Avtal är kärnan i varje affärsrelation – men de kommer med deadlines. Missar du ett avtals utgångsdatum kan det leda till tappade affärer, tjänsteavbrott och onödiga kostnader. Att ha koll på dem är helt enkelt nyckeln till att hålla verksamheten flytande utan onödiga överraskningar.
Vår senaste undersökning bland 200 yrkesverksamma avslöjade några vanliga fallgropar i avtalshantering. Till exempel lagrar 17 % av företagen sina avtal på lokala hårddiskar – en strategi som gör det skrämmande lätt att tappa bort viktiga avtalsdeadlines.
I den här artikeln går vi igenom varför det är så viktigt att ha koll på utgångsdatum, riskerna med att missa dem och smarta, enkla strategier för att alltid ligga steget före.
Varför utgångsdatum är viktiga
Ett avtals utgångsdatum är inte bara slutet på en deal – det är en möjlighet. Att ha koll på dessa datum hjälper dig att:
- Undvika avbrott: Förnya avtal i tid för att hålla igång kritiska tjänster
- Förhandla fram bättre villkor: Använd förnyelseperioden för att diskutera prissättning, omfattning eller andra villkor som bättre passar dina behov
- Håll dig till reglerna: Säkerställ att du uppfyller lagstadgade krav genom att hantera avtal proaktivt
När du har full koll på utgångsdatum sitter du i förarsätet. Du kan planera i god tid, slippa paniklösningar och fatta smarta beslut som gynnar affären.
Läs även: Allt du behöver veta om avtalshantering
Riskerna med att missa ett avtals utgångsdatum
Att inte hålla reda på avtalets utgångsdatum kan leda till mer än bara mindre olägenheter. Här är vad som står på spel:
- Ekonomiska förluster: Avtal som förnyas automatiskt utan granskning kan låsa dig till högre räntor eller ofördelaktiga villkor
- Operativa hinder: Förfallna avtal kan störa tjänster, försena projekt eller till och med skapa juridiska problem.
- Missade möjligheter: Utan koll i tid riskerar du att gå miste om chansen att omförhandla avtal så att de bättre matchar ditt företags behov.
Till exempel berättade företagen i vår undersökning om stora utmaningar på grund av splittrade system för avtalshantering. Hela 70,67 % av respondenterna använder 2–3 olika verktyg, vilket gör det svårare att hålla koll på deadlines och behålla full insyn och kontroll.
Enkla sätt att hålla koll på avtalens utgångsdatum
Som tur är behöver det inte vara krångligt att hålla koll på utgångsdatum. Här är några praktiska steg för att hålla allt i schack:
- Centralisera dina avtal
Samla alla dina avtal i ett säkert och strukturerat system. Då får du snabb tillgång till viktig information, som utgångsdatum, och minimerar risken att tappa bort viktiga dokument. - Ställ in automatiska påminnelser
Använd en plattform för avtalshantering eller till och med din kalenderapp för att ställa in påminnelser för kommande förfallodagar. Automatiserade påminnelser säkerställer att inget faller mellan stolarna. - Granska avtal regelbundet
Planera regelbundna granskningar för att identifiera avtal som närmar sig sitt utgångsdatum. Använd denna tid för att utvärdera om du ska förnya, omförhandla eller låta dem löpa ut. - Fördela ansvar
Utse en teammedlem eller avdelning som ansvarar för avtalshanteringen. Ett tydligt ägarskap säkerställer att deadlines hålls och att inget faller mellan stolarna.
Genom att följa dessa steg skapar du ett enkelt och pålitligt system för avtalshantering utan onödig stress.
Vad datan säger oss
Vår undersökning visade att det finns vissa problem när det gäller lagring och spårning av avtal:
- 17 % av företagen lagrar avtal på lokala enheter där de lätt kan förbises
- 32,67 % följer manuellt avtalets utgångsdatum, vilket ger utrymme för mänskliga fel
- 9 % av företagen håller inte reda på utgångsdatum överhuvudtaget, vilket innebär en betydande risk för missade deadlines och förlorade möjligheter
Dessa siffror visar på vikten av att gå från manuell spårning till mer automatiserade, centraliserade system.
Avtalsmallar som är färdiga att använda i Oneflow
Varför det lönar sig att ha koll på utgångsdatum
Att hålla koll på avtalens utgångsdatum handlar inte bara om att undvika problem – det handlar om att skapa möjligheter. Med rätt system på plats kan du:
- Spara tid: Automatiserade påminnelser och centraliserade system minskar den tid som går åt till att söka efter avtal eller manuellt hålla reda på deadlines
- Spara pengar: Genom att granska avtalen innan de förnyas kan du omförhandla villkoren och eventuellt sänka kostnaderna
- Minska stressen: En tydlig och organiserad process ger dig sinnesfrid, eftersom du vet att inget viktigt kommer att missas
När du tar kontroll över dina avtal tar du kontroll över ditt företag.
Läs även: Vad händer med avtal när de löper ut?
Viktiga slutsatser
- Avtalets utgångsdatum är avgörande för att undvika störningar, ekonomiska förluster och missade möjligheter
- Många företag har svårt att hålla koll på avtalens utgångsdatum på grund av splittrade system eller manuella processer, vilket ökar risker
- Centraliserad lagring, automatiska påminnelser och regelbundna genomgångar är enkla men effektiva strategier för att hantera tidsfrister för avtal
Låt inte avtalens utgångsdatum överraska dig. Börja spåra dem redan idag för att säkerställa att ditt företag ligger steget före och aldrig missar en viktig deadline.
