Sopimukset ovat jokaisen liikesuhteen selkäranka, mutta niihin liittyy myös määräaikoja. Sopimusten päättymispäivien huomiotta jättäminen tai huono hallinta voi johtaa menetettyihin tilaisuuksiin, palvelukatkoksiin ja tarpeettomiin kustannuksiin. Näiden päivämäärien seuraaminen on ratkaisevan tärkeää kaaoksen välttämiseksi ja liiketoiminnan sujuvuuden varmistamiseksi.
Äskettäinen kyselytutkimuksemme, johon osallistui 200 yritystä, toi esiin joitakin yleisiä sudenkuoppia sopimusten hallinnassa. Esimerkiksi 17 prosenttia yrityksistä tallentaa sopimuksia paikallisille asemille, jolloin sopimusten päättymispäivät on helppo unohtaa.
Tässä artikkelissa selvitetään, miksi sopimusten määräaikojen seuraaminen on tärkeää, mitä riskejä niiden laiminlyönnillä on ja millaisia yksinkertaisia strategioita on olemassa, jotta voit pysyä ajan tasalla.
Miksi sopimusten päättymispäivät ovat merkityksellisiä?
Sopimusten päättymispäivät eivät merkitse ainoastaan loppua, vaan myös mahdollisuutta. Näiden päivämäärien pitäminen mielessäsi auttaa sinua seuraavasti:
- Vältä keskeytyksiä: Uusi sopimukset ajoissa, jotta kriittiset palvelut pysyvät toiminnassa
- Neuvottele paremmista ehdoista: Hyödynnä uusimisjakso keskustellaksesi hinnoittelusta, sopimuksen laajuudesta tai muista ehdoista, jotka sopivat paremmin tarpeisiisi
- Pysy sääntöjen mukaisena: Varmista, että täytät lakisääteiset vaatimukset hallinnoimalla sopimuksia ennakoivasti
Kun seuraat vanhenemispäivämääriä tehokkaasti, voit hallita tilannetta. Voit suunnitella etukäteen, välttää viime hetken kiireet ja tehdä päätöksiä, jotka hyödyttävät tulosta.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun on tiedettävä sopimusten hallinnasta
Sopimusten päättymispäivien laiminlyönnin riskit
Sopimusten voimassaolon päättymispäivien seuraamatta jättäminen voi aiheuttaa muutakin kuin vain pientä haittaa. Tässä on kyse seuraavista asioista:
- Taloudelliset tappiot: Sopimukset, jotka uusitaan automaattisesti ilman uudelleentarkastelua, saattavat lukita sinut korkeampiin korkoihin tai epäedullisiin ehtoihin
- Toiminnalliset ongelmat: Vanhentuneet sopimukset voivat häiritä palveluja, viivästyttää hankkeita tai jopa aiheuttaa oikeudellisia ongelmia
- Menetetyt mahdollisuudet: Ilman oikea-aikaista seurantaa saatat menettää tilaisuudet neuvotella sopimuksia uudelleen, jotta ne vastaisivat paremmin yrityksesi tarpeita
Tutkimuksessamme mukana olleet yritykset ilmoittivat esimerkiksi, että sopimusten hallinnointijärjestelmien hajanaisuus aiheuttaa merkittäviä haasteita. 70,67 prosenttia vastaajista käyttää 2-3 työkalua sopimusten hallinnointiin, mikä vaikeuttaa näkyvyyden ja määräaikojen valvonnan ylläpitämistä.
Yksinkertaisia tapoja pysyä kärryillä sopimusten päättymispäivistä
Onneksi päättymispäivien hallinnan ei tarvitse olla monimutkaista. Seuraavassa on muutamia käytännön ohjeita, joiden avulla voit pitää kaiken ajan tasalla:
- Keskitä sopimukset
Säilytä kaikki sopimuksesi yhdessä turvallisessa, järjestetyssä paikassa. Näin pääset helposti käsiksi tärkeimpiin tietoihin, kuten voimassaolon päättymispäivämääriin, ja asiakirjojen katoamisriski pienenee. - Aseta automaattisia muistutuksia
Käytä sopimusten hallinta-alustaa tai jopa kalenterisovellusta asettaaksesi hälytyksiä tulevista sopimustapahtumista. Automaattiset muistutukset varmistavat, ettei mikään jää huomaamatta. - Tarkista sopimukset säännöllisesti
Suunnittele määräajoin suoritettavat tarkastukset, jotta voit tunnistaa sopimukset, joiden voimassaolo on umpeutumassa. Käytä tämä aika sen arvioimiseen, pitäisikö ne uusia, neuvotella uudelleen vai antaa niiden raueta. - Määritä vastuu
Määritä tiimin jäsen tai osasto valvomaan sopimusten hallinnointia. Selkeä vastuunjako varmistaa, että määräaikoja noudatetaan eikä mitään jää huomaamatta.
Seuraamalla näitä ohjeita luot yksinkertaisen ja luotettavan järjestelmän sopimusten hallinnointiin ilman turhaa stressiä.
Mitä tutkimuksemme vastaukset kertovat meille?
Tutkimuksemme paljasti joitakin huolestuttavia käytäntöjä sopimusten säilytyksen ja seurannan osalta:
- 17 % yrityksistä säilyttää sopimuksia paikallisilla asemilla, johon ne helposti unohtuvat
- 32,67 % seuraa sopimusten päättymispäiviä manuaalisesti, mikä jättää tilaa inhimillisille virheille
- 9 prosenttia yrityksistä ei seuraa lainkaan päättymispäivämääriä, mikä aiheuttaa merkittävän riskin, että määräaikoja ei noudateta ja tilaisuuksia menetetään
Nämä luvut korostavat, että on tärkeää siirtyä pois manuaalisesta seurannasta kohti automatisoituja, keskitettyjä järjestelmiä.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Miksi voimassaolopäivien seuranta kannattaa hallita hyvin?
Sopimusten päättymispäivien hallinnassa ei ole kyse vain ongelmien välttämisestä, vaan myös mahdollisuuksien luomisesta. Kun käytössäsi on oikea järjestelmä, voit:
- Säästää aikaa: Automaattiset muistutukset ja keskitetyt järjestelmät vähentävät sopimusten etsimiseen tai määräaikojen manuaaliseen seurantaan kuluvaa aikaa
- Säästää rahaa: Sopimusten tarkistaminen ennen uusimista antaa mahdollisuuden neuvotella ehdot uudelleen ja mahdollisesti alentaa kustannuksia
- Vähentää stressiä: Selkeä, organisoitu prosessi antaa sinulle mielenrauhaa, kun tiedät, ettei mitään tärkeää jää huomaamatta
Kun otat sopimuksesi hallintaasi, otat myös yrityksesi hallintaasi.
Lue myös: Mitä sopimuksille tapahtuu niiden päättymisen jälkeen?
Tiivistelmä
- Sopimusten päättymispäivät ovat kriittisiä häiriöiden, taloudellisten tappioiden ja menetettyjen mahdollisuuksien välttämiseksi
- Monet yritykset kamppailevat seurannan kanssa hajanaisten järjestelmien tai manuaalisten prosessien vuoksi, mikä lisää riskiä virheille ja menetetyille mahdollisuuksille
- Keskitetty tallennus, automaattiset muistutukset ja säännölliset tarkistukset ovat yksinkertaisia mutta tehokkaita strategioita sopimusten määräaikojen hallintaan
Älä anna sopimusten päättymispäivämäärien yllättää itseäsi. Aloita seuranta jo tänään, jotta yrityksesi pysyy ajan tasalla ja jokaisen määräajan edellä.
