Mahtava asia nykymaailmassa on se, että teknologia auttaa meitä. Ja helpottaa elämäämme! Tämä pätee erityisesti Oneflowhun ja tuottavuuteesi, kun on kyse sopimuksista. Me kaikki tarvitsemme aika ajoin muistutuksia kaikilla elämänalueilla. Eivätkä sopimukset ole tästä poikkeus. Siksi kehitimme automaattiset sopimusmuistutukset.
Sopimusten automatisointi on tänä vuonna yritysten mielenkiinnon kärjessä. Sopimusten työnkulkujen automatisointi on keino säästää rahaa sekä aikaa ja saada yritykset toimimaan tehokkaammin. Sopimusmuistutukset ja Oneflow auttavat sinua tässä!
Haluamme jakaa kanssasi muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua varmasti työskentelemään tehokkaammin sopimustesi kanssa. Näiden vinkkien avulla sinun ei tarvitse enää koskaan huolehtia siitä, että sopimuspäivitys tai tapahtuma jää väliin tai että jokin asia jää huomaamatta.
Kun olet lukenut tämän artikkelin, ymmärrät paremmin, miten sopimusautomaatio voi auttaa sinua työskentelemään älykkäämmin ja tehokkaammin ja vaikuttaa myönteisesti tulokseen. Tai voit katsoa videon näistä vinkeistä alta.
Sopimuksen elinkaaren tapahtumat
Kuten me täällä jatkuvasti sanomme, sopimukset pitävät sisällään muutakin kuin vain niiden allekirjoittamista. Sopimuksiin liittyy koko elinkaari – aina luomisesta arkistointiin ja analysointiin. Oneflowssa voit hallita allekirjoittamisen jälkeisiä elinkaaren tapahtumia siististi ja järjestelmällisesti.
Sopimukseen voi esimerkiksi sisällyttää allekirjoittamisaikoja, jolloin esimerkiksi saat muistutuksen vuoden kuluttua, kun sopimus on uusittava – tai annettava umpeutua, jos olosuhteet muuttuvat. Oneflown avulla voit lisätä sopimuksiisi haluamiasi ajanjaksoja, jolloin sinulla on enemmän valtaa sopimusprosessiin, sillä kun lisäät voimassaoloajan, saat automaattiset muistutukset, jotka tulevat sähköpostiisi tai Slackiisi.
Sopimusmuistutukset ilmoittavat, kun sopimus on päättymässä, reilusti ennen päättymispäivää. Voit kuitenkin itse määrittää, kuinka kauan ennen päättymispäivämäärä haluat saada muistutuksen. Nämä automaattiset sopimusmuistutukset erilaisista elinkaaritapahtumista antavat sinulle lisää läpinäkyvyyttä sopimusprosessiisi ja mahdollisuuden valvoa, ettet missaa mitään tärkeää.
Automaattisten muistutusten avulla olet jokaisen sopimuksen allekirjoituksen jälkeen ajan tasalla.
Räätälöidyt sisäiset muistutukset
Automaattisten muistutusten lisäksi Oneflown sopimushallinta-alusta antaa sinulle mahdollisuuden luoda omia sisäisiä muistutuksia sopimustapahtumia varten. Nämä eroavat automaattisista muistutuksista siinä mielessä, että ne ovat sinun ja tiimisi asettamia, ja ne toimitetaan vain sisäisille henkilöille.
Sisäiset muistutukset voidaan määrittää mille tahansa sopimukselle. Sinun tarvitsee vain määrittää, kuinka kauan ennen sopimustapahtumaa haluat tiimisi saavan muistutuksen. Jos haluat esimerkiksi 60 päivää ennen sopimuksen päättymistä muistutuksen, voit määrittää sen siten, että sopimuksen kanssa tekemisissä olevat henkilöt vastaanottavat nämä ilmoitukset. Näin vältät yllätykset tai määräajat ja uusimispäiviä ei unohdeta.
Sisäisiä muistutuksia voidaan lähettää myös henkilöille, jotka eivät olleet mukana alkuperäisessä allekirjoitusprosessissa. Esimerkiksi asiakaspalvelutiimille voidaan siirtää vastuu tästä prosessista. Tällöin vain lisäät sisäisiin muistutuksiin niistä vastaavan henkilön. Näin voit varmistaa, että oikeat henkilöt saavat sopimusmuistutukset oikea-aikaisesti.
Suodattimet ja kalenterinäkymä
Olemme kaikki ihmisiä. Ja pidämme kalentereiden katselusta. Olemme tehneet sitä siitä lähtien, kun kalenterit keksittiin. Se on jo pari vuosituhatta vanha tapa, eikä se todennäköisesti muutu lähiaikoina.
Siksi myös meillä on kalenterinäkymä Oneflowssa. Tämän näkymän avulla näet kaikki sopimustapahtumat, jotka ovat tulossa tietyllä tarkastellulla aikajaksolla. Voit suodattaa päivämäärän, tapahtumien tai muiden sopimuksiin liittyvien ominaisuuksien mukaan.
Jos esimerkiksi haluat nähdä, milloin NDA-sopimuksesi päättyvät, voit lajitella suodattimen avulla. Tai jos haluat tietää, kuinka monta sopimusta on uusittava heinäkuussa, voit nähdä myös tämän kalenterinäkymän avulla.
Kalenterinäkymä on värikoodattu, ja eri tapahtumat on sidottu eri väreihin. Se on esteettisesti miellyttävä tapa nähdä tulossa olevat sopimustapahtumat! Siten voit suunnitella etukäteen näiden mukaisesti ja tiedät, mitä toimenpiteitä sinun on toteutettava.
Saat kaikki sopimusmuistutukset Oneflowssa
Kokeile Oneflowta ilmaiseksi tai varaa esittely nähdäksesi ominaisuuden omin silmin.
