Avtalshantering är ryggraden i alla företag, stora som små. Med tanke på detta är det lätt att förstå att ett effektivt och pålitligt system kan ha en enorm inverkan på ditt företags framgångar.
Det är här vår programvara för digital avtalshantering kommer in i bilden. Detta magiska verktyg är utformat för att hjälpa företag att hela tiden hålla koll på sina kontrakt och erbjuder en sömlös process från början till slut.
Men innan vi tittar närmare på hur det kan ta ditt företag mot en ljusare framtid så ska vi ta ett steg tillbaka för att förstå vad avtalshantering egentligen är och lära oss mer om varje steg i processen.
Vad är avtalshantering?
Hur tråkigt det än må vara är avtalshantering en viktig del av den dagliga verksamheten i varje företag. Eller som 2016 års Nobelkommitté förklarade det: “Den moderna ekonomin hålls samman av oräkneliga kontrakt.”
Oavsett vilken bransch du verkar i gömmer det sig avtal i alla delar av företaget. Från att inleda avtal med leverantörer, anställa medarbetare och förvärva resurser till att sälja tjänster eller varor, osv. Avtalen finns överallt runt omkring oss!
Enligt Law Insider är:
‘“avtalshantering en process av att systematiskt och effektivt hantera skapande, utförande och analys av avtal i syfte att maximera ekonomisk och operativ prestanda och minimera risker.”
Så när vi pratar om avtalshantering refererar vi till hur ett företag hanterar alla dessa kontrakt. Dessutom inkluderar den hela livscykeln av ett avtal – från start till slut och varje litet steg däremellan. Låt oss dyka lite djupare i detta.
Hantering av ett avtals livscykel – steg för steg
När det är dags att inleda ett nytt avtal har avtalschefen eller teamet en enorm uppgift framför sig. De är trots allt ansvariga för varje del av ett avtals livscykel, vilket kan kännas lite skrämmande.
Om du inte vet hur ett avtals livscykel ser ut kommer här en översikt över en standardprocess:
- Skapa avtalet
- Skicka avtalet till kunden
- Ta emot feedback från kunden
- Förhandla fram och tillbaka med kunden
- Redigera avtalet utifrån vad ni har kommit överens om
- Signera avtalet
- Vänta på att kunden ska signera avtalet
- Förvara avtalet på ett säkert sätt
- Arkivera och/eller säga upp avtalet
Bara av genom att titta på dessa steg förstår man hur komplex och tidskrävande denna uppgift kan vara. Med den traditionella metoden att manuellt hantera ett avtal kan det ta veckor, kanske till och med månader, att stänga affären.
Och vad lämnas du kvar med? Högar med papper, en inkorg full av förhandlingsmejl och en stor längtan efter semester.
Dessutom kan en långsam avtalsprocess påverka om affären blir av eller inte. I 2018 års State of Contract Management Report från SpringCM rapporterade 66 % av deltagarna att de anser att godkännandeprocessen för avtal bidrog till avbrott när de skulle stänga affärer och ytterligare 21 % rapporterade att det var ett “stort problem” för att kunna stänga affärer.
Det är inte förvånande att allt fler företag har valt att använda sig av programvaror för att få jobbet gjort!
Fördelar med att använda programvara för digital avtalshantering – enkelt förklarat
Om vi skulle presentera varje fördel med vårt verktyg så skulle vi aldrig komma härifrån. Vi ska istället försöka hålla det kort och koncist och berätta om vilka som faktiskt är de främsta fördelarna för ditt företag.
- Minskar affärsrisken
Att hantera kontrakt manuellt är en process som är mer utsatt för mänskliga fel, vilket kan få både ekonomiska och juridiska konsekvenser, samt minska förtroendet hos den som ska signera avtalet.
Automatiserade system har visat sig kunna minska risken för sådana typer av fel avsevärt. Dessutom lagras alla avtal på ett säkert sätt på en och samma plats och den ansvariga personen kan begränsa och kontrollera vem som har tillgång till dem.
- Mycket tidsbesparande
Varje steg i processen går snabbare om den är automatiserad, från själva skapandet av avtalet till signeringen. Enligt Forrester och Aberdeen minskar användningen av ett system för avtalshantering den tid det tar för ett projekt att godkännas med i genomsnitt 82 %.
En molnbaserad programvara för avtalshantering gör det till och med möjlig att göra förhandlingar i realtid, vilket ytterligare minskar bearbetningstiderna och gör att avtalet kan signeras ännu snabbare.
- Otroligt kostnadseffektivt
En rapport från Aberdeen visar att toppresterande företag anser att det kan ha en positiv inverkan på försäljningen om avtalet blir rätt från första början.
Och inte bara det, utan en utdragen avtalsprocess kan göra att du förlorar kunder. Kort förklarat så leder en snabbare process till en större chans att du lyckas ro hem affären, samtidigt som du får mer tid över till andra affärstillfällen.
En programvara för avtalshantering har bevisat sig kunna minska risken för sådana typer av fel avsevärt. Fel orsakade av den mänskliga faktorn kan leda till kostsamma juridiska avgifter, så felfria dokument kan spara företaget mycket pengar.
Även om livscykeln förblir densamma oavsett om du hanterar processen manuellt eller använder programvara för avtalshantering så kommer själva arbetsflödena att se otroligt olika ut. En effektiv process sparar tid, och som vi alla vet är tid pengar.
Molnbaserad lösning vs offlinelösning
Att använda en programvara för avtal är alltså bättre än att spendera onödiga timmar på att hantera dem manuellt. Men ser alla tjänster för avtalshantering ut på samma sätt?
Även om de alla är utformade för att effektivt hantera ett avtals livscykel från en och samma plats, påskynda processen och underlätta arbetet, så bör vi skilja på molnbaserade lösningar och offlinelösningar.
Molnbaserade lösningar kan du komma åt direkt via webbläsaren, medan offlineprogramvaror måste installeras på en enhet. Det finns flera fördelar med att använda ett molnbaserat system jämfört med en offlinelösning. Vi ska ta en närmare titt på vilka dessa är:
- Liveredigeringar
Att hålla koll på olika versioner av avtalet kan vara svårt när du arbetar offline och det kan dessutom leda till missförstånd. När du redigerar avtalen live kan alla parter vara säkra på att de alltid jobbar med den senaste versionen. Avtalen redigeras direkt i plattformen, i realtid. Det gör att båda parter kan se ändringarna och uppdateringarna omedelbart.
- Förhandla på språng
Skriv kommentarer direkt i avtalet för att ställa frågor och förhandla om villkor, i realtid. Den andra parten kommer att kunna se kommentaren omedelbart och svara. Detta skapar en mer direkt och transparent kommunikation.
- Obegränsat utrymme
När en programvara installeras på din enhet tar den upp en hel plats. Den kommer dessutom att öka i storlek ju mer information du lagrar och till slut kommer lagringsutrymmet att vara slut. En molnbaserad programvara har ett obegränsat lagringsutrymme till sitt förfogande, vilket gör att du har en sak mindre att oroa sig för.
- Åtkomst var du än befinner dig
Ett molnbaserat system är inte knutet till en plats eller enhet. Du kan komma åt det varifrån som helst, via vilken webbläsare som helst. Pandemin visade oss hur viktigt detta är och nu när vi kommer att börja arbeta allt mer på distans är molnbaserade system verkligen den enda logiska lösningen.
- Säkrare än någonsin
Tanken på att kunna komma åt plattformen var som helst kan sätta igång vissa varningssignaler. Men vid det här laget vet du att endast parter med tillstånd kan komma åt ett dokument. Inte bara det – alla ändringar registreras och tidsstämplas, så att du alltid kan se vem som öppnade dokumentet och när, samt vilka eventuella ändringar de gjorde.
Som du kan se ligger molnbaserade programvaror för avtalshantering ett steg före när det kommer till hastighet och effektivitet. De erbjuder också mer flexibilitet och transparens under hela processen.
Kliv in i framtiden och nå nya nivåer
Företag lägger ofta hutlösa summor och mängder av resurser på att skapa rätt typ av marknadsföring, men när det kommer till avtalshantering kämpar många fortfarande på med föråldrade system.
Om detta även stämmer in på ditt företag är det dags för en förändring. Dra nytta av hög effektivitet, öka dina vinster och se ditt företag växa. Med rätt programvara för avtalshantering finns det inga gränser för hur långt du kan nå!
