E-postens begränsningar vid avtalshantering
I åratal har e-post varit det självklara verktyget för avtalskommunikation. Det är välbekant, används ofta och är lätt att komma åt. Men i takt med att affärslandskapet utvecklas blir det allt tydligare att e-post inte är tillräckligt för att hantera komplexiteten i modern avtalshantering. E-postens begränsningar kan leda till förseningar, missförstånd och till och med säkerhetsrisker som företag inte har råd med.
Ineffektivitet och risker med e-postkommunikation
Även om e-post är bekvämt har det betydande nackdelar när det gäller att hantera avtal. Enligt vår rapport förlitar sig 75% av respondenterna fortfarande på e-post som en primär kommunikationsmetod för avtal. Denna tillit medför dock risker. E-posttrådar kan bli långa och invecklade, vilket gör det svårt att spåra ändringar eller se till att alla är på samma sida. Detta kan leda till missförstånd, missade deadlines och till och med förlorade affärer.
Dessutom är e-post inte den säkraste metoden för att dela känslig information. Risken för obehörig åtkomst, dataintrång och phishing-attacker är ständigt närvarande. Eftersom företag hanterar allt känsligare data kan de utsättas för betydande säkerhetshot om de förlitar sig på e-post för avtalskommunikation.
Läs också: Hur viktig är avtalshantering för ditt företag?
Fördelarna med särskilda system för avtalshantering
Med tanke på e-postens begränsningar är det inte förvånande att allt fler företag använder sig av särskilda system för avtalshantering. Dessa plattformar är utformade för att hantera de specifika behoven för avtalskommunikation och erbjuder förbättrad säkerhet, bättre organisation och effektivare arbetsflöden.
Streamlining communication with centralized systems
Ett system för avtalshantering centraliserar all avtalsrelaterad kommunikation på en säker plattform. Detta eliminerar förvirringen med oändliga e-posttrådar och säkerställer att alla parter har tillgång till den mest uppdaterade informationen. Enligt rapporten lagrar 54% av de tillfrågade sina avtal elektroniskt på datorn eller i molnet, och använder ofta samma programvara för både avtalssignering och avtalsskapande. Genom att använda ett dedikerat system kan du hålla allt organiserat och lättillgängligt, vilket minskar risken för fel eller förseningar.
Förbättrad säkerhet och efterlevnad
Säkerhet är en viktig fråga för företag, och system för avtalshantering erbjuder avancerade skydd som e-post helt enkelt inte kan matcha. Dessa plattformar är utformade med säkerhet i åtanke och innehåller kryptering, åtkomstkontroller och verifieringskedjor för att skydda känslig information. Rapporten visar att över 80% av de tillfrågade litar på säkerheten i elektroniska signaturer, som ofta är integrerade i dessa system. Genom att överge e-post och använda en särskild plattform kan företag bättre skydda sina avtal och säkerställa att de uppfyller rättsliga krav och regler.
Automatiseringens roll när det gäller att förbättra arbetsflödena för avtal
En av de viktigaste fördelarna med att använda ett system för avtalshantering är möjligheten att automatisera olika aspekter av avtalets livscykel. Automatiseringen sparar inte bara tid utan minskar också risken för mänskliga fel, vilket gör hela processen mer effektiv och tillförlitlig.
Snabbare livscykel för avtal
Automatisering kan avsevärt påskynda avtalets livscykel, från det första utkastet till det slutliga godkännandet. I rapporten konstateras att 75 % av de tillfrågade kan få ett avtal undertecknat inom en vecka, men bara 17 % lyckas göra det på mindre än en dag. Med automatisering kan uppgifter som att skicka påminnelser, spåra godkännanden och generera rapporter göras automatiskt, vilket frigör tid för mer strategiska aktiviteter och hjälper företag att sluta avtal snabbare.
Minska antalet fel och förbättra noggrannheten
Manuella processer är benägna att innehålla fel – oavsett om det handlar om ett skrivfel i ett kontrakt eller en missad underskrift. Automatisering hjälper till att minimera dessa misstag genom att säkerställa att alla steg slutförs korrekt och i tid. Detta förbättrar inte bara kvaliteten på dina avtal utan minskar också risken för kostsamma förseningar eller tvister. Genom att använda ett system för avtalshantering med automatiseringsfunktioner kan företag uppnå större noggrannhet och effektivitet under hela avtalsprocessen.
Läs också: Topp 10 programvara för avtalshantering 2024
Vikten av att integrera avtalshanteringen med andra affärsverktyg
För att verkligen maximera fördelarna med digital avtalshantering är det viktigt att integrera dessa system med andra verktyg som ditt företag använder, till exempel CRM-plattformar (Customer Relationship Management) och programvara för projekthantering. Integrationen effektiviserar arbetsflödena, förbättrar samarbetet och säkerställer att all relevant information är lättillgänglig.
Centralisering av data för bättre beslutsfattande
Integration gör det möjligt för företag att centralisera alla avtalsrelaterade data i sina befintliga system. Genom att till exempel länka ditt avtalshanteringssystem med ditt CRM-system kan du se till att all kundinformation, inklusive avtal, finns på ett och samma ställe. Detta gör det inte bara enklare att hantera avtal, utan ger också värdefulla insikter som kan ligga till grund för affärsbeslut. Rapporten visar att 28% av de tillfrågade anser att möjligheten att integrera avtal i deras CRM eller valfri plattform är en kritisk funktion för framtida avtal.
Kostnadsfria avtalsmallar i Oneflow
Improve co-operation between different teams
När avtalshanteringen integreras med andra affärsverktyg förbättras samarbetet mellan olika team. Försäljning, juridik, upphandling och andra avdelningar kan alla få tillgång till samma information, vilket minskar silos och säkerställer att alla arbetar mot samma mål. Denna samarbetsstrategi leder till snabbare och effektivare avtalshantering, vilket i slutändan gynnar hela organisationen.
Viktiga lärdomar: Bort från e-post för avtalskommunikation
I takt med att affärsvärlden utvecklas står det klart att e-post inte längre är tillräckligt för att hantera komplexiteten i avtalskommunikationen. Här är några exempel på varför det är dags att gå bortom e-post och införa särskilda system för avtalshantering:
- Ta itu med ineffektivitet och risker
E-postkommunikation är känslig för missförstånd och säkerhetshot. Ett dedikerat system för avtalshantering erbjuder ett säkrare och mer organiserat sätt att hantera avtal. - Effektivisera kommunikationen
Genom att centralisera avtalsrelaterad kommunikation till en plattform säkerställs att alla har tillgång till den mest aktuella informationen, vilket minskar antalet fel och förseningar. - Utnyttja automatiseringen
Genom att automatisera uppgifter i avtalslivscykeln förbättras effektiviteten och noggrannheten, vilket hjälper dig att sluta avtal snabbare. - Integreras med andra verktyg
Genom att integrera ditt system för avtalshantering med CRM och andra affärsverktyg förbättras samarbetet och du får värdefulla insikter.
Genom att gå från e-post till ett särskilt system för avtalshantering kan ditt företag öka effektiviteten, förbättra säkerheten och säkerställa en mer framgångsrik avtalshantering.
