudsak är AI-programvara programmerad med logiska algoritmer som ger dem förmågan att “tänka” och agera på lämpligt sätt. 

AI har funnits ett tag, men det var lanseringen av ChatGPT i slutet av 2022 som verkligen ledde till det stora genombrottet. Vi har förmodligen alla haft åtminstone några försök med ChatGPT vid det här laget. Så oavsett om du tycker att det är fascinerande, något skrämmande eller är likgiltig inför det kan vi alla enas om att vi bara skrapar på ytan av vad AI kan göra, särskilt inom upphandling. 

Vad är upphandling?

Upphandling innebär att hitta och köpa varor och tjänster som företaget behöver. Det omfattar en rad olika uppgifter, t.ex. att utvärdera potentiella leverantörer, förhandla om avtal och följa upp prestationer.

Upphandlingsprocessen inom B2B börjar vanligtvis med att identifiera organisationens behov, t.ex. utrustning eller tjänster. När man väl har kommit överens om kraven utvärderar upphandlingsgruppen potentiella leverantörer utifrån faktorer som kostnad, leveranstider och tillförlitlighet. Teamet kan begära in anbud från flera leverantörer för att hitta bästa möjliga värde.

När en leverantör väl har valts ut förhandlar upphandlingsgruppen om villkoren i avtalet, som ofta omfattar saker som priser, leveransplaner och betalningsvillkor. Det är viktigt att notera att upphandlingsprocessen inte bara handlar om att få det lägsta priset, utan också om att hitta den leverantör som kan ge det bästa totala värdet för organisationen.

Efter att avtalet har signerats förvaltar upphandlingsteamet relationen med leverantören och ser till att de levererar varorna eller tjänsterna enligt överenskommelse. Detta inkluderar att följa upp leverantörens prestationer, ta itu med eventuella problem som uppstår och se till att leverantören uppfyller sina skyldigheter enligt avtalet.

Låt oss därför se på hur du kan använda AI i upphandlingar.

Läs också: Det är inte bara ChatGPT! De 12 bästa AI-tillämpningarna för B2B-företag

AI vid upphandling

1. Varför ska du använda AI vid upphandling?

AI handlar inte bara om att ta bort eller minimera administrativa uppgifter. Det handlar om att hantera ditt arbete så effektivt som möjligt och att leverera på dina mål i så hög grad som möjligt. 

Här är några viktiga skäl till varför du bör använda AI vid upphandling:

  • Förbättra effektiviteten – AI kan hjälpa dig att hantera datainmatning och fakturahantering, uppgifter som kan vara tidskrävande.
  • Bättre beslutsfattande – Med mindre tid för administrativa uppgifter har ditt inköpsteam mer tid att tänka stort – och strategiskt. Med mer tid för att tänka större saker kan ditt inköpsteam få mer tid att överväga viktiga beslut och till och med utveckla din inköpsstrategi.
  • Förbättrad planering – Med mer tid i arbetsveckan kan ditt inköpsteam ta en djupare titt på organisationens inköpsbehov, var de befinner sig och hur de kan utvecklas. 
  • Dags att skala upp inköpsverksamheten – Om du vill skala upp ditt företag kommer ditt inköpsteam att vara en viktig del av den processen. Med mer tid kan ditt team leta efter leverantörer som kan tillhandahålla mer av det som behövs och till bästa möjliga pris.

Detta är bara fyra skäl till varför du bör använda upphandling inom AI. Men möjligheterna är oändliga. I takt med att AI-tekniken utvecklas och går framåt kommer dess roll i AI bara att bli mer oumbärlig. 

2. Hur ska du använda AI vid upphandling?

Vi är alla överens om att AI kan vara mycket användbart inom upphandling. Men hur kan du använda AI exakt?

Här är några exempel på hur du kan använda AI-upphandling:

  • Analysera dina utgifter – AI kan hjälpa dig att analysera dina utgifter för att se till att de är så effektiva som möjligt. Det kan hjälpa till att minska överutnyttjande, och vissa programvaror kan också ge rekommendationer om hur du kan minska dina kostnader. Detta är avgörande i dessa tuffa ekonomiska tider.
  • Hantera dina avtal på ett ställe – Att behöva skriva, skanna, skicka och bearbeta signerade avtal är en komplicerad process. Lyckligtvis kan AI hjälpa till med detta. Programvara för avtalsthantering kan hjälpa dig att skapa, signera och hantera alla dina avtal på ett och samma ställe.
    Programvara för avtalshantering har till och med mallar, så du behöver bara skapa en skiss en gång, och sedan kan du använda den så länge du behöver.
  • Prognostisera efterfrågan – AI använder tidigare data och realtidsdata för att se hur efterfrågan på produkter kommer att förändras. Detta kan hjälpa dig att planera i enlighet med detta om en viktig leverans sannolikt kommer att öka i pris.
  • Behandla dina fakturor utan ansträngning – Vi är alla överens om att fakturering är en viktig del av upphandling, men det kan också vara den mest utmanande delen. Lyckligtvis finns det AI-teknik som kan automatisera hela processen och säkerställa en smidigare process. 
  • Hitta rätt leverantör – AI kan användas för att utvärdera och rangordna leverantörer utifrån kriterier som pris, kvalitet, leveranstider och historik.

Det här är bara några av de sätt som du kan använda AI inom upphandling. Det bästa med det är att du kan skräddarsy det så att det uppfyller dina affärsbehov. 

Läs också: De 10 bästa programvarorna för upphandling du måste känna till 2024

AI vid upphandling

3. Vilka AI-verktyg bör du använda vid upphandling?

När det gäller upphandlingsverktyg som använder AI finns det ett stort antal som använder AI på olika sätt. Så här är bara några av de fantastiska verktygen som använder AI inom upphandling:

  • Oneflow

Oneflow är ett allt-i-ett-verktyg för avtalshantering och har en AI Assist-funktion som skapar ett avtal från grunden på bara några få ögonblick. Med Oneflows funktion för live-redigering kan du också uppdatera avtalsvillkoren live medan du förhandlar. När det gäller avtalsförhandlingar och -hantering är Oneflow en viktig del av upphandlingsprocessen. 

  • Arkestro

Arkestro använder AI för att förutse beteendetrender inom upphandling. Genom att använda maskininlärning för att hjälpa dig att se kommande trender och planera därefter. Genom att ta in Arkestro i dina arbetsflöden kan du spara pengar och ligga före dina konkurrenter.

  • Vendr

Vendr specialiserar sig på upphandling för företag som är redo att skala upp. Vendr kommer med datastödda rekommendationer som hjälper dig att hitta rätt verktyg för ditt företag vid första försöket. Det bästa är att Vendr är speciellt inriktad på SaaS-företag. Så du kan vara säker på att du skalar med rätt programvara för dig.

  • GEP SMART

GEP SMART är en upphandlingsprogramvara som hjälper dig att ha kontroll över dina utgifter genom att använda betalningsuppgifter i realtid. Dessutom hjälper den dig att förutse hur dina utgifter kommer att förändras med tiden. Det bästa är att GEP SMART är helt molnbaserat, så du behöver inte oroa dig för den extra komplikationen med att ladda ner en ny programvara för ditt upphandlingsteam.

  • Planergy

Planergy är en allt-i-ett-plattform som använder AI i upphandlingar för att automatisera hela processen, från förhandling till betalning. Den ger insikter i realtid om dina utgifter och ger till och med tips om hur du kan göra dina processer ännu effektivare. Målet är att minska slöseri med tid och resurser bland ditt inköpsteam. 

4. Vilka är fördelarna med AI inom upphandling?

Det finns så många fördelar med AI i upphandlingar att det kan vara svårt att veta var man ska börja. Så här är bara några av dem: 

  • Större kontroll över dina utgifter – Genom att använda de kostnads- och trendanalyser som följer med AI kan du få full kontroll över dina utgifter. Du kan till och med se exakt var du kan göra besparingar, något som är ovärderligt i dessa tuffa ekonomiska tider.
  • Insikter i realtid om trender som är specifika för ditt företags behov – Detta är nyckeln till att kunna avgöra vad du ska köpa och när. Om du kan se att priset på en viktig produkt håller på att stiga kan du köpa mer av den. Om något är på väg att sjunka i pris kan du vänta med att köpa det i grossistledet tills det sker. 
  • Smidigare och snabbare upphandlingsprocesser – Alltför ofta är upphandlingsprocessen fastlåst i ett till synes oändligt pappersarbete. Med hjälp av artificiell intelligens vid upphandling förändras detta. Du kan förhandla, skapa avtal, få dem signerade och till och med betala dina fakturor med bara några få klick, vilket ger dig mer tid att bygga vidare på din upphandlingsstrategi. 
  • Alla dina upphandlingar på ett och samma ställe – I stället för att behöva gräva i arkivskåp eller en överfull Google Workspace kan du förvara alla dina register, avtal och dokument på ett och samma ställe. Det gör det enklare än någonsin att ha full kontroll över din process. 

5. Hur påverkar AI företagen?

Vi har redan sett att AI kan ha en stor inverkan på affärsverksamheten, vilket vi redan har sett i verktyg som Salesforce. Här är bara tre lätt påtagliga affärsfördelar med AI inom upphandling: 

  • Mindre administrativ tid, mer vinst – Med mindre tid för arkivering, revision och andra allmänna administrativa uppgifter kan ditt inköpsteam ägna mer tid åt att göra det de är bäst på: att få bästa möjliga pris för dina viktiga förnödenheter. Att ha mer tid att förhandla kan innebära att ditt team i slutändan får ett bättre pris, vilket innebär större vinst i det långa loppet.
  • Bättre kundrelation – Genom att kunna skaffa leveranser snabbare kan du hålla dig före konkurrenterna. På så sätt kan du hjälpa till att behålla kunder som vill se att du ligger i framkant när det gäller den tjänst du tillhandahåller. Genom att ha mer tid att förhandla om dina affärer kan du fortsätta att erbjuda ett konkurrenskraftigt pris, vilket är viktigt i dessa tider. 
  • Mer tid för kreativt tänkande – Inköpsavdelningar över hela linjen måste vänja sig vid att göra mer med mindre. Med mindre tid för administration kan ditt team använda den extra tiden till att hitta nya och innovativa sätt att maximera sin budget.

Läs också: En komplett guide till upphandling för 2024

AI vid upphandling

Slutsats

AI inom upphandling är en förändring av spelet. Det gör det möjligt för upphandlingsavdelningar att förhandla och godkänna leveranser som aldrig förr, oavsett om det rör sig om fysiska varor eller programvara. Vi är bara i början av AI:s potentiella roll inom upphandling. 

Men du kan redan använda den för att analysera utgifter, prognostisera efterfrågan och hantera fakturor, för att nämna några av användningsområdena. AI kan också ge insikter i realtid om hur du upphandlar, vad du spenderar och hur du kan minska dina kostnader. 

Det finns många användningsområden och fördelar med artificiell intelligens inom upphandling. Och allt börjar med att hitta rätt AI-baserad upphandlingsprogramvara för dig och din organisations affärsbehov.

Prev:

12 B2B-jobb som AI kommer att ta över i framtiden

Next:

10 bästa AI-skrivverktygen 2024

Liknande artiklar

Elektroniska signaturer

Vad innebär distanssignering?

Sälj

Topp 10 programvara för digitala säljrum 2024

Avtal

10 bästa sätten att automatisera säljprocessen

Sälj

10 bästa metoder för att använda CRM-system

Företagskultur

Topp 20 effektiva rekryteringsstrategier

Avtal

Att skapa avtal: Den enda guide du behöver

Skolor

Skapa flow i utbildningen: De 10 främsta fördelarna med digitala skolor

Avtal

Vad är molnbaserad avtalshantering?